Códigos de Cobrança
Um código de cobrança é o rótulo que a REDA coloca em cada valor que fatura — Aluguel, Multa por Atraso, Depósito de Segurança, Recuperação de Utilidades, e assim por diante. É uma pequena peça de configuração com um efeito desproporcional: o código de cobrança decide quem é cobrado pela fatura, quantos dias o locatário tem para pagar, se a fatura é combinada em uma fatura consolidada, e se o valor pode acumular uma multa por atraso. Este artigo explica o que é um código de cobrança, percorre cada opção que ele possui, e responde à pergunta que mais confunde as pessoas: quando a REDA gera uma fatura, qual código de cobrança efetivamente é usado nela? Não é necessária nenhuma experiência prévia com a configuração da REDA — cada termo é definido conforme aparece.
Acesso necessário. Criar e editar códigos de cobrança exige o conjunto de permissões REDA - Master Data - Admin; REDA - Master Data - Read Only permite visualizá-los, mas não alterá-los.
O que é um código de cobrança
Pense nos códigos de cobrança como o seu vocabulário de faturamento — um conjunto fixo e reutilizável de categorias que toda cobrança e toda fatura usa. Quando alguém configura o aluguel em um contrato de locação, adiciona uma taxa de amenidade, ou configura uma regra de multa por atraso, essa pessoa escolhe um código de cobrança para indicar que tipo de valor é esse. Essa única escolha carrega consigo um conjunto de comportamentos para cada fatura que a cobrança gera.
Códigos de cobrança são dados mestres — registros de referência compartilhados que você configura uma vez e reutiliza em todo lugar, como um plano de contas. Como cobranças e faturas históricas fazem referência ao seu código, você nunca exclui um código obsoleto; em vez disso, você o desativa (veja a opção Is Active abaixo). Isso mantém os registros antigos legíveis, ao mesmo tempo em que remove o código das novas seleções.
As opções, uma a uma
Um código de cobrança é, na maior parte, um conjunto de opções e valores padrão. Veja a seguir o que cada uma faz, agrupadas pela função que desempenham. Raramente você define todas elas — a maioria dos códigos precisa apenas de um nome, Is Active, e talvez um número de dias de carência.
Códigos de repasse: redirecionando a conta a receber
Por padrão, o valor de uma fatura é devido à Owner Account do imóvel — o locador em cujo nome a cobrança é feita. Um código de repasse (pass-through) muda isso. Quando você marca Is Pass Through, três coisas mudam em cada fatura que o código gera:
- A conta a receber muda. A conta a quem o valor é devido passa a ser a Default Receivable Account do código, se houver uma definida; se não houver, recai sobre a PM Company/Entity do imóvel (sua empresa administradora) em vez do proprietário.
- O imóvel pode ser trocado. Se o código tiver uma Default Property, a fatura é marcada com esse imóvel em vez do imóvel do próprio contrato de locação.
- Nunca entra em um lote. Faturas de repasse são excluídas das faturas consolidadas, mesmo que Group Invoices esteja marcado — então uma cobrança de repasse sempre permanece como uma fatura própria.
- Mais uma condição, diga o que disser o código. Uma fatura entra em um lote apenas se o código tiver Group Invoices ligado, não for de repasse e o valor for maior que zero. Uma linha de valor zero ou negativo (um crédito de promoção, por exemplo) sempre fica sozinha, seja qual for a configuração do código.
O repasse é a forma de cobrar valores que fluem através do imóvel até outra parte — utilidades recuperadas devidas à entidade administradora, por exemplo, em vez do aluguel devido ao proprietário.
As conexões de recursos
Quatro caixas de seleção decidem se uma cobrança sob este código participa de um motor de faturamento opcional. Cada uma funciona como uma comporta: o motor só processa cobranças cujo código tenha a caixa correspondente marcada.
| Conexão | O que a ativação faz |
|---|---|
| Charge Late Fee | Permite que faturas sob este código acumulem multas por atraso. Uma fatura nunca pode receber uma multa por atraso a menos que seu código tenha isso ativado. Consulte Multas por Atraso. |
| Include In Straight-Line Calculation | Adiciona as cobranças deste código aos cronogramas de aluguel em linha reta. Consulte Cronogramas de Aluguel em Linha Reta. |
| Include in Inflation Calculation | Permite que os ajustes de inflação reajustem as cobranças deste código. Consulte Ajustes por Inflação. |
| Include In Reconciliation Snapshots | Alimenta os instantâneos de conciliação de gestão de imóveis. Configurado aqui; usado nos relatórios de gestão de imóveis. |
Qual código de cobrança é usado na fatura?
Esta é a pergunta que mais causa confusão, porque uma cobrança pode estar vinculada a várias coisas ao mesmo tempo — uma configuração de taxa, um chamado de contrato de locação, uma amenidade — e cada uma delas pode carregar seu próprio código de cobrança. Então qual prevalece?
A regra é simples quando dita claramente: o código vem de onde a cobrança em si veio. Quando a REDA gera uma fatura, ela lê o código de cobrança a partir da origem da cobrança:
| De onde a cobrança veio | Código de cobrança usado na fatura |
|---|---|
| Uma configuração de taxa administrativa (um modelo de taxa) | O código de cobrança da configuração de taxa |
| Uma amenidade do imóvel | O código de cobrança da amenidade |
| Uma promoção | O código de cobrança da promoção |
| Aluguel (a partir da Leasing Rule) | O Rent Charge Code da regra |
| Uma cobrança vinculada a um chamado que também tem uma das origens acima | O código da origem — o código do chamado não é usado |
| Uma cobrança vinculada a um chamado sem nenhuma outra origem | O código do chamado (usado apenas como reserva) |
Na prática, uma cobrança tem apenas uma origem preenchida, então o resumo do dia a dia se sustenta: o código segue a origem da cobrança, e o código de um chamado só entra em ação quando não há mais nada a usar. O comentário de faturamento segue a mesma lógica — a REDA usa a descrição da origem, e só recorre à Default Billing Description do código se a origem não tiver nenhuma.
Exemplo prático: uma utilidade de repasse
Seu portfólio recupera água dos locatários e a deve à entidade administradora, não ao proprietário. Você configura um código Utilities Recovery: Is Active marcado, Is Pass Through marcado, Default Receivable Account = a conta da entidade administradora, Opp Invoice Payment Grace Days = 5, Group Invoices marcado (o que é irrelevante — o repasse nunca é agrupado em lotes).
Aisha Rahman em Meridian Court #101 tem uma cobrança mensal de utilidade de 120,00 sob este código. Quando é faturada no dia 1º, a fatura sai direcionada à entidade administradora — não ao proprietário — vence no dia 6 (data de faturamento dia 1º + 5 dias de carência), e permanece isolada em vez de entrar no lote de aluguel. Em contraste, um código simples de Rent com o repasse desativado: sua fatura é devida à Owner Account do imóvel e é elegível para ser consolidada com outras cobranças agrupáveis.
Referência de campos
Todos os campos de um código de cobrança, de relance:
| Campo | Padrão | O que faz |
|---|---|---|
| Charge Code Name | — | O nome de exibição do código em todos os lugares onde é usado |
| Is Active | Desativado | Só os códigos ativos aparecem nas listas de seleção |
| Description | — | Nota de referência do administrador; nunca aparece nas faturas |
| Default Billing Description | — | Comentário de reserva na fatura quando a origem da cobrança não tem descrição |
| Opp Invoice Payment Grace Days | Em branco | Data de vencimento = Data de faturamento + esse número de dias; em branco significa vencimento no faturamento |
| Group Invoices | Ativado | Permite que a execução recorrente consolide as faturas deste código em um lote |
| Is Pass Through | Desativado | Redireciona a conta a receber, pode trocar o imóvel, e exclui a fatura do agrupamento em lotes |
| Default Receivable Account | — | Conta a receber de primeira escolha para códigos de repasse |
| Default Property | — | Substitui o imóvel da fatura nos códigos de repasse |
| Charge Late Fee | Desativado | Comporta: faturas sob este código podem acumular multas por atraso |
| Include In Straight-Line Calculation | Desativado | Cobranças sob este código entram nos cronogramas de linha reta |
| Include in Inflation Calculation | Desativado | Cobranças sob este código são reajustadas pelos ajustes de inflação |
| Include In Reconciliation Snapshots | Desativado | Cobranças sob este código alimentam os instantâneos de conciliação |
| Region | — | Define quem pode ver o código (compartilhamento baseado em região); o texto do código de região é preenchido pela REDA |
O que vem a seguir
- Como Funciona o Faturamento na REDA — como as cobranças se transformam em faturas, do início ao fim.
- Faturas Explicadas — como interpretar uma fatura gerada, campo a campo.
- Faturas Consolidadas (Lotes) — como as faturas agrupáveis são combinadas.
- Multas por Atraso — o motor controlado pela flag Charge Late Fee.
- Códigos de liquidação — o vocabulário irmão para liquidações.
Perguntas frequentes
Códigos novos começam desativados. Abra o código e marque Is Active — só os códigos ativos aparecem nas listas de seleção onde as cobranças são configuradas.
O código de cobrança dessa fatura é um código de repasse. O repasse direciona a conta a receber para a Default Receivable Account do código ou, se esse campo estiver em branco, para a PM Company/Entity do imóvel — em vez do proprietário.
O agrupamento em lote exige que o código tenha Group Invoices marcado, que não seja um código de repasse, e que o valor seja maior que zero — além de pelo menos duas faturas compartilhando a mesma chave de agrupamento. Se alguma dessas condições não for atendida, a fatura permanece isolada.
É assim por design. A origem da cobrança (configuração de taxa, amenidade, promoção ou aluguel) fornece o código; o código do chamado só é usado quando nenhuma origem fornece um. A origem sempre prevalece.
Não — desative-o em vez disso. Cobranças e faturas históricas fazem referência ao seu código, então a orientação para todos os dados mestres é desativá-lo (desmarcar Is Active) em vez de excluí-lo, o que mantém os registros antigos legíveis e, ao mesmo tempo, remove o código das novas seleções.
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