Cómo funcionan los tickets: el motor de procesos de REDA

Si la etapa de un trato parece moverse sola, fue un ticket el que la movió. Los tickets son la forma controlada en que REDA ejecuta procesos de negocio — firmar un contrato de arrendamiento, ejecutar una mudanza, renovar, desalojar, desembolsar un préstamo, registrar un paquete en la recepción. Todo usuario de REDA se topa con ellos, normalmente porque uno aparece en un trato "por sí solo." Este artículo explica qué es un ticket, nombra los 17 tipos de ticket y qué hace cada uno, muestra por qué mover un ticket mueve su trato, y cubre las dos cosas que más sorprenden a la gente: los tickets creados por el sistema que llegan ya terminados, y la cancelación que retrocede un trato una etapa. Es el concepto detrás de cada proceso de negocio en REDA; el paso a paso de cada proceso vive en su propia sección, y los mapeamos al final.

Qué es un ticket

Un ticket es una "instancia de proceso" numerada y rastreada, vinculada a un trato y/o una propiedad. Piénsalo como una ejecución de un proceso de negocio, con vida propia: su propio estado, sus propios documentos y fechas, su propio rastro de auditoría de quién hizo qué y cuándo. Cada ticket se numera automáticamente — T-0000000001 en adelante — se etiqueta simplemente como Ticket, y su registro muestra un Path en la parte superior guiado por su Status.

¿Por qué usa REDA tickets en primer lugar, en lugar de dejarte editar la etapa de un trato directamente? Porque un contrato de arrendamiento no es solo "poner la etapa en firmado" — es un evento real con un documento firmado, una fecha de firma, una fecha de mudanza y consecuencias (cargos, facturas, el siguiente proceso). El ticket captura todo eso como una transacción auditable, y la etapa del trato sigue al ticket. Esa es la idea central, y todo lo demás en este artículo es consecuencia de ella.

Unos pocos campos aparecen en la mayoría de los tickets, a nivel de label:

Los 17 tipos de ticket

Todo ticket es de uno de 17 tipos, y el tipo fija tanto los estados disponibles como la automatización que corre. Aquí está cada tipo, qué hace en una línea, y la sección que aloja su instructivo paso a paso — esta tabla funciona también como tu mapa al resto de la KB.

Cómo un ticket impulsa su trato

Este es el mecanismo en el corazón de REDA. Cuando mueves el Status de un ticket, REDA mueve la etapa del trato para que coincida, y a menudo genera los siguientes registros. El cambio de estado en el ticket es lo que ejecuta el proceso. Algunos ejemplos, todos del ciclo de vida de arrendamiento:

• Pon un ticket Lease Agreement en In Process o Contract Sent, y el trato pasa a "Agreement - In Process." Ponlo en Contract Signed o Closed, y el trato pasa a "Occupied - Pending Move In" — lo que a su vez crea el ticket Move In.
• Cierra un ticket Move In, y el trato pasa a "Occupied - No Notice" — lo que, con la automatización de renovación activada, crea el siguiente ticket Renewal.
• Cierra un ticket Move Out, y el trato pasa a "Expired."
• Los tickets de acuerdo PMA, Sales y Acquisition llevan sus tratos a "Under Contract."

Qué trato aceptará un ticket

Como el tipo de ticket es el proceso, cada tipo es exigente con el trato al que lo asocias — solo acepta un trato del tipo correcto, y a menudo en la etapa correcta. Por eso a veces el trato que esperas no aparece en el lookup Parent Oportunidad de un ticket, o por eso guardar se detiene con un mensaje. Algunos de los más comunes que encontrarás, en las propias palabras de REDA:

El patrón a recordar: el tipo fija el proceso, y el proceso fija el trato. Cuando un ticket rechaza un trato, no está roto — el trato simplemente no está en el punto desde el que arranca este proceso. La lista completa de estos mensajes, y qué hacer con cada uno, vive en Solución de problemas de tickets.

Quién crea los tickets

Los tickets surgen de tres formas, y saber cuál es cuál explica muchos momentos de "¿de dónde salió esto?"

Approval status

Separado de dónde está un proceso hay una segunda compuerta: Approval Status, con los valores Draft, Waiting for Approval, Approved y Rejected. Su propósito, en términos simples, es que la automatización de REDA actúa solo sobre tickets aprobados — se usa sobre todo para inflación. Nueve tipos de ticket empiezan como Draft: Acquisition Agreement, Eviction, Loan Disbursement, Move In, Move Out, New Charge/Memo, Renewal, Sales Agreement y Termination.

Un matiz que vale la pena conocer: el proceso Lease Agreement aprueba su propio ticket como parte de la firma. Así que si notas que un ticket Lease Agreement dice "Approved" sin que tú lo hayas tocado, eso es lo esperado — esos no se aprueban a mano.

Cancelar un ticket: el revert de etapa

Este es el concepto único que evita la mayor cantidad de confusión, así que vale la pena entenderlo con exactitud.

Cuando se crea un ticket, REDA registra en silencio la etapa del trato en ese momento — un snapshot, escrito una sola vez, para que la etapa original sobreviva a ediciones posteriores. Luego, cuando pones el Status del ticket en Cancelled, REDA aplica una regla universal:

Ese condicional es la red de seguridad. Cancela un ticket Lease Agreement mientras el trato todavía está en "Agreement - In Process," y el trato regresa a donde estaba cuando se creó el ticket. Pero si otro proceso ya movió el trato hacia adelante, la cancelación lo deja intacto — un cancel nunca atropella una etapa que ahora pertenece a otro proceso.

Algunos tipos de ticket limpian sus propios extras al cancelar: un cancel de Lease Agreement limpia la fecha de mudanza; un cancel de Move Out limpia las fechas de salida y cancela sus inspecciones; un cancel de Renewal elimina los cargos de esa renovación que aún no se han facturado y vuelve a apuntar a la renovación cerrada anterior; un cancel de Sales Agreement también revierte el estado de venta de la propiedad. Y unos pocos tipos no tienen ninguna automatización de cancelación — PMA (su estado Cancelled no impulsa nada), Add/Remove Lease Charge (no tienen estado Cancelled) y New Package. El artículo de cada sección cubre los detalles específicos.

Tickets padre e hijo

Algunos procesos generan otros, y el campo Parent Ticket vincula a los dos. El caso más claro es un ticket Move Out creado por un Eviction, una Termination, o un Renewal con opt-out. Cuando un Move Out tiene un padre así, el proceso padre es dueño de la etapa de aviso — así que un Move Out hijo que pasa a In Process no establece la etapa de aviso por sí mismo; su padre eviction o termination ya se encargó de eso.

Cuando la automatización falla

Cuando un proceso ejecutado por el sistema no puede completarse, REDA no falla en silencio. El ticket cae en Processing Error y registra el motivo en una nota de error en el ticket. Una nota de error con contenido normalmente significa que el ticket necesita un administrador. La recuperación — para inflación, mediante una acción de reproceso — está cubierta en Solución de problemas de tickets.

Tickets frente a sus parecidos

Algunos registros de REDA tienen forma de ticket pero no forman parte del motor de tickets. Distinguirlos evita las confusiones clásicas:

El único proceso de recepción que sí es un ticket es el tipo New Package/Parcel — los paquetes se registran y se entregan dentro del motor de tickets.

Vocabulario, de una vez

Estos términos se repiten en toda la KB; aquí está el significado canónico de cada uno.

Ejemplo resuelto: un contrato, contado como tickets

Sigue un solo contrato de arrendamiento en Meridian Court #101 como una cadena de tickets:

Ahora el contrafáctico que muestra el revert. Si el agente hubiera cancelado T-…01 mientras el trato aún estaba en "Agreement - In Process," el trato habría regresado a "Application - Approved" — su snapshot. Pero si otro proceso ya hubiera llevado el trato hacia adelante, cancelar T-…01 habría dejado el trato exactamente donde estaba.

La vista de lista de la pestaña Entradas — la columna Record Type distingue los tipos de ticket de un vistazo, desde Lease Agreement y New Package/Parcel hasta Loan Payoff y PMA.

Un ticket Lease Agreement — el Path de estado corre a lo largo de la parte superior, y el campo Parent Oportunidad enlaza directo al trato de arrendamiento al que pertenece.

La lista Tickets de un trato de arrendamiento — los tickets se acumulan bajo el trato a medida que avanza su ciclo de vida; aquí el ticket Lease Agreement está junto a un ticket New Package/Parcel, cada uno con su propio estado.

Dónde viven los instructivos

Este artículo es el concepto. Cada proceso de negocio tiene su propio paso a paso:

1. Ciclo de vida de arrendamiento — De la solicitud a la mudanza, Renovación de un contrato de arrendamiento, Aviso, Move-Out y Fin del Contrato, Desalojo y terminación, Adjusting Lease Charges, Referencias de inquilinos.
2. Facturación — Ajustes por inflación (los tickets nacidos cerrados).
3. Administración de propiedades — PM Agreements.
4. Ventas y adquisiciones — The Sale Lifecycle, The Acquisition Lifecycle.
5. Préstamos — Desembolsos y Liquidaciones de Préstamo.
6. Comunidad — Paquetes y encomiendas.
7. Referencia de tickets — El catálogo de tickets (qué es y qué hace cada uno de los 17 tipos), Referencia de tipos y estados de tickets (cada estado por tipo), Solución de problemas de tickets (cuando un ticket no se mueve).

Preguntas frecuentes