Acceso de visitantes e invitados
Cada visitante que llega al edificio queda registrado en REDA como un registro de visitantes — un registro por visita, con un historial de estados desde el momento en que se solicita hasta el momento en que se registra su salida. Este artículo muestra cómo registrar en recepción a un visitante sin cita previa, cómo los residentes otorgan permisos permanentes para visitantes esperados, y cómo hacer correctamente la entrada y la salida. También explica el detalle ingenioso que suele confundir: REDA compara a un visitante que llega con la preaprobación de un residente por número de teléfono, y puede dejarlo pasar directamente con la entrada ya registrada.
Acceso que necesitará. Trabajar con registros de visitantes requiere el conjunto de permisos REDA - Property Leasing User (acceso completo, incluida la eliminación). La experiencia "Autorizar acceso de visitante" orientada al residente se ejecuta en el sitio de la comunidad, si su administrador ya la configuró.
Qué es un registro de visitantes
Un registro de visitantes es un único registro para una visita — o para un permiso permanente que un residente otorga por adelantado. Cada registro recibe un número automático (VL-000000) y avanza a través de un conjunto de estados:
Solicitado · Autorizado · Cancelado · Entrada registrada · Salida registrada · Revocado
Un registro guarda los datos del visitante (nombre, teléfono, correo electrónico), la Property que se visita (siempre obligatoria), el residente anfitrión (Contact), y el contrato de arrendamiento al que pertenece la visita (Oportunidad). Los permisos permanentes también llevan una fecha y hora de vigencia (Permitted Till) y, una vez que una visita coincide con un permiso, un vínculo Parent Permission de regreso a ese permiso.
Dos flujos: solicitud vs. autorización
Dos personas distintas crean registros de visitantes, desde dos lugares distintos:
- Solicitud — recepción registra a un visitante que está en la puerta en ese momento, usando la acción Solicitar acceso de visitante.
- Autorización — un residente preaprueba a un visitante esperado con anticipación, a través de la experiencia Autorizar acceso de visitante en el sitio de la comunidad.
Los dos se conectan: la autorización de un residente es un permiso permanente que el flujo de solicitud en recepción puede luego reconocer y honrar automáticamente. Esa coincidencia es el corazón de este artículo.
Registrar a un visitante con Solicitar acceso de visitante
Cómo funciona la coincidencia con la preaprobación
Cuando usted ingresa el teléfono del visitante, REDA busca un permiso permanente y decide una de tres cosas:
| Lo que REDA encuentra | Lo que crea | Estado |
|---|---|---|
| Un registro Autorizado para la misma propiedad, el mismo contrato y el mismo teléfono del visitante, con una fecha de vigencia (Permitted Till) todavía futura | Una visita preaprobada vinculada a ese permiso (Parent Permission), con la entrada establecida al momento actual; se muestra un mensaje de visitante preaprobado | Entrada registrada |
| Ningún permiso válido, pero el visitante tiene visitas con entrada registrada en el pasado | Un registro nuevo con los datos del visitante prellenados | Solicitado |
| Sin permiso y sin historial | Un registro nuevo con un formulario de visitante en blanco | Solicitado |
El número de teléfono es la clave de coincidencia, y la coincidencia solo respeta los permisos cuya fecha de vigencia (Permitted Till) todavía no haya pasado. Por eso a un visitante habitual preaprobado — quien hace la limpieza, una niñera — se le puede registrar la entrada en el instante en que recepción ingresa su teléfono.
Residentes que otorgan permisos permanentes
Los propios residentes crean esos permisos permanentes, a través del flujo Autorizar acceso de visitante en el sitio de la comunidad. REDA resuelve el contacto del residente que inició sesión, sus roles de arrendatario y contratos activos, ofrece un selector de propiedad, y crea un registro de visitantes con Status en Autorizado, una fecha y hora de vigencia (Permitted Till), y los datos del visitante. Esa es la preaprobación con la que luego coincide el flujo de solicitud en recepción. Un residente con más de un contrato crea un permiso por cada propiedad, usando el selector de propiedad del flujo.
Entrada, salida y revocación
Una vez que un visitante está autorizado, avanzarlo por el resto de la visita es manual. Entrada registrada, Salida registrada y Revocado son todos cambios de estado que usted hace a mano, y dos de ellos están protegidos para que no pueda saltarse la marca de tiempo:
"Se debe proporcionar la fecha y hora de salida antes de actualizar el estado a "Salida"."
Entonces, para registrar la entrada de un visitante, establezca la Fecha y hora de entrada y luego el estado; para registrar su salida, establezca la Fecha y hora de salida y luego el estado. No hay automatización en la salida — recepción registra la hora y cambia el estado. Revocado también es un movimiento manual, para retirar un permiso que se había otorgado previamente, y Cancelado retira una solicitud que ya no se necesita.
Dos estados se ven parecidos pero están en extremos distintos de la visita: Cancelado retira una solicitud — un visitante sin cita previa que recepción registró pero que nunca llegó — mientras que Revocado retira un permiso — una preaprobación permanente que un residente ya no quiere que se respete. Una vez que se revoca un permiso, a un visitante que llega y cuyo teléfono coincidía con él ya no se le deja pasar como preaprobado, porque la coincidencia solo respeta registros que sigan Autorizados con una fecha de vigencia (Permitted Till) aún no vencida.
Cuando un visitante llega sin preaprobación
La mayoría de las visitas no coinciden con un permiso permanente — una entrega por primera vez, un contratista, un amigo al que el residente olvidó autorizar. Ese es el camino normal, no un error. Recepción registra al visitante, y REDA guarda la visita como Solicitado con los datos del visitante capturados. Desde ahí, la visita sigue el ciclo de aprobación:
Si la visita se abandona antes de la aprobación — el visitante desiste y se va — cámbiela a Cancelado en lugar de dejar un registro Solicitado obsoleto en la lista.
Ejemplo práctico: una persona de limpieza con un permiso semanal
En Meridian Court #101, la residente autoriza de antemano a su persona de limpieza (teléfono del visitante +1-555-0100) cada semana a través del sitio de la comunidad: REDA crea el registro de visitantes VL-000101, Status Autorizado, con vigencia (Permitted Till) hasta fin de mes. Cuando la persona de limpieza llega el martes a las 09:00, recepción ejecuta Solicitar acceso de visitante, elige la propiedad, e ingresa el teléfono. REDA encuentra el permiso permanente y crea VL-000102 con Status Entrada registrada (entrada 09:00), vinculado a VL-000101 como su Parent Permission. A las 12:30 recepción establece la Fecha y hora de salida y cambia el estado a Salida registrada.
Un visitante distinto sin historial se registra en cambio como Solicitado; cuando el residente lo aprueba, el usuario de recepción que registró la visita recibe la notificación dentro de la aplicación y puede entonces registrar la entrada del visitante.
Referencia: campos y estados
Campos clave de un registro de visitantes:
| Campo | Qué contiene | Notas |
|---|---|---|
| Guest Name | El nombre del visitante | Prellenado para visitantes recurrentes |
| Guest Phone | El teléfono del visitante | La clave de coincidencia para preaprobaciones |
| Guest Email | El correo electrónico del visitante | Opcional |
| Property | Dónde ocurre la visita | Obligatorio en todo registro |
| Contact | El residente anfitrión | Elegido entre los contactos arrendatarios del contrato |
| Oportunidad | El contrato de arrendamiento al que pertenece la visita | Establecido por el flujo a partir del contrato activo |
| Status | Solicitado / Autorizado / Cancelado / Entrada registrada / Salida registrada / Revocado | Ver más abajo |
| Permitted Till Datetime | Cuándo vence un permiso permanente | La coincidencia solo respeta permisos no vencidos |
| Check In / Check Out Datetime | Llegada y salida reales | Cada una es obligatoria antes de su estado |
| Visit Purpose | Por qué visita el visitante | Texto libre |
| Comments | Notas | Texto libre |
| Parent Permission | Vínculo al permiso permanente que preaprobó la visita | Solo en visitas que coincidieron |
Qué establece cada estado:
| Estado | Establecido por |
|---|---|
| Solicitado | El flujo de solicitud en recepción cuando ninguna preaprobación válida coincide |
| Autorizado | Un residente que aprueba una solicitud, o el flujo de autorización del residente (un permiso permanente) |
| Entrada registrada | Recepción manualmente (con una fecha y hora), o automáticamente al coincidir con una preaprobación |
| Salida registrada | Recepción manualmente (con una fecha y hora) |
| Cancelado | Manualmente — una solicitud retirada |
| Revocado | Manualmente — un permiso retirado |
Qué sigue
- Recepción de paquetes y encomiendas — el otro registro de recepción.
- Roles de contacto — los contactos arrendatarios que alimentan el selector de anfitrión.
- El Portal del Residente — dónde vive el autoservicio del residente, incluido Autorizar acceso de visitante.
- El registro del contrato de arrendamiento — el contrato activo en contabilidad que el flujo verifica, y dónde aparecen los registros de visitantes en el contrato.
Preguntas frecuentes
Falta la hora de llegada. REDA muestra: "Se debe proporcionar la fecha y hora del check-in antes de actualizar el estado a 'Check-in'." Establezca primero la Fecha y hora de entrada, luego el estado.
Falta la hora de salida. REDA muestra: "Se debe proporcionar la fecha y hora de salida antes de actualizar el estado a "Salida"." Establezca primero la Fecha y hora de salida, luego el estado.
La propiedad debe tener exactamente un contrato de arrendamiento activo en contabilidad. Si no tiene ninguno, o tiene más de uno, el flujo se detiene para que la visita no quede registrada contra un contrato ambiguo.
Coincidió con un registro Autorizado permanente para la misma propiedad, el mismo contrato y el mismo teléfono del visitante, con una fecha de vigencia (Permitted Till) aún no vencida. REDA crea la visita preaprobada — Entrada registrada — y la vincula a ese permiso.
El usuario que creó el registro de visitantes recibe una notificación dentro de la aplicación en REDA (la campana), no un correo electrónico.
Los permisos se emparejan por propiedad, contrato de arrendamiento y teléfono del visitante, de modo que un residente con varios contratos crea un permiso por cada propiedad a través del selector de propiedad del flujo de autorización.
Para retirar un permiso que se había otorgado previamente. Igual que la entrada y la salida, es un cambio de estado manual — no dispara ninguna automatización.
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