Facturas explicadas
Abre cualquier factura en REDA y estarás viendo un registro con mucha información — montos, fechas, dos cuentas distintas, un período cubierto y un rastro de enlaces hacia lo que la originó. Este artículo descifra cada bloque para que puedas leer una factura con confianza: de dónde viene, cómo se suman los montos de base a saldo, qué significan las dos fechas, quién es facturado versus a quién se le debe, y por qué a veces REDA se niega a dejarte eliminar una. Ya seas un agente de arrendamiento respondiendo a un inquilino, un administrador de facturación o un contador rastreando un saldo, al terminar podrás explicar cualquier cifra de la página. No se asume experiencia previa con REDA.
Acceso que necesitarás. Crear y editar facturas requiere el conjunto de permisos REDA - Invoice Management Admin o REDA - Property Leasing User; REDA - Invoice Management Read Only puede verlas pero no modificarlas.
Una factura, cinco historias
Toda factura que REDA emite se crea para ti — casi nunca escribes una a mano. Una factura siempre lleva un indicador Auto Created (Sys) que lo confirma, y registra de dónde vino completando uno de varios enlaces de origen. Saber cuál enlace está poblado te dice de inmediato qué tipo de factura estás viendo:
| Si la factura apunta a… | …proviene de |
|---|---|
| Un Cargo de la oportunidad | Un cargo recurrente o único de un contrato de arrendamiento (renta, depósito, cuotas) |
| Una Parent Invoice | Generación de recargo por mora — esta es un recargo por mora sobre la factura vencida indicada como su padre |
| Un Booking, Work Order o Expense Reconciliation Line | Esos respectivos procesos |
| Solo un Ticket | Un cargo asociado a un ticket del contrato de arrendamiento |
A lo sumo un origen está poblado en cualquier factura dada. Dos señales rápidas que vale la pena recordar: una Parent Invoice no vacía siempre significa "esto es un recargo por mora" (el padre es la factura contra la que se cargó, mostrada en la lista Related Invoices); y una factura de cuota mes a mes no lleva ningún enlace Cargo de la oportunidad.
La cadena de montos
El dinero en una factura es una cadena corta. Léela de arriba a abajo y cada total se explica por sí solo:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Base Amount (obligatorio) | Lo que REDA calculó — el monto neto del cargo (prorrateado cuando corresponde), o el cálculo del recargo por mora / cuota mes a mes |
| Tax Amount | Agregado por el motor de impuestos de la extensión de contabilidad |
| Importe total | Base Amount + Tax Amount |
| Received/Applied Amount | Efectivo aplicado a la factura (extensión de contabilidad) |
| Waived Amount / Adjustment Amount | Reducciones de control de crédito (extensión de contabilidad) |
| Importe del saldo | (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment) — lo que todavía se debe |
Un matiz adicional: si un cargo está subsidiado, la factura copia la Subsidizer Account y el Subsidy $ del cargo, y el subsidio se escala con el monto facturado — una factura de medio mes lleva la mitad del subsidio.
Las fechas
Dos fechas gobiernan la factura, y vale la pena ser preciso sobre la diferencia:
- Billing Date es cuándo se emite la factura. Para facturas recurrentes es el inicio del período facturado; para cargos únicos, recargos por mora y cuotas mes a mes es el día de la generación.
- Due Date es cuándo se espera el pago — la fecha de facturación más los días de gracia otorgados por el código de cargo. Si el código no otorga días de gracia, la fecha de vencimiento es igual a la fecha de facturación. (Los días de gracia viven en el código de cargo; consulta Códigos de cargo.)
Las facturas recurrentes también llevan una From Date y To Date — el período que cubren — y REDA agrega ese período al Billing Comment de la factura como un rango entre corchetes, para que las fechas cubiertas sean visibles en la propia factura.
Quién es facturado y a quién se le debe
Una factura nombra dos cuentas, y confundirlas es una causa común de preguntas del tipo "por qué dice la empresa equivocada":
| Campo | Significado |
|---|---|
| Account | El bill-to — la cuenta del negocio al momento en que se generó la factura |
| Default Receivable Account | A quién se le debe el dinero: normalmente la Owner Account de la propiedad; para un código de cargo de traspaso, la Default Receivable Account del código o, en su defecto, la PM Company/Entity de la propiedad |
| Property | La propiedad facturada — que un código de traspaso puede cambiar por su propia Default Property |
| Código de cargo | La categoría de facturación resuelta (consulta Códigos de cargo para saber cómo se elige) |
Así que si la cuenta por cobrar parece inesperada, el código de cargo es casi siempre la razón — un código de traspaso la redirige. En la cuenta del propietario, estas facturas aparecen en la lista relacionada Opp Invoices (Property Owner Account).
Las facturas de renta mantienen al contrato en sincronía
Cuando se emite una factura de renta, REDA mantiene la cifra de renta actual del contrato de arrendamiento en sincronía con ella — de modo que el registro del contrato siempre refleja lo que realmente se está facturando. No hay nada que hacer aquí; es automático, y por eso un cambio de renta se traslada al contrato tan pronto como se genera la siguiente factura de renta.
Los totales acumulados de estas facturas también se consolidan en el Ledger Summary del contrato — los indicadores Total Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Net Outstanding y Total Liabilities en la parte superior del contrato — para que puedas leer todo el saldo sin abrir cada factura. Consulta Cómo funciona la facturación para saber qué significa cada indicador.
Facturas en lote
Las facturas agrupables pueden plegarse en una factura consolidada — un Opp Invoice Batch (consulta Facturas consolidadas). Mientras una factura está en un lote, debe permanecer alineada con el lote en sus campos de encabezado: la cuenta, la cuenta por cobrar, la propiedad, la oportunidad, la fecha de facturación y la fecha de vencimiento deben coincidir todas. Intenta cambiar una fuera de línea y REDA te lo impide:
Eliminar y corregir facturas
REDA protege deliberadamente las facturas que llevan dinero o pertenecen a un lote. Una factura no se puede eliminar una vez que se le ha aplicado cualquier monto — es decir, su saldo ya no es igual a su total — o mientras forma parte de un lote. Intenta hacerlo y verás:
La regla práctica: si un cobro, una condonación o un ajuste ha tocado la factura, o está en un lote, queda bloqueada contra la eliminación. Para corregir una factura así no la eliminas — usas las herramientas de condonación y ajuste de la extensión de contabilidad, o reviertes el efectivo aplicado allí. Para liberar una factura de un lote, primero quítala del lote.
Referencia de campos
Los campos de la factura, agrupados como aparecen:
| Grupo | Campo | Significado |
|---|---|---|
| Procedencia | Oportunidad | El contrato de arrendamiento o negocio que se factura |
| Cargo de la oportunidad | El cargo de origen (orígenes recurrente / único) | |
| Parent Invoice | Solo se define en facturas de recargo por mora — la factura vencida | |
| Auto Created (Sys) | Activo en toda factura generada | |
| Enrutamiento | Account | Bill-to (la cuenta del negocio al momento de la generación) |
| Default Receivable Account | Cuenta del propietario, o el destino de traspaso | |
| Property / Charge Code | Propiedad facturada y categoría de facturación resuelta | |
| Montos | Base Amount | Monto calculado por REDA (obligatorio) |
| Tax / Received / Waived / Adjustment | Mantenidos por la extensión de contabilidad | |
| Total Amount | Base + Tax | |
| Balance Amount | (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment) | |
| Fechas y comentario | Billing Date | Inicio del período; día de generación para cargos únicos / recargos (obligatorio) |
| Due Date | Billing Date + los días de gracia del código (obligatorio) | |
| From / To Date, Billing Comment | Período cubierto; el comentario gana un sufijo "[from - to]" en facturas recurrentes | |
| Batch | Opp Invoice Batch | Pertenencia a una factura consolidada (deben coincidir seis campos de encabezado) |
Ejemplo práctico: la renta de febrero de Aisha
Aisha Rahman renta Meridian Court #101 por 1,200.00 al mes, con un código de cargo de renta que otorga 5 días de gracia. Su factura de febrero muestra:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Base Amount | 1,200.00 |
| Tax Amount | 0.00 |
| Total Amount | 1,200.00 |
| From / To Date | 1 feb – 28 feb |
| Billing Date | 1 feb |
| Due Date | 6 feb (1 feb + 5 días de gracia) |
| Billing Comment | … con el período cubierto agregado como un rango entre corchetes |
| Received/Applied Amount | 800.00 (un pago parcial, escrito por la extensión) |
| Balance Amount | 400.00 (1,200.00 − 800.00) |
Qué sigue
- Códigos de cargo — días de gracia, enrutamiento y traspaso, todo se configura aquí.
- Cómo funciona la facturación recurrente — cómo se generan las facturas de renta mes tras mes.
- Prorrateo — por qué una primera o última factura no es un mes completo.
- Facturas consolidadas (lotes) — cómo se combinan las facturas y qué queda bloqueado.
- Recargos por mora — las facturas que llevan un enlace Parent Invoice.
Preguntas frecuentes
El código de cargo otorga días de gracia de pago. REDA fija la fecha de vencimiento como la fecha de facturación más esos días de gracia. Si quieres que venzan el mismo día de la facturación, elimina los días de gracia en el código de cargo.
Verás "This Opp Invoice cannot be deleted." La eliminación se bloquea en cuanto se aplica cualquier monto — un monto recibido, condonado o ajustado hace que el saldo ya no sea igual al total — o mientras la factura esté en un lote. Primero revierte las aplicaciones en la extensión de contabilidad o quítala del lote, o corrígela con una condonación o un ajuste en su lugar.
Las facturas en un lote deben permanecer alineadas con él: "La cuenta por cobrar, la cuenta, la propiedad y la fecha de facturación del lote deben ser las mismas que las del registro de factura del opp." Quita la factura del lote para cambiar estos campos de encabezado.
De la extensión de contabilidad — su motor de impuestos fija el impuesto, y la aplicación de efectivo fija el monto recibido. REDA nunca los escribe por sí mismo.
Es una factura de recargo por mora. La Parent Invoice es la factura vencida que originó el recargo, y encontrarás el recargo listado en las Related Invoices de la factura padre.
Las facturas recurrentes agregan el período que cubren — las fechas desde y hasta — al comentario de facturación como un rango entre corchetes, para que el período cubierto sea visible en la factura.
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