Faturas Consolidadas (Lotes)
Quando o aluguel, o estacionamento e mais algumas cobranças recorrentes são faturados todos no mesmo dia, o locatário não deveria receber quatro contas separadas — deveria receber uma só. Essa conta consolidada única é um lote (seu registro é um Opp Invoice Batch), e a REDA o monta automaticamente durante a execução recorrente. Este artigo explica quando um lote é criado, por que algumas faturas entram nele e outras não, como ler seus valores acumulados e por que às vezes a REDA não deixa você excluir um. Não pressupomos nenhuma experiência prévia com a REDA; cada termo é definido no momento em que aparece.
Acesso necessário. Criar e editar lotes exige o conjunto de permissões REDA - Invoice Management Admin ou REDA - Property Leasing User; o REDA - Invoice Management Read Only pode visualizá-los, mas não alterá-los.
O que é um lote
Um lote é uma única conta consolidada que se coloca à frente de várias faturas do mesmo ciclo no mesmo contrato de locação. Em vez de o locatário receber um documento separado para o aluguel, outro para o estacionamento e outro para uma taxa de serviço — todos com a mesma data —, a REDA os agrupa sob um único registro cuja descrição diz "Periodic Rental Charges." As faturas individuais continuam existindo por baixo; o lote é o invólucro que as apresenta e as totaliza como uma só.
O lote não substitui suas faturas membro — ele as referencia e acumula seus valores. Tudo o que você esperaria de uma conta única (um valor combinado, uma data de vencimento, um saldo) é lido no lote, enquanto cada fatura mantém seu próprio detalhamento.
Quando a REDA cria um lote
Somente a execução recorrente cria lotes — a mesma execução que produz as faturas recorrentes (veja Como Funciona o Faturamento Recorrente). Ao gerar as faturas de um período, ela agrupa as que pertencem umas às outras. Duas condições decidem o agrupamento.
Primeiro, a fatura precisa ser agrupável. Isso vem do seu Códigos de Cobrança: a opção Group Invoices do código precisa estar ativada, o código não pode ser um código de repasse, e o valor da fatura precisa ser maior que zero.
Segundo, pelo menos duas faturas agrupáveis precisam compartilhar a mesma chave de agrupamento. A chave tem sete partes:
Se duas ou mais faturas coincidirem nas sete, a REDA cria um lote e as coloca nele. Uma fatura agrupável sozinha, sem correspondência, permanece independente — nunca se cria um lote para uma única fatura.
O que nunca entra em lote
Algumas faturas nunca entram em um lote, seja qual for a chave:
| Fatura | Entra em lote? |
|---|---|
| Uma fatura única (não recorrente) | Nunca — só a execução recorrente forma lotes |
| Uma fatura cujo código está com Group Invoices desativado | Não |
| Uma fatura cujo código é de repasse | Não |
| Uma fatura com valor igual ou menor que zero | Não |
| Uma fatura agrupável sozinha em sua chave | Não — permanece independente |
| Duas ou mais faturas agrupáveis que compartilham a chave completa | Sim |
Como ler um lote
O número principal de um lote é seu Base Amount — a soma dos valores base de suas faturas membro, acumulada automaticamente. Você nunca o digita: sempre que faturas membro são adicionadas, removidas ou têm seus valores alterados, a REDA o recalcula. Em torno dele ficam os números do lado do caixa mantidos pela extensão de contabilidade — os valores de Tax, Received/Applied, Waived e Adjustment — e dois totais calculados:
- Total Amount = Base Amount + Tax.
- Balance = (Base Amount + Tax) − (Received + Waived + Adjustment) — o que ainda se deve na conta consolidada.
Um campo do lote, Create Accounting Entry, é o sinal que a extensão de contabilidade observa para gerar uma fatura de venda consolidada a partir do lote. A execução recorrente o ativa depois de ter inserido as faturas membro — então um lote observado no instante da criação pode aparecer brevemente com ele desmarcado. Isso é normal; a própria execução o define. (A contabilização em si pertence à extensão de contabilidade — veja Como a REDA funciona com a REDA Financials.)
Regras de participação no lote
Uma fatura membro precisa permanecer alinhada ao seu lote. Se você tentar editar um membro de modo que ele deixe de coincidir com a conta, a conta a receber, o imóvel, o contrato de locação, a data de faturamento ou a data de vencimento do lote, a REDA bloqueia a alteração:
O marcador de participação da fatura no lote é mantido automaticamente para você — e limpo automaticamente se o lote chegar a ser legitimamente excluído, devolvendo a fatura à condição de independente.
Excluir um lote ou suas faturas
Lotes e seus membros ficam protegidos assim que há dinheiro envolvido. Veja o que é permitido e o que não é:
| Tentativa | Resultado | Mensagem |
|---|---|---|
| Excluir uma fatura que está em um lote | Bloqueado | "This Opp Invoice cannot be deleted." |
| Excluir uma fatura com valores aplicados | Bloqueado | "This Opp Invoice cannot be deleted." |
| Excluir uma fatura independente e intocada | Permitido | — |
| Excluir um lote com valores aplicados | Bloqueado | "This Opp Invoice Batch cannot be deleted." |
| Excluir um lote intocado | Permitido — suas faturas são liberadas e sobrevivem | — |
Em resumo: um lote intocado pode ser dissolvido — excluí-lo limpa o marcador de participação em suas faturas, que sobrevivem por conta própria —, mas assim que um pagamento, uma isenção ou um ajuste é lançado, o lote fica bloqueado. Para remover uma fatura membro você precisa dissolver o lote antes, e isso só é possível enquanto ele continuar intocado.
Exemplo prático: a conta de abril do Omar
O contrato de locação de Omar Haddad no Meridian Court #205 fatura três cobranças na execução de abril, todas com data de faturamento em 1º de abril e data de vencimento em 6 de abril:
- Aluguel 3.000,00 — agrupável.
- Estacionamento 150,00 — agrupável.
- Utilidades 120,00 — um código de repasse.
Aluguel e estacionamento compartilham a chave de agrupamento completa — mesma conta, conta a receber, imóvel, contrato de locação, datas e nenhum chamado —, então a REDA os agrupa em lote: um lote com Base Amount 3.150,00 e a descrição "Periodic Rental Charges." A fatura de utilidades é de repasse, então nunca entra em um lote e fica por conta própria.
Mais tarde, a extensão de contabilidade contabiliza o lote e Omar paga 3.150,00. Agora o Balance do lote é 0, enquanto seu Total é 3.150,00 — houve valores aplicados, então o lote fica bloqueado e "This Opp Invoice Batch cannot be deleted." Se nenhum pagamento tivesse sido lançado, o lote recém-criado poderia ter sido dissolvido e suas duas faturas, liberadas.
Referência de campos do lote
| Campo | Origem | Significado |
|---|---|---|
| Opp Invoice Batch # | Numeração automática | A identidade do lote. |
| Opportunity | Vínculo | O contrato de locação que está sendo faturado. |
| Account | Pesquisa (obrigatório) | Conta a ser faturada — precisa coincidir com a dos membros. |
| Receivable Account | Pesquisa (obrigatório) | Entidade que recebe — precisa coincidir com a dos membros. |
| Property | Pesquisa (obrigatório) | Imóvel faturado — precisa coincidir com o dos membros. |
| Billing Date / Due Date | Datas | Datas do ciclo — precisam coincidir com as dos membros. |
| Description | Padrão "Periodic Rental Charges" | O rótulo da conta consolidada. |
| Create Accounting Entry | Definido pela execução após a inserção dos membros | O sinal de contabilização para a extensão de contabilidade. |
| Base Amount | Acumulação automática | Soma dos valores base das faturas membro. |
| Tax / Received / Waived / Adjustment Amount | Mantido pela extensão | Os números do lado do caixa. |
| Total Amount | Calculado | Base Amount + Tax. |
| Balance Amount | Calculado | (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment). |
O que vem a seguir
- Como Funciona o Faturamento Recorrente — a execução que cria os lotes.
- Códigos de Cobrança — as opções Group Invoices e de repasse que decidem o agrupamento em lote.
- Faturas Explicadas — como ler uma única fatura membro.
- Como Funciona o Faturamento na REDA — o modelo mental por trás de tudo isso.
Perguntas frequentes
Para entrar em um lote, é preciso que o Group Invoices do código esteja ativado, que o código não seja de repasse, que o valor seja maior que zero e que pelo menos duas faturas compartilhem a chave de agrupamento completa — conta, conta a receber, imóvel, contrato de locação, data de faturamento, data de vencimento e chamado. Qualquer diferença (dias de carência distintos que geram uma data de vencimento diferente, por exemplo) deixa a fatura de fora.
Havia apenas uma fatura agrupável. O REDA cria um lote somente quando pelo menos duas faturas compartilham a chave; uma fatura sozinha permanece independente.
"This Opp Invoice Batch cannot be deleted." — houve valores aplicados, então o saldo já não é igual ao total e o lote fica bloqueado. Somente um lote intocado pode ser dissolvido.
"This Opp Invoice cannot be deleted." — pertencer a um lote bloqueia a fatura. Dissolva o lote primeiro, o que só é possível enquanto ele permanecer intocado.
"Receivable account, Account, Property and Billing Date on the batch must be same as on opp invoice Record." Uma fatura membro precisa permanecer alinhada ao seu lote nesses campos.
Isso foi útil?