El Libro Mayor del Inquilino y sus Saldos

"¿Cuánto debe este inquilino?" es la pregunta que más hace la recepción, y REDA tiene una respuesta autorizada — solo necesitas saber qué cifra leer. La respuesta más rápida está a simple vista: una franja de fichas Ledger Summary en la parte superior del contrato de arrendamiento, encabezada por la cifra Net Outstanding. Esta es la referencia para leer el saldo de un inquilino: las fichas de resumen, los campos de saldo más completos detrás de ellas, qué significa cada uno, qué cifras calcula REDA frente a cuáles pertenecen a la extensión de contabilidad, y por qué un saldo negativo es una buena noticia y no un error. Una aclaración desde el inicio: en REDA no existe un registro separado de "libro mayor". El libro mayor del inquilino es una vista: las fichas del Ledger Summary, los campos de saldo del contrato de arrendamiento, los saldos retenidos en la cuenta, y un estado de cuenta imprimible Account Ledger. No se asume experiencia previa con REDA.

Las fichas del Ledger Summary — empieza aquí

Antes de ir a cualquier otro lado, la parte superior del contrato de arrendamiento muestra una franja Ledger Summary: una fila de fichas que da la posición monetaria del inquilino de un vistazo. Para la mayoría de las preguntas, estas cinco fichas son todo lo que necesitas — los campos más completos de abajo solo desglosan la misma imagen con más detalle. REDA mantiene cada ficha a partir de las facturas y los pagos del contrato de arrendamiento; nunca escribes directamente en ellas.

No hay un objeto de libro mayor — hay una vista de libro mayor

Algunos sistemas te dan un único registro de "libro mayor" por inquilino, una lista continua de débitos y créditos. REDA no. En cambio, la posición financiera del inquilino se construye a partir de unos pocos lugares, y este artículo nombra cada uno:

• Las fichas del Ledger Summary — el resumen de un vistazo en la parte superior del contrato de arrendamiento (arriba).
• Las cifras de saldo del contrato de arrendamiento — totales acumulados en la pestaña Details que suman las facturas y las cuentas consolidadas del inquilino.
• Las cifras retenidas en la cuenta — efectivo sin aplicar y depósito en garantía (escrow) retenidos para la parte.
• El estado de cuenta Account Ledger — un estado de cuenta en PDF imprimible de la actividad del inquilino, que se abre desde la acción en el contrato de arrendamiento (y se refleja para los inquilinos en el portal de residentes, donde se haya configurado uno).

Leídas en conjunto, te dan la imagen completa. El resto de este artículo define cada cifra para que puedas citar la correcta con confianza.

Las cifras de saldo del contrato de arrendamiento

Las fichas del Ledger Summary son un titular; la pestaña Details del contrato de arrendamiento contiene el conjunto más completo de cifras de saldo detrás de ellas. Cada una es un total acumulado o una fórmula que mantiene REDA — las lees, no las escribes. Desglosan la misma imagen en más partes: el campo Total Outstanding Balance es el detalle detrás de la ficha Total Outstanding, Net Invoice(s) Balance detrás de Net Outstanding, y Prepayments / Unapplied Credit Amount detrás de las fichas Unapplied Payments / Unapplied Memos.

Bruto versus neto: pendiente versus después de crédito

Las dos cifras a las que la gente recurre son las fichas Total Outstanding y Net Outstanding (con Total Outstanding Balance y Net Invoice(s) Balance como sus campos más completos en la pestaña Details), y la diferencia entre ellas es todo el juego. Total Outstanding responde "¿qué se ha facturado y aún no se ha saldado?" — el número bruto en los libros, antes de contabilizar cualquier dinero que el inquilino tenga a su favor. Net Outstanding responde "después de aplicar sus pagos sin aplicar y notas de crédito, ¿cuánto debe realmente en este momento?"

Para una llamada de cobranza o una revisión de mora, cita la cifra neta. Y no te alarmes cuando sea negativa:

Quién es dueño de cada cifra

Cada cifra de saldo se remonta a las facturas individuales, y cada factura la escriben dos partes. REDA calcula el núcleo de la factura; la extensión de contabilidad (REDA Financials en la configuración de referencia) agrega el efectivo y el impuesto encima. Conocer esta división explica por qué algunos campos son de solo lectura:

Dos cifras calculadas unen todo esto: el Total Amount de una factura = Base Amount + Tax, y su Balance = (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment). Los totales acumulados pendientes del contrato de arrendamiento luego suman esos saldos de factura.

El saldo de una sola factura

A veces la pregunta es más específica — "¿cuál es el saldo de esta factura?" Cada factura y cada cuenta consolidada tiene su propio Total Amount y Balance, calculados con las mismas dos fórmulas anteriores. Ese Balance por factura es lo que suman los totales acumulados del contrato de arrendamiento. Para un recorrido campo por campo de una factura, consulta Facturas explicadas.

Cifras a nivel de cuenta

Parte del dinero no está vinculado a un solo contrato de arrendamiento. La Account del inquilino tiene sus propias cifras que mantiene la extensión de contabilidad:

• Prepayments — el total de efectivo sin aplicar retenido para la parte, actualizado automáticamente cada vez que cambia un cobro.
• Cumulative Escrow Amount — el saldo en depósito en garantía (escrow) retenido para la parte.

Estos son saldos a nivel de cuenta que pertenecen a la extensión, no cifras que escribe REDA — trátalos como de solo lectura, igual que los campos de efectivo en una factura.

El estado de cuenta Account Ledger

Cuando necesites toda la historia en papel — cada cargo, pago y crédito en orden cronológico, en lugar de solo el saldo actual — usa la acción Account Ledger en la parte superior del contrato de arrendamiento. Abre el estado de cuenta imprimible completo del inquilino: sus facturas, efectivo sin aplicar e historial de pagos, extraídos del lado contable (saldos de factura contabilizados y efectivo sin aplicar), no de un libro mayor separado de REDA. Es el documento que envías a un inquilino que disputa un saldo, o que adjuntas a una nota de cobranza.

El mismo estado de cuenta se refleja para los inquilinos en su propio portal de residentes, donde tu administrador haya configurado uno — la vista de cara al inquilino de las cifras exactas de este artículo. Consulta El Portal del Residente para ver cómo se configura.

Todas las cifras de saldo de un vistazo

¿Qué cifra cito?

Ejemplo práctico: leyendo el saldo de Aisha

Aisha Rahman alquila Meridian Court #101 por 1,200.00 al mes. Se han facturado dos meses y ninguno está pagado, así que el Ledger Summary de su contrato de arrendamiento muestra un Total Outstanding de 2,400.00 y — sin dinero sin aplicar todavía — un Net Outstanding de 2,400.00. Su depósito de garantía aparece bajo Total Liabilities, completamente separado de lo que debe.

Ella paga 1,200.00 en el mostrador mediante Post Payment. La extensión de contabilidad registra el monto Received en una factura, el Balance de esa factura baja a 0, y tanto la ficha Total Outstanding como Net Outstanding bajan a 1,200.00. Si paga de más por 300.00, la extensión registra el excedente bajo Unapplied Payments y la ficha Net Outstanding muestra −300.00 — está a su favor. Ninguna de estas cifras se escribe a mano: REDA mantiene las fichas y el lado pendiente, la extensión escribe el lado de efectivo. Para entregarle a Aisha un resumen completo de todo esto, abre el estado de cuenta Account Ledger desde el contrato de arrendamiento.

La franja Ledger Summary en la parte superior del contrato de Aisha, después de que se contabilizó y aplicó su pago de renta de $3,600. Las cinco fichas muestran Total Outstanding $350.00, Unapplied Payments $0.00, Unapplied Memos $0.00, Net Outstanding $350.00 y Total Liabilities $0.00 — las tres facturas de renta de 1,200.00 ya están saldadas, dejando abierta solo la factura de orden de trabajo de 350.00.

El bloque Accounting en la pestaña Details del contrato de arrendamiento — las cifras más completas detrás de las fichas de resumen. Total Outstanding Balance $350.00, Net Invoice(s) Balance $350.00, y los campos Prepayments y Unapplied Credit Amount aparecen junto a Current Rent Charge y Current Rent. Con las tres facturas de renta saldadas, solo queda la factura de orden de trabajo de 350.00, así que Total y Net coinciden.

La pestaña Accounting del contrato de Aisha. La lista Opp Invoices (4) detalla cada factura del contrato — tres facturas de renta de 1,200.00 y una factura de orden de trabajo de 350.00, cada una con su Billing Date, Due Date, Charge Code y Total Amount — junto al panel Invoices Balance Summary.

Una factura pagada de más: se recibieron 1,500.00 contra un cargo de 1,200.00, así que el saldo pasa a −300.00. Ese excedente se convierte en el pago anticipado del inquilino, listo para aplicarse a la próxima factura.

Qué sigue

1. Facturas explicadas — los campos Total y Balance de una sola factura.
2. Registrar el pago de un inquilino — cómo se registra un pago y mueve estos saldos.
3. Cómo funciona la facturación en REDA — la división entre REDA y la extensión de contabilidad.
4. Facturas consolidadas (lotes) — los saldos de cuentas consolidadas que alimentan los totales acumulados.
5. El Portal del Residente — el PDF del libro mayor de cara al inquilino.

Preguntas frecuentes