Retiros y Estados de Cuenta de Propietarios

Cada mes surgen dos preguntas para cada propietario que administras: ¿cuánto puede retirar el propietario? y ¿qué le enviamos? Cuando ejecutas REDA Financials, REDA responde ambas — y hace la aritmética por ti. Un retiro de capital del propietario calcula exactamente cuánto puede retirar un arrendador, lo divide entre copropietarios según su participación y contabiliza el pago. Los estados de cuenta de propietarios totalizan el ingreso, el gasto y el saldo de cada portafolio para el mes, generan un PDF con marca personalizada y lo envían por correo al propietario según una programación. Esta guía está dirigida al personal de servicios al propietario y de finanzas de administración de propiedades, y no asume conocimientos previos de contabilidad — cada término se define a medida que avanzamos. Al terminar podrás ejecutar un retiro, seguir ambos cálculos cifra por cifra, configurar la reserva de garantía y el día de envío del estado de cuenta, y saber dónde vive cada marca de auditoría.

Cómo encajan los retiros y los estados de cuenta

Ambos flujos leen el mismo libro contable subyacente, desde dos direcciones. La renta cobrada a los inquilinos entra; los honorarios de administración y los gastos de propiedad salen; lo que queda pertenece al propietario. El retiro es la acción — lee ese saldo restante y contabiliza el pago al propietario. El estado de cuenta es el relato de eso — el mismo ingreso, gasto y saldo, redactado para que el propietario lo lea. Uno mueve dinero; el otro lo explica. Como comparten una misma fuente, un estado de cuenta y un retiro para el mismo propietario deberían contar una historia consistente.

Por eso importa el orden de tu trabajo mensual. Las rentas deben registrarse y los honorarios de administración calcularse antes de ejecutar un retiro, para que el saldo que ve el retiro esté completo; y un estado de cuenta es más útil una vez que la actividad del mes se ha consolidado. REDA no te impone un orden, pero ejecutar cualquiera de los dos contra un mes a medio cerrar produce cifras que tendrás que explicar después. Ninguno de los dos flujos toca los libros propios de la administradora de propiedades — un retiro es el propietario pagándose a sí mismo desde los libros del propietario, y un estado de cuenta simplemente reporta sobre esos mismos libros.

Parte 1: cómo se calcula un retiro

Un propietario no puede simplemente retirar todo el efectivo que cobraron sus propiedades. Parte se debe a otros — depósitos de inquilinos que estás reteniendo, facturas aún no pagadas — y parte se mantiene deliberadamente en reserva. El retiro calcula lo que realmente está libre para pagarse, y lo hace desde el inicio de los registros del propietario hasta la fecha de retiro — no solo del mes en curso. Intervienen tres ingredientes:

A partir de esos tres, REDA ejecuta una breve cadena de restas:

Aquí está esa cadena rastreada de principio a fin para un propietario. Las cifras provienen del libro contable del arrendador en REDA Financials — cómo se acumulan es territorio contable, cubierto en el centro de ayuda de REDA Financials; el retiro simplemente las lee y hace la resta.

La regla de que un retiro solo se contabiliza cuando el monto es positivo es deliberada: evita que la ejecución le pague alguna vez a un propietario dinero que no existe. Un propietario cuya reserva supera su saldo disponible simplemente no recibe retiro ese período.

Cómo se divide el retiro entre propietarios

Muchas propiedades tienen más de un dueño. Cuando es así, REDA divide el retiro entre los copropietarios según sus porcentajes de titularidad, usando los registros de titularidad vigentes en la fecha de retiro. A cada propietario se le paga su parte como un documento independiente, de modo que todos tienen su propio registro claro de lo que recibieron.

Las participaciones de titularidad se capturan en registros de Titularidad de la Cuenta (Account Ownership), cada uno con una Cuenta Principal (el arrendador), una Cuenta del Propietario (el copropietario), un Porcentaje de Titularidad, y una Fecha de Inicio de Titularidad / Fecha de Fin de Titularidad para que la división pueda cambiar con el tiempo. El retiro usa las participaciones que estén vigentes en la fecha de retiro.

Qué genera una ejecución de retiro

Una ejecución es más que una sola cifra — registra todo el cálculo y luego contabiliza el pago como documentos contables reales, de modo que exista un rastro de auditoría desde la cifra del retiro hasta el libro contable.

Cada línea de retiro registra las cifras exactas detrás del pago:

El Producto de Retiro del Propietario (Owner Draw Product) a partir del cual se construye el pago vive en cada Entidad y se configura cuando activas la cuenta — por eso ese valor predeterminado debe estar establecido antes de ejecutar (ver Activar una Cuenta de Cliente como Entidad Financiera). Cuando la ejecución se completa, la cuenta de cada propietario queda marcada con su Fecha del Último Retiro del Propietario, de modo que puedas ver de un vistazo a quién se le pagó en el período.

Cómo ejecutar un retiro, paso a paso

Una ejecución solo funciona para arrendadores que están configurados para ello. Confirma los prerrequisitos y luego ejecuta:

Un arrendador que seleccionaste puede quedar fuera de la ejecución igualmente, y la vista previa indica por qué. Las razones habituales son que la cuenta no está marcada como Active PM Client, que su entidad no tiene un Producto de Retiro del Propietario configurado, o que simplemente no hay nada que pagar — el saldo disponible es cero, o la reserva de garantía es igual o mayor a él (ambos casos resultan en un monto de retiro de cero o menos, por lo que no se contabiliza nada). Cada razón apunta a un campo de configuración o a un saldo que en verdad no deja nada por retirar; corrige lo primero, y vuelve a ejecutar para lo segundo una vez que se haya consolidado más renta.

Parte 2: cómo se calcula un estado de cuenta

El estado de cuenta es el relato del mismo libro contable, dirigido al propietario: lo que entró, lo que salió, lo que se le pagó al propietario y en qué queda el saldo. REDA lo construye a partir de los movimientos contables registrados contra un portafolio — una agrupación de las propiedades y cuentas de un propietario — para un solo mes, y lo renderiza como PDF. Cuatro cifras componen el estado de cuenta, y se combinan en un saldo de cierre.

La cifra de cierre es una sola cadena de suma y resta:

Rastreado para una cuenta de propietario durante el mes de junio:

La parte de cada propietario

Cuando la cuenta de propietario de un portafolio es compartida, el estado de cuenta no solo muestra el panorama completo — también reparte el ingreso y los gastos entre cada propietario según cuánto del período le perteneció y en qué porcentaje. Esto importa cuando la titularidad cambia a mitad de mes o cuando varias partes tienen participaciones distintas.

La parte es un factor construido a partir de dos cosas: la fracción del mes en que el propietario tuvo la participación, y su porcentaje de titularidad.

Si ese propietario hubiera tenido la participación solo la mitad del mes, la fracción de días de titularidad caería a 15 ÷ 30 = 0.5, reduciendo el factor a la mitad, a 0.20, y su neto en la misma proporción. El prorrateo siempre usa días completos e inclusivos, de modo que una participación mantenida del día 1 al último día del mes cuenta como el período completo.

Cómo se envían los estados de cuenta

Los estados de cuenta se envían automáticamente, un portafolio a la vez, en un día que tú eliges. El mecanismo es simple: cada día, REDA busca los portafolios cuyo Día de Envío del Estado de Cuenta coincide con la fecha de hoy, y por cada coincidencia genera y envía el estado de cuenta de ese portafolio correspondiente a todo el mes calendario anterior.

La apariencia del estado de cuenta — logo, colores, fuentes, tamaño de página — proviene de la marca de tu Entidad y de su plantilla de estado de cuenta en REDA Financials, no de esta pantalla. Si quieres cambiar cómo se ve el PDF, eso se configura del lado contable; consulta el centro de ayuda de REDA Financials.

Ejemplo práctico: Continental Holdings y Meridian

Tu empresa, Meridian Properties, administra para el propietario Continental Holdings, cuyas propiedades están en el Meridian Core Portfolio (Harbour Tower y Meridian Court). Aquí están ambos flujos para el cierre de junio, de principio a fin.

El retiro. En la fecha de retiro, los saldos de administración de propiedades de Continental Holdings reflejan un saldo de activos de 18,000.00 y un saldo de pasivos de 5,000.00, y su cuenta tiene un Monto Acumulado de Depósito en Garantía de 2,000.00:

La ejecución contabiliza dos Facturas de Compra de Gastos Contabilizadas en la Entidad de Continental Holdings — 6,600.00 al propietario principal y 4,400.00 al copropietario, que suman de nuevo 11,000.00 — cada una construida a partir del Producto de Retiro del Propietario, y marca la Fecha del Último Retiro del Propietario de la cuenta.

El estado de cuenta. El Día de Envío del Estado de Cuenta del Meridian Core Portfolio es el día 5, así que el 5 de julio REDA genera y envía por correo a Continental Holdings su estado de cuenta de junio. El mes cierra en:

Si la cuenta de Continental Holdings es compartida y un copropietario tiene el 40% durante todo el mes, la parte de ese propietario en el estado de cuenta refleja una parte del ingreso de 3,600.00 y una parte de los gastos de 1,400.00, para un neto de 2,200.00. El campo Último Envío del Estado de Cuenta del portafolio marca el 5 de julio, y el PDF queda adjunto al portafolio para que cualquiera lo reabra.

Un Owner Equity Draw completado, OED-00434. Los datos destacados muestran Status Completed y Total Amount $3,312.00; la sección Results confirma Total Lines 1, Succeeded 1, Failed 0. Las cifras de trabajo por propietario — saldo de activos, saldo de pasivos, disponible para el propietario y reserva de garantía — están en cada fila de la pestaña Draw Lines, y la factura de pago resultante está enlazada desde la pestaña Purchase Invoices.

El pago que produjo el retiro — una Expense Purchase Invoice Contabilizada (Posted) con el propietario, Continental Holdings, como Vendor y Total $3,312.00. El panel Invoice Summary muestra la insignia verde POSTED y Balance Due $0.00, y su Description dice "Owner Equity Draw | Continental Holdings (100.00%)."

El registro del Meridian Core Portfolio. Sus datos destacados muestran Properties #4, Primary Contact Aisha Rahman e Is Portfolio Active marcado, con una acción Generate Statement en el encabezado. El panel Files (1) a la derecha contiene el PDF generado Portfolio Statement — Meridian Core Portfolio (Jul 1, 2026), adjunto para que cualquiera lo reabra. (Los campos de programación del estado de cuenta — Send Day, Last Statement Sent On — están en la pestaña Details.)

La primera página del PDF del estado de cuenta generado para Continental Holdings, período 01 Jul – 31 Oct 2026. La banda de resumen cuadra de principio a fin: Previous Balance 0.00, Income 3,600.00, Expenses 288.00, Disbursements 3,312.00, Ending Balance 0.00 — detallado abajo en las tres líneas de renta, el gasto de honorarios de administración, y el desembolso del owner equity draw.

Tablas de referencia

Dónde vive cada configuración y marca. Estos son los campos que configuras y consultas para ambos flujos:

Prerrequisitos para ambos flujos. Un retiro o un estado de cuenta solo funciona cuando su configuración está completa:

Qué sigue

1. Automatización de honorarios de administración — los honorarios reducen lo que un propietario puede retirar, así que ejecútalos antes de un retiro.
2. Activar una Cuenta de Cliente como Entidad Financiera — donde se configuran el Owner Draw Product y la Default Bank Account.
3. Transferencias bancarias EFT / Procesamiento NACHA — pagar un retiro electrónicamente.
4. Programación de Jobs en Segundo Plano — activar el job de correo de estados de cuenta.
5. Dimensiones de propiedad en los informes financieros — lo que mantiene las cifras del estado de cuenta correctamente atribuidas.
6. Cómo REDA Trabaja con REDA Financials — toda la costura sobre la que se apoyan estos flujos.

Preguntas frecuentes