Gerando Faturas

Você já configurou uma cobrança em um contrato de locação — mas como a fatura sai de fato? Este é o complemento prático de Como Funciona o Faturamento Recorrente: aquele artigo explica o conceito; este é a tarefa. Há três formas de produzir uma fatura na REDA — você marca o opt-in de uma cobrança e ela é faturada na hora, uma execução agendada fatura o próximo período sozinha, ou um administrador roda os trabalhos de cobranças de locação. Você vai aprender as três, além das duas condições que toda fatura precisa cumprir e o checklist para percorrer quando nada é gerado. Não é necessário nenhum conhecimento prévio da REDA.

Primeiro, as duas condições

Não importa como a fatura seja produzida, uma cobrança só é faturada quando cumpre duas condições — as mesmas duas explicadas em Como Funciona o Faturamento na REDA:

Vale esclarecer uma coisa sobre a primeira condição: Create Opp Invoice é um opt-in persistente. Uma vez marcado, ele permanece marcado — a REDA nunca o desmarca silenciosamente depois de faturar. (Um texto de ajuda de campo mais antigo sugere o contrário; o comportamento atual é que o interruptor continua ligado.)

Gerar uma fatura sob demanda

A forma mais rápida de emitir uma fatura agora é simplesmente marcar o opt-in da cobrança. Marcar Create Opp Invoice em uma cobrança — seja ao criá-la, seja ativando-o depois — dispara o faturamento imediatamente:

A execução recorrente agendada

O aluguel contínuo não precisa de uma pessoa para emitir a fatura de cada mês — uma execução agendada em segundo plano faz isso. A cada execução, o motor recorrente procura oportunidades de locação que estejam ativas para contabilidade, tenham uma propriedade definida e carreguem cobranças elegíveis para recorrência cujo Create Opp Invoice esteja ligado e cuja data da próxima fatura coincida com a data da execução, e emite essas faturas. Fundamental: ele fatura com antecedência — a execução de um determinado dia fatura o próximo período, então uma execução no início de um mês produz a fatura do período seguinte. O conceito completo está em Como Funciona o Faturamento Recorrente.

Os trabalhos administrativos de cobranças de locação

Para administradores, a ação Leasing Charges - Admin Jobs executa o processamento de cobranças de locação que acontece nos bastidores. É um utilitário de manutenção, restrito ao conjunto REDA - Master Data - Admin — rode-o sem esse acesso e a REDA responde "Invalid request or insufficient permissions. Contact your system admin for further assistance." Recorra a ele quando um administrador precisar reprocessar cobranças de locação; o faturamento do dia a dia não exige isso.

Quando nada é gerado

A pergunta mais comum sobre faturamento é "por que não faturou?" — e quase sempre é uma das condições ou uma falha de agendamento. Percorra este checklist em ordem:

Como é cada fatura gerada

Independentemente de como tenha sido produzida, uma fatura gerada se lê da mesma forma (percorrida por completo em Faturas Explicadas):

• Amount — o valor líquido da cobrança (valor da cobrança vezes as ocorrências, menos qualquer desconto), prorrateado quando a cobrança prorrateia. Veja Prorrateio.
• Billing Date — o início do período (hoje, para uma cobrança única). Due Date — a data de faturamento mais os dias de carência do código de cobrança. Veja Códigos de Cobrança.
• Consolidation — faturas recorrentes agrupáveis são reunidas em um único lote quando duas ou mais compartilham a mesma chave de agrupamento. Veja Faturas Consolidadas (Lotes).

As três formas de produzir uma fatura

Exemplo prático: a primeira fatura de Aisha

Aisha Rahman está se mudando para Meridian Court #101 por 1.200,00 ao mês, e o contrato de locação dela chegou a Occupied - Pending Move In — portanto está ativo para contabilidade.

Sob demanda: o agente de locação adiciona a cobrança de aluguel e marca Create Opp Invoice. A primeira fatura é gerada imediatamente — o aluguel do período inicial e, se o contrato de locação começou na data limite da regra ou depois dela, também a do período seguinte (a fatura dupla do primeiro ciclo, por design, explicada em Como Funciona o Faturamento Recorrente).

Agendada: a partir do mês seguinte, a execução recorrente agendada fatura sozinha, com antecedência, os 1.200,00 do mês seguinte — desde que um administrador tenha agendado o trabalho recorrente mensal.

O contraste: se o contrato de locação não estivesse ativo para contabilidade, ou se o interruptor Create Opp Invoice estivesse desligado, nada seria gerado — e não haveria nenhum erro sinalizando isso. É exatamente para esse silêncio que serve o checklist acima.

As faturas que uma cobrança de aluguel produz, listadas na guia Accounting do contrato de locação de Aisha, que está ativo para contabilidade. Cada execução mensal acrescentou uma fatura de aluguel de 1.200,00 (OI-65/66/69) ao lado de uma fatura de ordem de serviço de 350,00 (OI-70), cada uma com suas próprias datas de Billing e Due.

A guia Trabalhos Agendados do REDA Admin Console — o trabalho Cobranças Recorrentes fica no catálogo com seu botão Agendar e o horário de execução recomendado.

O que vem a seguir

1. Como Funciona o Faturamento Recorrente — o conceito por trás da execução agendada, e a fatura dupla do primeiro ciclo.
2. Como Funciona o Faturamento na REDA — as duas condições, em detalhe.
3. Faturas Explicadas — como ler a fatura que você acabou de gerar.
4. Faturas Consolidadas (Lotes) — como faturas agrupáveis são combinadas.
5. Prorrateio — por que uma primeira fatura pode não cobrir um mês inteiro.

Perguntas frequentes