Integração de e-mail e calendário
O REDA envia e-mail de verdade — e-mails em massa para os participantes do Conselho, notificações de acesso de visitantes e de despesas — e cria entradas reais de calendário quando você agenda uma visita ou programa uma inspeção. Mas a infraestrutura que faz essas mensagens chegarem às caixas de entrada e aos calendários é do Salesforce, não da REDA: as integrações do Gmail e do Outlook, a capacidade de entrega de e-mail, os endereços de toda a organização e a sincronização de calendário. Por isso este artigo trata essa infraestrutura de forma breve e remete à documentação do Salesforce. O que ele cobre por completo é quais recursos da REDA realmente dependem dela — e um recurso que você não deve tentar configurar porque não está na edição publicada. Ao terminar a leitura, você saberá exatamente de quais peças de integração a REDA depende e quais são puramente do Salesforce.
Acesso necessário. Direitos de administrador do Salesforce (Customize Application, Manage Email Administration). Enviar e-mail em massa da REDA exige ainda o conjunto de permissões da REDA correspondente ao recurso — para o e-mail em massa de Evento do Conselho que vem de fábrica, é o REDA - Council Management Admin — mais acesso a fluxos e a e-mail no lado da organização, já que a permissão para executar fluxos é concedida pela organização, e não pelo REDA.
Quais recursos da REDA enviam e-mail
Vários recursos da REDA geram e-mail de saída, e todos eles se apoiam no envio de e-mail do Salesforce:
- E-mail em massa — a ação rápida E-mail em massa em um registro de Evento do Conselho envia às pessoas que participam do evento por meio de um fluxo de envio configurável (consulte Configurações de e-mail em massa).
- Notificações — a REDA traz tipos de notificação personalizados, entre eles Permit Visitor Access Notification e Expense Reconciliation Calculation Notification, entregues dentro do aplicativo e por e-mail.
- E-mails de conclusão de trabalho — várias ações em lote da REDA enviam um e-mail a quem as iniciou quando o trabalho termina. Por exemplo, ao enviar um ajuste por inflação aparece: "Job to calculate inflation adjustment is submitted. You will receive an email when the job is complete."
Para auditar o que a REDA enviou, use o próprio rastreamento de e-mail do Salesforce — o histórico de e-mail registrado em cada registro (e, onde estiver habilitado, o rastreamento do Enhanced Email). Um tipo de relatório dedicado REDA Email Messages (Sent/Received) vem com a REDA e aparece em Outros relatórios do seletor Novo relatório. Ele é construído sobre EmailMessage e cobre os e-mails capturados pela Integração de e-mail da REDA.
Capacidade de entrega para o e-mail da REDA
Nenhum e-mail da REDA chega ao destino a menos que a organização do Salesforce esteja configurada para enviá-lo. Três controles do lado da organização são importantes:
- Capacidade de entrega de e-mail. Se o nível de acesso de entrega da organização não permitir o e-mail de saída, os e-mails em massa e as notificações da REDA simplesmente não serão enviados. Configure-o para permitir o e-mail que você pretende enviar.
- Endereços de toda a organização. Um endereço verificado com a marca da empresa (por exemplo, notifications@suaempresa) é o remetente preferencial para o e-mail em massa da REDA — mas observe que nenhum endereço de toda a organização vem com a REDA nem existe por padrão. Até que o seu administrador crie e verifique um na Configuração, a opção de remetente com a marca da empresa simplesmente não estará disponível, e o E-mail em massa da REDA voltará a enviar como o usuário atual ou como o usuário padrão do fluxo de trabalho. Primeiro adicione e verifique um endereço de toda a organização e depois aponte o E-mail em massa para ele (veja a seguir).
- SPF / DKIM / DMARC. Esses registros de autenticação do lado do DNS mantêm o e-mail de saída da REDA fora das pastas de spam. São autenticação de e-mail padrão, sem valores específicos da REDA.
Configuração do remetente do E-mail em massa da REDA
O E-mail em massa da REDA permite escolher de quem o e-mail vem. O remetente pode ser o usuário atual, o usuário padrão do fluxo de trabalho ou um endereço de toda a organização. O endereço de toda a organização é a melhor escolha quando você quer que a mensagem chegue de um endereço com a marca da empresa em vez de uma pessoa — mas ele só fica selecionável depois que o seu administrador verifica um na Configuração; uma organização nova não tem nenhum. Configure isso uma única vez, como parte da configuração do e-mail em massa (consulte Configurações de e-mail em massa).
Integração com Google / Microsoft
Conectar a REDA ao Gmail ou ao Microsoft 365 usa as integrações do Salesforce — as integrações do Gmail e do Outlook e a sincronização de calendário (por meio do Einstein Activity Capture ou das integrações clássicas). O REDA não traz nada próprio aqui. O REDA se beneficia da conexão porque registra Atividades — tarefas e eventos — nos seus registros, e os seus recursos de agendamento criam Eventos de calendário que a integração pode exibir na caixa de correio e no calendário do usuário.
Os recursos da REDA baseados em calendário
As reservas, as visitas a imóveis e as inspeções da REDA criam Eventos do Salesforce — entradas reais de calendário. O status de uma reserva, por exemplo, é sincronizado com o status da visita no Evento de calendário vinculado a ela. Portanto, "integração de calendário" para a REDA significa, na prática, uma única coisa: garantir que os Eventos que a REDA cria cheguem aos calendários do Google ou do Outlook dos usuários por meio da sincronização de calendário do Salesforce. Ative a sincronização de calendário e as reservas e visitas de um corretor aparecerão automaticamente no calendário externo dele.
Recepção de e-mail de entrada — já disponível
Pontos de contato da REDA vs. infraestrutura do Salesforce
| Ponto de contato da REDA | O que ele precisa (Salesforce, lado da organização) |
|---|---|
| E-mail em massa de Evento do Conselho | Capacidade de entrega ativada; um remetente (recomenda-se um endereço de toda a organização); acesso para executar fluxos |
| Notificações Permit Visitor Access / Expense Reconciliation | Entrega de notificações mais capacidade de entrega de e-mail |
| E-mails de conclusão de lote (inflação e outros) | Capacidade de entrega de e-mail ativada |
| Atividades registradas em registros da REDA | Integração com o Gmail / Outlook; acesso a tarefas e eventos (lado da organização) |
| Eventos de reserva / visita / inspeção | Sincronização de calendário (Google / Outlook) para exibir os Eventos externamente |
| Auditoria do e-mail da REDA | Histórico / registros de e-mail padrão do Salesforce (sem tipo de relatório específico da REDA na versão atual) |
| Recepção de e-mail de entrada / Unmatched Emails | Disponível na edição Platform — consulte REDA Email Services |
Exemplo prático: tornar o e-mail da REDA confiável antes da entrada em produção
A Meridian Properties está se preparando para entrar no ar. Esta é a lista de verificação de capacidade de entrega e calendário:
Para ativar também a recepção de e-mail de entrada (sincronização automática mais e-mail para Lead e e-mail para Solicitação de serviço), siga Email Services: Configuração e ativação.
O que vem a seguir
- Configurações de e-mail em massa — a configuração do remetente e do fluxo de envio.
- Registros assíncronos do REDA — de onde vêm os e-mails de conclusão de trabalho.
- Personalizando Objetos da REDA — como estender os objetos da REDA com segurança.
- Edições: Platform vs. Sales Cloud — as diferenças de e-mail entre as edições.
Perguntas frequentes
Verifique a infraestrutura do Salesforce: a Capacidade de entrega de e-mail precisa permitir o envio de e-mail, você precisa de um remetente verificado (recomenda-se um endereço de toda a organização) e SPF, DKIM e DMARC devem estar configurados. O REDA se apoia no e-mail do Salesforce, portanto são esses controles que decidem se a mensagem chega.
Não. Use as integrações do Gmail e do Outlook do Salesforce e a sincronização de calendário. O REDA registra Atividades e cria Eventos que essas integrações exibem.
Elas criam Eventos do Salesforce. Ative a sincronização de calendário do Salesforce para exibir esses Eventos no calendário externo do usuário.
Ela está disponível na edição Platform. Atribua o conjunto de permissões REDA - Email Integration, ative o serviço de e-mail de entrada e direcione as suas mensagens para o endereço dele — o passo a passo completo está em Email Services: Configuração e ativação.
Ele é configurável: o usuário atual, o usuário padrão do fluxo de trabalho ou um endereço de toda a organização. Um endereço de toda a organização com a marca da empresa é a melhor escolha, mas ele só fica selecionável depois que o seu administrador verifica um na Configuração — uma organização nova não tem nenhum, então o E-mail em massa usa por padrão o usuário atual ou o usuário padrão do fluxo de trabalho até você adicionar um.
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