Recepción de paquetes y encomiendas
Cuando un mensajero deja un paquete en la recepción, necesitas registrarlo contra el residente correcto y, más adelante, entregarlo con una prueba de que fue recibido. Este artículo te muestra ambas mitades: recibir un paquete y completar una entrega con firma capturada. También explica algo que conviene saber desde el principio — un paquete en REDA es un ticket. Es el único tipo de ticket que recorre un ciclo propio de solo dos pasos, Received y luego Handed Over, lo que convierte la recepción en un registro numerado y totalmente auditable, sin necesidad de un cuaderno aparte.
Acceso que necesitarás. Crear y entregar tickets de paquete requiere el conjunto de permisos REDA - Property Leasing User o REDA - Property Management User.
Los paquetes son tickets
Un ticket en REDA es un registro numerado y rastreado para una unidad de trabajo, con su propio recorrido de estados. La mayoría de los tipos de ticket avanzan por New, In Process y Closed. Un paquete es la excepción: su record type es New Package/Parcel, y usa solo dos estados — Received (el que se asigna por defecto al registrarlo) y Handed Over. No existe New, In Process ni Closed.
Como un paquete no está ligado a una operación, se comporta de forma más simple que otros tickets: no hace avanzar ningún contrato de arrendamiento ni venta, no genera facturas y no recorre ninguna cadena de aprobación. Recibirlo y entregarlo es todo el proceso. Todo ticket, paquetes incluidos, recibe un número automático (T-0000000000), así que la etiqueta del estante y el registro siempre coinciden.
Recibir un paquete
Registra un paquete entrante mediante la acción global New Package / Parcel. REDA abre una breve pantalla de recepción:
La verificación de un único contrato activo es el mismo control que usa la recepción de visitantes, y por la misma razón: un paquete registrado contra el contrato equivocado es peor que un paquete aún sin registrar. Si la pantalla de recepción rechaza una unidad — porque no tiene ningún contrato que se esté facturando actualmente, o tiene más de uno — el paquete no puede recibirse mediante esta pantalla contra esa unidad. Déjalo aparte en el estante y consulta el estado del contrato de la unidad con quien gestiona el arrendamiento antes de volver a intentarlo; el paquete no se pierde, solo queda pendiente de registrar.
Entregar un paquete
Cuando el residente recoge el paquete, abre su ticket y haz clic en Handover Package. REDA te pide lo siguiente:
Ubicar los paquetes pendientes
La pestaña Tickets reúne todos los tipos de ticket, así que para ver solo los paquetes que esperan ser recogidos, fíltrala por el record type de paquete con Status = Received. Guardar eso como una vista de lista te da un "estante pendiente" permanente — los paquetes recibidos pero aún no entregados. Como Received Date Time se asigna por defecto con la fecha y hora actuales, esa lista también funciona como un registro cronológico de ingresos, así que no hace falta un cuaderno aparte.
Ejemplo resuelto: la entrega de un mensajero
Un mensajero entrega un paquete para el residente de Meridian Court #101. La recepción hace clic en New Package / Parcel y elige la propiedad; REDA encuentra su único contrato de arrendamiento con contabilidad activa y deja continuar la recepción. El encargado selecciona el contacto del residente, ingresa Package Name "1Z-999-AA-001" y Package For "A. Rahman", toma una foto y guarda — se crea el ticket T-0000000042 con Status Received y un Received Date Time registrado.
Dos días después el residente lo recoge. El personal abre el ticket, hace clic en Handover Package, ingresa Package Handed On = ahora y Package Handed To = "A. Rahman", y captura la firma en pantalla. El ticket pasa a Handed Over y la imagen de la firma queda guardada en él.
Referencia: campos y estados del paquete
Un ticket de paquete recorre un camino de dos estados: Received (al crearlo) → Handed Over.
| Campo | Qué contiene | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|
| Package Name | El número de seguimiento o la etiqueta del paquete | Sí |
| Package For | El nombre del destinatario previsto | Sí |
| Package Description | Qué es — transportista, tamaño, notas | No |
| Contact | El residente, cuando es un contacto conocido | No |
| Received Date Time | Cuándo lo registró la recepción | Se asigna por defecto con la fecha y hora actuales |
| Package Handed On | Fecha y hora de la entrega | Sí, al llegar a Handed Over |
| Package Handed To | La persona que lo recogió | Sí, al llegar a Handed Over |
| Package Handed To Notes | Notas de la entrega (identificación verificada, se dejó con un vecino, etc.) | No |
| Status | Received → Handed Over | Received al crearse |
REDA aplica esos requisitos con cuatro validaciones, que a la vez documentan qué campos son obligatorios:
"Se deberá proporcionar el nombre del destinatario previsto."
"Proporcionar la fecha y hora de la entrega del paquete."
"Por favor proporcione el nombre de la persona a quien se entrega el paquete."
Cada paquete es un ticket por encomienda — REDA no combina varios paquetes para el mismo residente, así que registra cada número de seguimiento por separado.
Qué sigue
- Acceso de visitantes e invitados — el otro registro de recepción (a diferencia del paquete, un registro de visitantes no es un ticket).
- Cómo funcionan los tickets: el motor de procesos de REDA — el motor al que pertenece un ticket de paquete.
- Referencia de tipos y estados de ticket — dónde se ubican Received / Handed Over entre los recorridos de estado.
- El registro del contrato de arrendamiento — el contrato con contabilidad activa que verifica la pantalla de recepción.
Preguntas frecuentes
Falta un campo obligatorio. REDA muestra "Package name must be provided." o "Se deberá proporcionar el nombre del destinatario previsto." — completa Package Name y Package For.
Faltan los datos de la entrega. REDA muestra "Proporcionar la fecha y hora de la entrega del paquete." y "Por favor proporcione el nombre de la persona a quien se entrega el paquete." — completa Package Handed On y Package Handed To.
La pantalla de recepción necesita exactamente un contrato de arrendamiento con contabilidad activa en la propiedad. Si la unidad no tiene ninguno, o tiene más de uno, el flujo se detiene para que el paquete no quede registrado contra una dirección ambigua.
REDA la guarda como un archivo de imagen en el ticket, en Notes & Files. Compártela como cualquier otro archivo del registro si el destinatario quiere una copia.
New Package/Parcel es el único tipo de ticket que usa el recorrido Received → Handed Over — esos dos pasos son toda la vida de un paquete, así que los estados generales de ticket no aplican.
Es un archivo en el ticket. Abre Notes & Files del ticket y compártelo como harías con cualquier archivo del registro.
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