Email Auto-Sync
Os e-mails que você troca com um prospect ou um residente fazem parte da história daquele relacionamento — mas normalmente ficam na sua caixa de entrada, invisíveis para o resto da sua equipe. O Email Auto-Sync fecha essa lacuna. Ele monitora as caixas de correio que a sua equipe usa para falar com os clientes e, toda vez que uma mensagem sai ou chega, arquiva uma cópia diretamente no registro correspondente da REDA — o Contato, o Lead ou a Solicitação de serviço a que a conversa pertence. Abra o registro e a conversa inteira está ali, na linha do tempo de atividades, com a formatação e os anexos intactos, visível para qualquer pessoa com acesso. Este artigo explica o que o Auto-Sync faz no dia a dia, como ele decide a qual registro um e-mail pertence, o que você vê no registro e como começar a usá-lo.
Acesso necessário. Ler e-mails em um registro exige apenas o seu acesso normal àquele registro. Configurar o Auto-Sync — conectar as caixas de correio e ativar o serviço — é trabalho de administrador, coberto em Configuração do Email Services.
O que o Auto-Sync faz
A função do Auto-Sync é simples de descrever: manter uma cópia fiel das suas conversas de e-mail com clientes nos registros da REDA a que essas conversas dizem respeito, sem que ninguém precise arquivar nada à mão. É a diferença entre um colega assumir um Lead e ver todo o vaivém de relance, em vez de ter que perguntar por aí para reconstruir o histórico.
Veja como isso funciona na prática. A sua equipe continua escrevendo para os clientes exatamente como antes. Nos bastidores, o seu administrador providenciou para que uma cópia de cada mensagem das caixas de correio voltadas ao cliente seja enviada à REDA. A REDA lê essa cópia, determina a qual registro ela pertence e a arquiva ali como um e-mail registrado mais uma entrada de atividade correspondente. O e-mail original na sua caixa de entrada não é tocado; a REDA simplesmente mantém a própria cópia anexada ao registro certo.
Vale a pena saber algumas coisas desde já:
- As duas direções são capturadas. Tanto as mensagens que a sua equipe envia a um cliente quanto as que o cliente responde são arquivadas, de modo que o registro mostra a conversa completa, não apenas um lado.
- As respostas ficam juntas. Quando um cliente responde a uma mensagem anterior, o Auto-Sync a reconhece como parte da mesma conversa e a arquiva no mesmo registro, de modo que a troca de mensagens é lida em ordem, em vez de se espalhar pela organização.
- Só o e-mail real de clientes é arquivado. O Auto-Sync ignora deliberadamente as mensagens entre os seus próprios colegas, as respostas automáticas (avisos de ausência do escritório e afins) e o e-mail em massa — assim os registros permanecem limpos e carregam apenas a correspondência que importa.
- Nada se perde. Se a REDA não conseguir associar um e-mail a um registro com confiança, ela não o descarta. A mensagem fica retida em uma fila de revisão para que um administrador a arquive à mão (veja Quando não é possível fazer a correspondência).
Como a REDA associa um e-mail a um registro
O coração do Auto-Sync é a correspondência — decidir a qual registro da REDA um determinado e-mail pertence. A REDA percorre uma série de verificações em ordem e arquiva o e-mail na primeira correspondência confiável que encontra. Entender essa ordem ajuda você a prever onde uma mensagem vai parar e por quê.
Como a correspondência se apoia primeiro na conversa e depois no endereço de e-mail do remetente, a coisa mais importante que você pode fazer para manter a sincronização precisa é garantir que os endereços de e-mail corretos dos seus clientes estejam registrados nos contatos deles. Um prospect que escreve de um endereço que a REDA nunca viu não pode ser associado automaticamente — essa mensagem vai esperar na fila de revisão até que alguém a conecte.
O que você vê no registro
Quando o Auto-Sync arquiva um e-mail, ele aparece em dois lugares conhecidos do registro, de modo que você pode lê-lo do mesmo jeito que leria qualquer outro e-mail registrado:
| Onde | O que você encontra |
|---|---|
| Linha do tempo de Atividade | Cada e-mail sincronizado aparece como uma atividade, em ordem de data junto às ligações, tarefas e anotações do registro — de modo que o e-mail fica dentro do histórico completo do relacionamento. |
| Lista relacionada E-mails | A mensagem em si, com o assunto, o remetente e os destinatários, e o corpo preservado como foi enviado — incluindo a formatação, de modo que um e-mail formatado é lido no registro exatamente como era na caixa de entrada. |
| Lista relacionada Arquivos | Todos os anexos que o e-mail trazia são salvos nos arquivos do registro, onde você pode abri-los ou baixá-los. |
Cada entrada é marcada como recebida ou enviada, então de relance você sabe se uma mensagem veio do cliente ou foi para ele. Como a conversa completa é arquivada no registro, qualquer pessoa com acesso a ele — um colega que está cobrindo você, um gerente que revisa a conta — vê o mesmo histórico que você, sem precisar de acesso à sua caixa de correio pessoal.
O papel do Inquiry Source
Os Leads na REDA trazem um Inquiry Source — um campo que registra como um prospect chegou até você pela primeira vez: pelo seu site, por uma ligação telefônica, por indicação de um parceiro, e assim por diante. Entre os seus valores está Email, que marca um Lead originado de uma mensagem de e-mail em vez de um formulário web ou de uma ligação.
No seu trabalho do dia a dia, o Inquiry Source é sobretudo um sinal de relatório: ele permite que a sua equipe veja, de relance e em relatórios, quanto do seu funil está chegando por e-mail em comparação com os outros canais. Quando um Lead é criado a partir de um e-mail recebido — o tema do artigo complementar Email-to-Inquiry —, a sua origem é definida como Email, para que a atribuição seja capturada desde o início.
Sob qual pessoa um e-mail de cliente é registrado
Todo e-mail sincronizado é arquivado sob uma pessoa no registro — do mesmo jeito que uma ligação registrada indica com quem você falou. Quando o remetente corresponde a um contato conhecido, esse contato é a resposta natural. Mas parte do e-mail recebido chega de um endereço que a REDA não consegue vincular a uma pessoa específica: um prospect escrevendo pela primeira vez, uma caixa de correio compartilhada, um remetente genérico.
Para que a correspondência ainda tenha um lugar sensato, a REDA usa um contato de caixa de entrada designado para esses casos. Isso é configurado por Região — o seu administrador indica um contato de caixa de entrada padrão para a região — e um Lead individual pode substituí-lo pelo seu próprio. Quando um e-mail não pode ser vinculado a uma pessoa específica, a REDA registra a atividade sob esse contato de caixa de entrada em vez de deixá-la sem atribuição. Você não precisa gerenciar isso; é uma configuração de administrador que garante silenciosamente que toda mensagem sincronizada seja atribuída a alguém, e está coberta em Configuração do Email Services.
Quando não é possível fazer a correspondência
O Auto-Sync foi feito para que nenhum e-mail de cliente seja jamais descartado silenciosamente. Se a REDA percorrer todas as suas verificações de correspondência e ainda assim não conseguir colocar uma mensagem em um registro com confiança — na maioria das vezes porque o endereço do remetente não está registrado em nenhum contato —, o e-mail fica retido na fila de Unmatched Email.
A fila preserva a mensagem completa: assunto, remetente, corpo com a sua formatação e quaisquer anexos. A partir dali, um administrador ou agente de triagem a revisa e a conecta ao contato e ao registro corretos à mão, momento em que o e-mail é arquivado exatamente como teria sido se a correspondência fosse automática. Essa rede de segurança significa que uma mensagem de um endereço desconhecido é adiada, não perdida. A fila e a ferramenta para esvaziá-la estão cobertas em A fila Unmatched Email.
Como começar a usar o Auto-Sync
Para a maioria das pessoas, “usar” o Auto-Sync não significa nada além de seguir trabalhando normalmente — mas veja como extrair valor dele e confirmar que está funcionando:
Exemplo prático: a conversa de um prospect
Uma prospect, Aisha Rahman, escreve para a equipe de locação da Meridian Properties para perguntar sobre uma unidade de dois quartos. Como o endereço de e-mail de Aisha já está no contato dela na REDA — ela já havia feito uma consulta antes —, o Auto-Sync associa a mensagem dela e a arquiva no contato dela e no seu Lead em aberto, marcada como e-mail recebido na linha do tempo de atividades.
Um agente de locação responde da própria caixa de correio com a disponibilidade e uma planta baixa anexada. Essa resposta enviada é arquivada nos mesmos registros, marcada como enviada, e a planta baixa aparece em Arquivos do registro. Quando Aisha responde, o Auto-Sync reconhece a resposta como parte da conversa e a acrescenta no mesmo lugar. Dias depois, um agente diferente, cobrindo o atendimento, abre o Lead de Aisha e lê a troca inteira — os dois lados, em ordem, anexo incluído — sem nunca tocar na caixa de entrada pessoal de ninguém.
Se, em vez disso, Aisha tivesse escrito de um endereço totalmente novo que a REDA não reconhecesse, a primeira mensagem dela teria esperado na fila de Unmatched Email até que um administrador a conectasse a ela — depois disso, ela apareceria nos registros dela exatamente como acima.
O que vem a seguir
- Visão geral da REDA Email Services — como o Auto-Sync se encaixa ao lado do Email-to-Inquiry e do Email-to-Service-Request.
- Email-to-Inquiry — transforme uma consulta enviada por e-mail em um novo Lead automaticamente.
- Email-to-Service-Request — a mesma ideia para as Solicitações de serviço.
- A fila Unmatched Email — onde espera o e-mail que não pôde ser associado, e como esvaziá-la.
- Envio de e-mail pelo REDA — enviar e-mail a clientes de dentro de um registro.
- Solução de problemas do Email Services — o que verificar quando a correspondência não aparece.
Perguntas frequentes
Não. Depois que o seu administrador configurar a cópia do fluxo de e-mail nas suas caixas de correio, a cópia acontece automaticamente em segundo plano. Você escreve para o seu cliente normalmente, e a REDA arquiva a conversa para você.
Se a REDA não conseguiu associar o e-mail a um contato ou registro com confiança, ele não é descartado — ele vai para a fila Unmatched Email para que um administrador o revise e o arquive à mão. Nada é descartado silenciosamente.
Não. O Auto-Sync reconhece os domínios de e-mail da sua própria empresa e ignora as mensagens internas, junto com as respostas automáticas e o e-mail em massa, de modo que apenas a correspondência real de clientes é arquivada.
Não automaticamente — a correspondência depende de o endereço estar registrado em um contato. Uma mensagem de um endereço não reconhecido espera na fila Unmatched Email até que um administrador a conecte. Manter os e-mails dos contatos atualizados é a melhor forma de evitar isso.
O Email Auto-Sync faz parte da edição Platform da REDA. Se você não vê e-mails aparecendo nos seus registros e não tem certeza de qual edição usa, pergunte ao seu administrador.
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