Cuentas en REDA

Toda empresa y persona con la que hace negocios en REDA — un inquilino, un comprador, un propietario, un proveedor, una HOA o una de las entidades de su propia empresa — está anclada a una Cuenta. A diferencia de las consultas y los negocios, que son registros propios de REDA, la Cuenta es el objeto estándar de Salesforce que viene con la plataforma: no existe una "Cuenta REDA" independiente. Este artículo explica por qué REDA usa la Cuenta estándar, los cuatro tipos de registro de cuenta y para qué sirve cada uno, de dónde proviene una cuenta cuando una conversión crea una que usted no escribió, y qué registro de REDA guarda a cada parte. No se asume experiencia previa con REDA — cada término se define a medida que aparece.

Por qué REDA usa una Cuenta estándar

REDA reemplaza varios objetos estándar de Salesforce con los propios: los prospectos viven en la Consulta (Inquiry) en lugar del Lead, los negocios en la Oportunidad (Oportunidad) de REDA, el trabajo de servicio en la Solicitud de servicio, y las campañas de marketing en la Promoción. La capa de empresas y personas, sin embargo, sigue siendo estándar. La Account (Cuenta, una empresa o parte) y el Contact (Contacto, una persona) son los mismos objetos que tiene toda organización de Salesforce, y todo lo específico de REDA apunta hacia ellos.

Esto importa en la práctica: todo negocio de REDA hace referencia a una Cuenta, y cuando convierte una consulta, los únicos tres registros que la conversión puede crear son una Cuenta, un Contacto y el negocio en sí. Así que la Cuenta es el eje del que cuelga toda la relación con el cliente — el negocio, las personas, los pagos y los informes se remontan todos a ella.

Los cuatro tipos de registro de cuenta

Un tipo de registro determina qué variante de cuenta está viendo — su propósito, su formato de página y qué búsquedas pueden apuntar a ella. REDA incluye exactamente cuatro, todos activos:

Piense en la división como "¿quién es esto para nosotros?" — un Cliente es alguien a quien el negocio atiende, un Proveedor es alguien a quien el negocio paga por un trabajo, una Entidad interna es una de sus propias entidades legales, y una cuenta de Arrendamiento es la cuenta de un inquilino creada para usted durante una conversión de arrendamiento.

Cuentas de Consejo / HOA

Una cuenta puede marcarse como un organismo comunitario con la casilla Consejo/HOA. Cuando se marca en la cuenta matriz de estrata o HOA de una propiedad, activa las funciones de consejo y comunidad de REDA para esa comunidad — por ejemplo, es lo que permite que a una persona en un negocio se le asigne un Rol de Consejo (ver Roles de contacto).

La marca está deliberadamente restringida. Solo puede activarse en una cuenta de Entidad interna cuyo Tipo de entidad interna sea Company (Empresa). Si intenta marcarla en cualquier otro lugar, REDA se lo impide:

Las cuentas de Entidad interna también exigen elegir un Tipo de entidad interna (Company, Employee, Team, o una opción en blanco). Si lo deja vacío, verá:

Vale la pena señalar una configuración más relacionada con la comunidad: una cuenta de estrata o HOA también puede tener un Tipo de entidad interna de Company y estar habilitada para Consejo/HOA al mismo tiempo — ambas configuraciones funcionan juntas, y Consejo/HOA no se activará sin el tipo de entidad Company ya establecido.

El campo Account Owners % (Porcentaje de propietarios de la cuenta)

Una cuenta puede llevar un valor de Account Owners % — un único porcentaje en la propia cuenta. REDA no permite que supere 100:

Este es un campo manual en la cuenta y no es lo mismo que los repartos de titularidad que registran quién es dueño de una propiedad y en qué proporción. La titularidad de una propiedad — donde dos o más propietarios tienen cada uno un porcentaje de un edificio — vive en la Propiedad, no aquí. Trate el Account Owners % de la cuenta como una cifra independiente y administre las participaciones de titularidad de propiedad en el registro de la propiedad.

Los roles de cuenta que encontrará

Como tanto apunta a la Account, el mismo objeto de cuenta desempeña muchos papeles según qué registro de REDA la referencie. Aquí está el mapa rápido de cada parte del negocio y el registro que la guarda:

Algunas de estas conllevan reglas que vale la pena conocer. La Cuenta en un negocio es obligatoria antes de poder ganarlo — "Se requiere una cuenta para actualizar una oportunidad." En un negocio de Préstamo, la Borrower Account queda ligada a la adquisición que financia: "La cuenta del prestatario debe ser la misma que la cuenta del comprador en la oportunidad de adquisición." Las búsquedas de Buying Account (Adquisición) y PM Account (Administración de propiedades) solo ofrecen cuentas de Entidad interna, ya que esas son sus propias entidades. Un negocio de arrendamiento también puede llevar una Subsidizer Account (Cuenta subsidiadora) cuyo subsidio heredan todos los cargos del contrato, y una Referral Account (Cuenta de referido) trasladada desde la consulta para el pago y los informes. La titularidad de una propiedad, y el vínculo de Consejo/HOA, se configuran en la Propiedad y su matriz — consulte esos artículos en lugar de la cuenta misma.

De dónde provienen las cuentas

Una cuenta se crea de una de dos maneras: la crea usted a mano desde la pestaña Accounts (Cuentas), o REDA la crea por usted cuando convierte una consulta. La conversión es el origen más común, y es el que sorprende a la gente, así que vale la pena entender exactamente qué hace.

La conversión crea una cuenta nueva solo cuando usted no elige una existente en el cuadro de diálogo Convertir. El selector de cuenta del cuadro de diálogo dice:

Déjelo en blanco y REDA construye una nueva cuenta, copiando un pequeño conjunto predecible de valores desde la consulta:

El nombre de la cuenta y el campo "Company"

Usted nunca escribe el nombre de la cuenta durante la conversión — proviene del campo Company (Empresa) de la consulta, que REDA formatea por usted antes de guardar la consulta. Eso hace que el Account Name resultante sea predecible:

Los cuatro valores de Inquiry Type son Individual, Company, Household y Joint. Cuando elige Company, se requiere un nombre de empresa real — de lo contrario REDA responde:

El tipo de registro que asigna la conversión

Cuando su administrador ha activado la asignación de tipo de registro predeterminado (viene activada), la conversión también estampa un tipo de registro en la nueva cuenta. Una consulta de Leasing (Arrendamiento) produce una cuenta con tipo de registro Lease; una consulta sin tipo produce un Client; otros tipos de consulta toman el valor predeterminado de la organización. Por eso la cuenta de un prospecto de arrendamiento convertido aparece con el tipo de registro Lease sin que usted lo elija — lo hizo por usted la conversión de arrendamiento.

Las cuentas como entidades financieras

Una cuenta de Entidad interna puede convertirse en una entidad financiera — el registro contable contra el que REDA factura, paga e informa — una vez que las funciones financieras están en uso. Cuando eso ocurre, aparecen campos contables y fiscales adicionales en la cuenta. Esa configuración no se hace aquí; consulte activar una cuenta de entidad interna como entidad financiera para el recorrido completo.

El tipo de registro también importa para la contabilidad de propietarios: la conciliación distingue a los propietarios de tipo Client (propiedad que usted administra para otra persona) de los propietarios de tipo Internal Entity (propiedad que su propia entidad posee). Vea Propietarios de la propiedad y el historial de titularidad para ver cómo se traduce eso — el tipo de registro de la cuenta es el interruptor.

Ejemplo resuelto: las cuentas de Meridian

Meridian Properties es una de las entidades propias del negocio — una cuenta de Entidad interna con Tipo de entidad interna establecido en Company, la entidad que administra y posee la propiedad. Continental Holdings es un propietario externo al que el negocio atiende, así que es una cuenta de tipo Client. Cuando un nuevo prospecto de arrendamiento envía una consulta de arrendamiento, REDA establece el campo Company de la consulta en el valor con formato automático First Last [ Lease ]. Al convertir, con ambos selectores del cuadro de diálogo Convertir dejados en blanco, REDA crea una nueva cuenta con ese nombre y tipo de registro Lease, copiando también el teléfono y la región de la consulta. Como la comunidad está gestionada por un consejo, su cuenta de estrata/HOA — una Entidad interna de tipo Company — tiene marcada la casilla Consejo/HOA, lo que permite más adelante asignar roles de consejo a sus residentes.

La lista de cuentas en la aplicación REDA — Continental Holdings (un Client), Aisha Rahman [ Lease ] (una cuenta Lease creada por conversión) y Meridian Properties (una Internal Entity), con las acciones Calculate Management Fees y Owner Equity Draw.

La cuenta "Aisha Rahman [ Lease ]" — creada automáticamente cuando se convirtió su consulta; su nombre es el valor Company con formato automático y su tipo de registro es Lease.

Referencia: tipos de registro y qué escribe la conversión

Los cuatro tipos de registro y su propósito:

Lo que una conversión dejada en blanco escribe en una nueva cuenta:

Qué sigue

1. Trabajar con contactos — la capa de personas que vive debajo de una cuenta.
2. Convertir una consulta — de dónde proviene una cuenta convertida (y su contacto).
3. Oportunidades: el centro de operaciones — el negocio del que cuelga la cuenta.
4. Roles de contacto — cómo se vincula a las personas con un negocio.
5. Activar una cuenta de cliente como entidad financiera — convertir una cuenta de Entidad interna en una entidad contable.
6. Propietarios e historial de titularidad — cuentas de propietario y la distinción administrado vs. poseído.

Preguntas frecuentes