Reuniones y notificaciones del consejo

Esta guía te muestra cómo llevar de principio a fin una reunión de la asociación de propietarios en REDA: crear la reunión, invitar exactamente a las personas correctas, registrar quién asistió y dejar constancia del acta. En el camino conocerás un segundo tipo de evento, más liviano — una Notificación — que puede reutilizar la audiencia de una reunión para un envío de seguimiento. Aprenderás cómo REDA construye la lista de participantes de una reunión a partir de los padrones de tu comunidad, el bloqueo que protege una lista finalizada, y el único control que te impide marcar una reunión como invitada antes de que las invitaciones realmente se hayan enviado. Si todavía no configuraste los padrones de tu comunidad, empieza por Consejos y padrones de la asociación de propietarios — este artículo asume que ya existen.

Dos tipos de evento del consejo

Un evento del consejo es un registro en la pestaña Eventos del Consejo, vinculado a una asociación de propietarios a través de su Cuenta del Consejo. Su nombre es el Asunto. Al crear uno, eliges entre dos tipos:

La mayor parte de este artículo trata sobre reuniones; las notificaciones tienen su propia sección breve cerca del final. El Estado siempre comienza en Planificación, el estado de trabajo en el que armas el evento antes de que se envíe nada.

Crear la reunión

Desde la pestaña Eventos del Consejo, haz clic en Nuevo y elige el tipo Reunión. Completa lo esencial:

Elegir la audiencia

Una reunión decide a quién invitar mediante tres selectores que corresponden a tus tres padrones. Define los que quieras usar; deja el resto en blanco:

Solo se invita a los roles que marques. Si seleccionas Propietario y Propietario Fideicomisario pero no Promotor, los promotores del padrón se omiten. La casilla de inquilinos es de todo o nada: márcala e incluye a todos los inquilinos con un rol de consejo en un contrato de arrendamiento activo en la comunidad.

Generar la lista de participantes

Una vez elegida la audiencia, REDA construye la lista real de invitados — los participantes. Se activa marcando Generar Participantes del Evento o usando la acción rápida del mismo nombre. REDA crea entonces un registro de participante (numerado CEP-000000) para:

• cada propietario activo cuyo rol seleccionaste,
• cada miembro activo de la junta directiva cuyo rol seleccionaste, y
• cada inquilino con un rol de consejo en un contrato de arrendamiento activo, si la casilla de inquilinos está marcada.

Para cada participante, REDA copia el rol del miembro y sus derechos de voto desde el padrón, de modo que los votos y los roles queden correctamente asociados a cada persona. Cada registro de participante también lleva los datos de contacto reflejados del miembro, una Fecha y Hora de Envío de Invitación (se registra más adelante, cuando se envían las invitaciones), un indicador Asistió a la Reunión y un campo de Comentarios. En el evento aparecen dos totales en tiempo real: Total de Participantes (cuántos fueron invitados) y Total de Asistentes.

El rol copiado indica de dónde proviene cada persona: los propietarios llegan con su rol de propietario (Propietario, Promotor, etc.), los miembros de la junta con su rol de junta, y los inquilinos con el Rol de Consejo de su contrato de arrendamiento — Inquilino con Contrato de Arrendamiento o Inquilino Vitalicio. Así, una lista de participantes leída de arriba a abajo muestra propietarios, junta directiva e inquilinos uno junto al otro, cada uno etiquetado según cómo pertenece a la comunidad.

Bloquear la lista

Cuando tu lista de invitados sea definitiva, puedes congelarla marcando Bloqueado en el evento. Una vez bloqueado, no se pueden agregar nuevos participantes — una protección deliberada para que una lista finalizada no pueda modificarse en silencio después de que se enviaron las invitaciones. Intenta agregar un participante a un evento bloqueado y REDA te lo impide:

Si realmente necesitas cambiarla, destilda primero Bloqueado (si la política de tu comunidad lo permite), agrega el participante y vuelve a bloquearla.

Enviar las invitaciones

Las invitaciones se envían mediante la acción Correo Masivo, explicada en detalle en Correo masivo a la comunidad. Lo importante que hay que saber aquí es que enviar una invitación de reunión registra automáticamente la Fecha y Hora de Envío de Invitación en el evento — y esa marca de tiempo es lo que te permite avanzar el Estado a Invitación Enviada. Intenta poner ese estado antes de que se hayan enviado las invitaciones y REDA te lo impide:

En la práctica no completas esa fecha y hora a mano: envías por Correo Masivo, que la registra por ti, y entonces el cambio de estado queda permitido.

Registrar la asistencia

El día del evento, usa la acción rápida Asistencia a la Reunión (disponible una vez generados los participantes). Se abre una pantalla de control tipo lista donde marcas quién asistió; cada persona que marques actualiza su indicador Asistió a la Reunión, y el contador de Total de Asistentes en el evento refleja la cantidad de personas marcadas como presentes.

Acta y cierre

Después de la reunión, registra el acta en Notas de la Reunión (MOM) — un campo de texto enriquecido para la redacción completa — y luego cambia el Estado a Completado. Si una reunión no se lleva a cabo, define Pospuesto o Cancelado; son estados de registro, sin automatización adicional asociada, así que úsalos para mantener el registro fiel a lo ocurrido.

Notificaciones: envíos livianos

Un evento de tipo Notificación es una versión reducida de una reunión, pensada para anuncios y seguimientos. Solo tiene dos estados — Planificación y Completado — y no tiene horario, votación ni asistencia. Su recurso más útil es que puede apuntar a una Reunión de Consejo Principal (una referencia a una reunión existente). Cuando lo hace, un correo masivo enviado a la notificación llega a los participantes de la reunión — no necesitas regenerar una lista aparte. Esa es la manera limpia de enviar "aquí está el acta" exactamente a las personas que fueron invitadas a la reunión. La mecánica de envío está en Correo masivo a la comunidad.

Ejemplo práctico: la asamblea general de Harbour Tower

El administrador de la Asociación de Propietarios Harbour Tower lleva a cabo la asamblea general anual:

Un Evento del Consejo (reunión General): la Fecha y Hora de Inicio/Fin de la Reunión, el Estado, Votación Requerida y la Agenda de la Reunión en el registro, con los Participantes del Evento del Consejo generados — cada miembro y su rol — en la lista relacionada.

La confirmación de Generar Participantes del Evento: eliges qué grupos incluir — Participantes (Propietarios), (Órgano Ejecutivo), (Inquilinos) — y aceptas la advertencia, "El sistema eliminará a todos los participantes del evento y creará uno nuevo. ¿Desea continuar?", antes de que REDA reconstruya la lista de participantes.

Referencia: el evento y sus participantes

Campos clave de un evento del consejo:

Cada registro de participante generado contiene el Miembro (el contacto), su Rol de Miembro y sus Derechos de Voto del Consejo copiados del padrón, un indicador Asistió a la Reunión, una Fecha y Hora de Envío de Invitación, datos de correo electrónico y teléfono reflejados de solo lectura, y un campo de texto libre Comentarios.

Qué sigue

1. Consejos y padrones de la asociación de propietarios — los padrones a partir de los cuales este artículo genera participantes.
2. Correo masivo a la comunidad — enviar las invitaciones y los envíos de notificaciones.
3. Roles de contacto — dónde vive el rol de consejo de un inquilino en el contrato de arrendamiento.
4. Cómo funcionan los tickets — para contraste: los eventos del consejo son su propio motor, no tickets.

Preguntas frecuentes