Códigos de cargo

Un código de cargo es la etiqueta que REDA pone a cada monto que factura — Renta, Cargo por Mora, Depósito de Garantía, Recuperación de Servicios, y demás. Es una pieza pequeña de configuración con un efecto desproporcionado: el código de cargo decide a quién se le factura, cuántos días tiene el inquilino para pagar, si la factura se incorpora a una factura consolidada, y si el monto llega a acumular un cargo por mora. Este artículo explica qué es un código de cargo, recorre cada interruptor que tiene, y responde la pregunta que más confunde a la gente: cuando REDA genera una factura, ¿qué código de cargo termina realmente en ella? No se asume experiencia previa con la configuración de REDA — cada término se define en el momento en que se usa.

Qué es un código de cargo

Piensa en los códigos de cargo como tu vocabulario de facturación — un conjunto fijo y reutilizable de categorías que hablan todos los cargos y todas las facturas. Cuando alguien configura la renta en un contrato de arrendamiento, agrega una tarifa de amenidad, o configura una regla de cargo por mora, elige un código de cargo para indicar qué tipo de dinero es este. Esa única elección arrastra consigo todo un conjunto de comportamientos a cada factura que produce el cargo.

Los códigos de cargo son datos maestros — registros de referencia compartidos que configuras una vez y reutilizas en todas partes, como un catálogo de cuentas. Como los cargos y las facturas históricas hacen referencia a su código, nunca eliminas un código obsoleto; lo desactivas en su lugar (consulta el interruptor Is Active más abajo). Eso mantiene los registros antiguos legibles a la vez que retira el código de las selecciones nuevas.

Los interruptores, uno por uno

Un código de cargo es, en su mayor parte, un conjunto de interruptores y valores predeterminados. Esto es lo que hace cada uno, agrupado por la función que cumple. Rara vez los configuras todos — la mayoría de los códigos solo necesitan un nombre, Is Active, y tal vez una cifra de días de gracia.

Códigos de traspaso: redirigiendo la cuenta por cobrar

De forma predeterminada, el dinero de una factura se le debe a la Owner Account de la propiedad — el propietario en cuyo nombre se factura. Un código de traspaso (pass-through) cambia eso. Cuando marcas Is Pass Through, tres cosas cambian en cada factura que produce el código:

• La cuenta por cobrar se traslada. La cuenta a la que se le debe pasa a ser la Default Receivable Account del código si hay una definida; si no la hay, recae en la PM Company/Entity de la propiedad (tu empresa administradora) en lugar del propietario.
• La propiedad puede cambiar. Si el código tiene una Default Property, la factura se marca con esa propiedad en lugar de la propia del contrato de arrendamiento.
• Nunca se une a un lote. Las facturas de traspaso quedan excluidas de las facturas consolidadas, incluso si Group Invoices está marcado — así que un cargo de traspaso siempre se mantiene como su propia factura.
• Una condición más, diga lo que diga el código. Una factura entra en un lote solo si su código tiene Group Invoices activado, no es de traspaso y su importe es mayor que cero. Una línea de importe cero o negativo (un crédito de promoción, por ejemplo) siempre queda sola, sea cual sea la configuración del código.

El traspaso es la forma de facturar cosas que fluyen a través de la propiedad hacia otra parte — servicios recuperados que se le deben a la entidad administradora, por ejemplo, en lugar de renta que se le debe al propietario.

Las conexiones de funciones

Cuatro casillas deciden si un cargo bajo este código participa en un motor de facturación opcional. Cada una es una compuerta: el motor solo toca los cargos cuyo código tenga marcada la casilla correspondiente.

¿Qué código de cargo termina en la factura?

Esta es la pregunta que causa más confusión, porque un cargo puede estar vinculado a varias cosas a la vez — una configuración de tarifa, un ticket de arrendamiento, una amenidad — y cada una de ellas puede tener su propio código de cargo. Entonces, ¿cuál prevalece?

La regla es simple una vez que se dice sin rodeos: el código viene de donde sea que haya venido el propio cargo. Cuando REDA genera una factura, lee el código de cargo del origen del cargo:

En la práctica, un cargo tiene solo un origen definido, así que el resumen del día a día se sostiene: el código sigue el origen del cargo, y el código de un ticket entra en juego solo cuando no hay nada más que usar. El comentario de facturación sigue la misma lógica — REDA usa la descripción del origen, y solo recurre a la Default Billing Description del código si el origen no tiene ninguna.

Ejemplo práctico: un servicio de traspaso

Tu portafolio recupera el agua de los inquilinos y se la debe a la entidad administradora, no al propietario. Configuras un código Utilities Recovery: Is Active marcado, Is Pass Through marcado, Default Receivable Account = la cuenta de la entidad administradora, Opp Invoice Payment Grace Days = 5, Group Invoices marcado (lo cual es irrelevante — el traspaso nunca se agrupa en lotes).

Aisha Rahman en Meridian Court #101 tiene un cargo mensual de servicios de 120.00 bajo este código. Cuando se factura el día 1, la factura sale enrutada hacia la entidad administradora — no hacia el propietario — vence el día 6 (fecha de facturación 1 + 5 días de gracia), y se mantiene independiente en lugar de unirse al lote de renta. En contraste, un código de Rent simple con el traspaso desactivado: su factura se le debe a la Owner Account de la propiedad y puede consolidarse con otros cargos agrupables.

La vista de lista de Charge Codes. Cada código activo lleva una breve descripción de qué factura — renta residencial, cargos de solicitud, cargos de depósito de garantía, referidos de inquilinos, cargos por mora, cargos mes a mes, tarifas de reserva y mantenimiento de áreas comunes. La columna Is Active confirma que los ocho están activados.

El registro del código de cargo rent-residential. Su bloque Defaults lleva los campos de enrutamiento — Is Pass Through, Default Receivable Account y Default Property — que deciden a quién se le factura una factura generada a partir de este código.

Las funciones del mismo registro. Group Invoices y Charge Late Fee se ubican en el bloque Defaults, junto con los interruptores Include In Straight-Line Calculation, Include In Reconciliation Snapshots e Include in Inflation Calculation que deciden qué procesos posteriores toman este código.

Referencia de campos

Todos los campos de un código de cargo, de un vistazo:

Qué sigue

1. Cómo funciona la facturación en REDA — cómo los cargos se convierten en facturas, de principio a fin.
2. A quién se factura — cómo leer una factura generada, campo por campo.
3. Facturas consolidadas (lotes) — cómo se combinan las facturas agrupables.
4. Cargos por mora — el motor controlado por la bandera Charge Late Fee.
5. Códigos de liquidación — el vocabulario hermano para los settlements.

Preguntas frecuentes