Contabilizar y descontabilizar conciliaciones
Tu lote de conciliación ya está calculado — ahora facturas a los inquilinos. Contabilizar convierte los saldos pendientes calculados en facturas reales y congela los montos que hay detrás, de modo que lo que recibe el inquilino y lo que dice el lote nunca puedan desalinearse. Este artículo te muestra cómo contabilizar un lote, exactamente qué facturas crea, qué queda bloqueado una vez contabilizado (la matriz completa de bloqueos, con los mensajes que verás si de todos modos intentas editar) y cómo descontabilizar — lo cual elimina las facturas que creó. Si necesitas que te expliquen los montos, lee primero Conciliación de gastos: conceptos; para armar y calcular el lote, consulta Ejecutar un lote de conciliación.
Acceso que necesitarás. Contabilizar y descontabilizar requieren el conjunto de permisos REDA - Expense Reconciliation Admin. El conjunto de permisos REDA - Expense Reconciliation Read Only puede ver un lote contabilizado, pero no modificarlo.
Qué significa contabilizar
Contabilizar es el paso de compromiso. Hasta este punto el lote es solo un cálculo — un conjunto de líneas que indican lo que debe cada inquilino. Contabilizar actúa sobre todo el lote a la vez y hace dos cosas:
No existe una contabilización por línea — contabilizas o descontabilizas el lote como un todo.
Las facturas que crea REDA
Al pasar a Posted, REDA recorre las líneas y genera una factura por cada línea que califica. Una línea califica solo cuando es una línea de ocupación (tiene un contrato de arrendamiento) y su monto neto adeudado total es mayor que cero. Esto es lo que llega a cada factura:
| En la factura | Proviene de |
|---|---|
| Amount / Tax | El Net Amount Due (Base) / (Tax) de la línea — se llevan por separado |
| Charge Code | El lote |
| Billing Date / Due Date | El día de la contabilización (hoy) — sin días de gracia |
| Billing Comment | El Billing Comment del lote, o la descripción de facturación predeterminada del código de cargo si el lote no tiene ninguno |
| Cuenta por cobrar | La predeterminada del código de cargo, luego la entidad de PM para los códigos de traspaso, y por último el propietario de la propiedad |
| Vínculo con la línea de conciliación | En ambos sentidos — la línea guarda su factura, y la factura apunta de vuelta a la línea |
Qué líneas se facturan
Vale la pena dejar la regla clara, porque es el origen de la mayoría de las preguntas de "¿dónde está mi factura?":
| Situación de la línea | ¿Se factura al contabilizar? |
|---|---|
| Ocupación, monto neto adeudado total mayor que cero | Sí — Amount = base neta, Tax = impuesto neto |
| Ocupación, monto neto adeudado total cero o negativo | No — el inquilino ya estaba facturado en su totalidad o sobrefacturado |
| Vacante (intervalo del propietario) | Nunca — el propietario absorbe el costo |
Qué se bloquea al contabilizar
Una vez contabilizado, el lote y sus líneas quedan protegidos. Intenta cambiarlos y REDA te detiene con un mensaje que te indica descontabilizar primero. Aquí está la matriz completa de bloqueos — los cuatro mensajes que puedes ver:
| Qué intentas mientras el lote está Posted | Qué dice REDA |
|---|---|
| Editar el lote — scope, charge code, entity, list, fechas, exclude flags o los montos del pool | "El lote de conciliación de gastos está bloqueado y no se puede editar. Descontáctelo antes de realizar cambios." |
| Agregar una línea | "La línea de conciliación de gastos no se puede añadir al lote de conciliación de gastos contabilizado. Descontabilice el lote antes de realizar cualquier cambio." |
| Editar una línea — account, lease, property, fechas, montos facturados o allocation % | "La línea de conciliación de gastos no se puede modificar. Descontabilice el lote antes de realizar cualquier cambio." |
| Eliminar una línea | "La línea de conciliación de gastos no se puede eliminar. Descontabilice el lote antes de realizar cualquier cambio." |
El recálculo también está bloqueado mientras está contabilizado — el botón Calc/ Recalc te indica que el lote ya está contabilizado. Todo apunta en la misma dirección: los bloqueos existen para que un lote contabilizado y las facturas que produjo se mantengan perfectamente alineados. Para cambiar cualquier cosa, debes descontabilizar.
Descontabilización
Descontabilizar revierte la contabilización por completo — y es la única acción destructiva de este artículo, así que lee esto antes de hacer clic:
Contabilizar y descontabilizar, lado a lado:
| Contabilizar | Descontabilizar | |
|---|---|---|
| Batch Status | → Posted | → Draft |
| Posted Datetime | Se registra ahora | Se borra |
| Indicadores de línea contabilizada | Todos activados | Todos borrados |
| Facturas | Se crean para las líneas que califican (base + impuesto) | Se eliminan para cada línea que tenga una |
| Edición del lote / líneas | Bloqueada (matriz de arriba) | Desbloqueada |
| Recálculo | Bloqueado | Permitido |
El flujo de corrección
Como todo se bloquea una vez contabilizado, cada corrección sigue el mismo ciclo breve. Ya sea que necesites corregir un porcentaje de asignación, una fecha o el pool, el camino es el mismo:
Ejemplo práctico: contabilizar el lote de Meridian Court
El lote de CAM del T1 FY26 para Meridian Court (cuatro unidades, pool de 12,000.00 + 600.00 de impuesto — ver Conciliación de gastos: conceptos) está en Completed con seis líneas. Meridian Properties lo contabiliza:
| Tú haces | REDA hace |
|---|---|
| Haces clic en Post/Unpost Batch | Status → Posted con una marca de tiempo; la línea de la unidad #101 genera una factura por 300.00 base + 15.00 de impuesto bajo "CAM Recovery" con el comentario de facturación del lote; la unidad #104 (neto −200.00) y ambas líneas de vacante no generan nada |
| Intentas cambiar el Total Expense Amount | Te bloquea: "El lote de conciliación de gastos está bloqueado y no se puede editar. Descontáctelo antes de realizar cambios." |
| Te das cuenta de que la asignación de la unidad #103 debería ser 30% — haces clic en Post/Unpost Batch para descontabilizar | La factura de 315.00 se elimina; el lote vuelve a Draft y se desbloquea |
| Corriges el porcentaje, recalculas y vuelves a contabilizar | Reconstruye las líneas y genera las facturas corregidas |
Qué sigue
- Ejecutar un lote de conciliación — cómo recalcular después de descontabilizar.
- Conciliación de gastos: conceptos — por qué las líneas llevan los montos que llevan.
- Facturas explicadas — qué sucede con las facturas una vez que se generan.
- Códigos de cargo — la descripción de facturación predeterminada, la cuenta por cobrar y los códigos de traspaso.
Preguntas frecuentes
Está contabilizado, y contabilizar bloquea los campos de configuración: "El lote de conciliación de gastos está bloqueado y no se puede editar. Descontáctelo antes de realizar cambios." Descontabiliza primero, edita y vuelve a contabilizar.
Los bloqueos son de todo o nada para que los montos contabilizados no se desvíen de las facturas que salieron: "La línea de conciliación de gastos no se puede modificar. Descontabilice el lote antes de realizar cualquier cambio." Descontabiliza todo el lote, corrige la línea, recalcula y vuelve a contabilizar.
Solo las líneas de ocupación con un monto neto adeudado total mayor que cero generan una factura. Las líneas sobrefacturadas (un neto negativo) y las líneas de vacante nunca lo hacen — el propietario absorbe el costo de la vacante.
Se eliminan. Cada factura de conciliación creada al contabilizar se elimina cuando se descontabiliza su línea. Coordina con quien maneje las cuentas por cobrar antes de descontabilizar un lote cuyas facturas ya hayan salido.
Al contabilizar se escribe este valor especial del ciclo de vida. No está entre las opciones de estado estándar, así que usa Posted Date como el filtro confiable al construir vistas de lista.
El comentario de facturación es el Billing Comment del lote, o la descripción predeterminada del código de cargo si el lote no tiene ninguno. La cuenta por cobrar es la predeterminada del código de cargo, luego la entidad de PM para los códigos de traspaso, y por último el propietario de la propiedad.
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