Cómo funciona la facturación en REDA

Apareció una factura en un contrato de arrendamiento — o, más a menudo, no apareció ninguna y quieres saber por qué. Este es el artículo que te da el modelo mental detrás de toda la facturación de REDA. Aprenderás la diferencia entre un cargo (el término contratado) y una factura (una cuenta emitida a partir de él), los dos interruptores que ambos deben estar activados antes de que REDA facture algo automáticamente, y qué cifras de una factura completa REDA frente a cuáles provienen de la extensión contable. No se asume experiencia previa con REDA — cada término se define a medida que aparece.

Cargos frente a facturas — la plantilla y la cuenta

Todo en la facturación se basa en una distinción. Un cargo es el término contratado: qué facturar, cuánto, con qué frecuencia y desde cuándo hasta cuándo. Una factura es una única instancia facturada de ese cargo — una cuenta, por un período, que el inquilino realmente debe. Un cargo recurrente produce muchas facturas a lo largo de la vida de un contrato de arrendamiento: un cargo de renta vigente por un plazo de doce meses produce aproximadamente doce facturas mensuales.

Así que cuando configuras un contrato de arrendamiento creas cargos; luego REDA genera facturas a partir de ellos, ya sea en el momento en que activas un cargo o según un cronograma. El cargo es la receta; la factura es cada plato servido.

Las cuatro familias de registros de facturación

El dinero de la facturación fluye a través de cuatro grupos de registros. No necesitas dominarlos todos para emitir una factura de arrendamiento, pero conocer el mapa te mantiene orientado:

Los datos maestros de configuración (códigos de cargo, configuraciones de renta y de cargos administrativos) alimentan los cargos del negocio; los cargos generan facturas; las facturas agrupables se consolidan opcionalmente en lotes. Ventas y comisiones agregan algunos tipos de registro más encima, pero para la facturación de arrendamientos esta es la columna vertebral.

La facturación es opt-in — dos veces

Esta es la regla más importante de la sección, y la respuesta a la mayoría de las preguntas de "¿por qué no se facturó?". Antes de que REDA emita una factura automática a partir de un cargo, dos interruptores separados deben estar activados:

Si falta cualquiera de los dos, nada se factura, en silencio. Cuando un inquilino termina su plazo y renuevas el contrato, cerrar el ticket de renovación vuelve a marcar Create Opp Invoice en los cargos del contrato por ti, para que la facturación continúe en el plazo renovado sin que tengas que reactivar cada cargo manualmente.

Qué ejecuta la facturación — y cuándo

Dos mecanismos convierten cargos en facturas. El primero es inmediato: en el momento en que marcas Create Opp Invoice en un cargo (ya sea al crearlo o después), REDA emite la factura de inmediato. Un cargo único se factura de inmediato; un cargo recurrente se factura de inmediato solo si su fecha de recolección programada ya llegó.

El segundo es el motor recurrente — un conjunto de trabajos en segundo plano que producen las facturas mensuales, semanales y diarias continuas. Estos son los motores de la facturación de renta, y llevan una advertencia crucial:

Hay exactamente un trabajo relacionado con facturación que sí viene programado: una ejecución diaria a las 2:00 a.m., en la hora local de tu organización, que contabiliza los cronogramas de pago de ventas. Todos los demás trabajos de facturación quedan a tu cargo programarlos.

Quién completa la factura: REDA frente a la extensión contable

Una factura de oportunidad la escriben dos partes. REDA calcula el núcleo de la cuenta; la extensión contable (REDA Financials, en la configuración de referencia) agrega el impuesto y el efectivo encima. Conocer esta división explica por qué algunos campos son tuyos para editar y otros simplemente se actualizan solos:

Los dos campos calculados lo unen todo: Total Amount = Base Amount + Tax Amount, y Balance Amount = (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment). Por eso no puedes escribir en Tax ni en Received — esos pertenecen al lado contable. Cada factura de oportunidad también se refleja en una factura de venta en REDA Financials, donde se gestionan los cobros y el impuesto; consulta El puente con REDA Financials para ese enlace.

Dónde aparece el dinero

Todo contrato de arrendamiento tiene una pestaña Contabilidad, dividida en dos. La subpestaña Activo lista las facturas, cargos y cuentas consolidadas vigentes para el arreglo actual; la subpestaña Inactivo contiene las que fueron reemplazadas o canceladas. Este es el primer lugar donde mirar cuando un inquilino pregunta por una cuenta.

Un Ledger Summary se ubica en la parte superior del contrato de arrendamiento para que puedas leer su posición financiera de un vistazo, sin abrir ni una sola factura. Muestra cinco cifras corrientes:

Si Net Outstanding marca cero, el inquilino está al día, incluso cuando Total Outstanding todavía muestre una cifra — eso solo significa que un pago o nota de crédito está sin aplicar y aún no se ha emparejado con su factura. Los montos individuales de cada factura los mantiene la extensión contable, como explica la siguiente sección.

La banda Ledger Summary en el contrato de arrendamiento activo para contabilidad de Aisha, con sus cinco fichas: Total Outstanding $3,950.00, Unapplied Payments $0.00, Unapplied Memos $0.00, Net Outstanding $3,950.00 y Total Liabilities $0.00. Aquí Net coincide con Total — nada está sin aplicar, así que todavía se debe el saldo completo.

Ejemplo práctico: la renta de Aisha

Aisha Rahman arrienda Meridian Court #101 a 1,200.00 al mes. Su cargo de renta tiene Create Opp Invoice marcado y su contrato está activo para contabilidad, así que cada ejecución mensual produce una factura de 1,200.00 para el próximo período. Hasta que la extensión contable registra un pago, el Tax de la factura permanece en 0, el Received permanece en 0, y el Balance marca 1,200.00. Una vez que Aisha paga, la extensión escribe el monto de Received y el Balance baja a cero — REDA nunca toca esas cifras.

Ahora desactiva un interruptor. Desmarca Create Opp Invoice, o deja que el contrato espere antes de volverse activo para contabilidad, y el mismo cargo produce cero facturas — y ningún error te lo indica. Ese silencio es exactamente lo que predice la regla de doble activación.

La pestaña Contabilidad en el contrato de arrendamiento activo para contabilidad de Aisha Rahman. Su lista de Opp Invoices (4) recoge las facturas que produjo el contrato — tres facturas de renta de 1,200.00 (OI-65/66/69) más una factura de orden de trabajo de 350.00 (OI-70) — cada una con su Billing Date, Due Date, Charge Code y Total Amount.

El cargo de oportunidad Rent Charges en el contrato de Aisha — la instrucción permanente a partir de la cual se generan las facturas. Muestra Charge $1,200.00 y Net Charge $1,200.00, con Is Recurring marcado y la ventana From/To y el Charge Period configurados, así que REDA emite una factura de renta cada mes.

La factura de renta de septiembre de Aisha, OI-66. El bloque Charge Details muestra Base Amount 1,200.00, Tax Amount 0, Total Amount 1,200.00 y Balance Amount 1,200.00 — todavía no se aplicó efectivo, así que Received/Applied está vacío y el balance es igual al total.

Cómo reconocer de dónde vino una factura

No todas las facturas provienen de un cargo de renta recurrente. Cuando abres una, un solo campo de procedencia te indica su origen:

Qué sigue

1. Códigos de cargo — las categorías de facturación que determinan el enrutamiento, la agrupación y los días de gracia.
2. Facturas explicadas — lee con confianza cada bloque de una factura de oportunidad.
3. Cómo funciona la facturación recurrente — cuándo se genera la próxima factura de renta, y la doble factura del primer mes.
4. Prorrateo — por qué un primer mes parcial no equivale a la renta completa.
5. Programación de trabajos en segundo plano — los trabajos que deben programarse para que corra la facturación recurrente.
6. El puente con REDA Financials — dónde viven el impuesto, los cobros y el lado contable.

Preguntas frecuentes