O registro do contrato de locação

Esta é a ideia mais importante da locação na REDA: o registro do contrato de locação e o registro de Oportunidade são o mesmo registro. Quando você abre uma "locação" na REDA, você chega a uma Oportunidade — a central de negócios única da REDA — que, além disso, carrega as datas da locação, um prazo, um locatário, um valor de aluguel e um interruptor de faturamento. Todo o resto na vida da locação — seus encargos, suas faturas, seus chamados, suas inspeções, seu acesso ao portal do residente — fica pendurado nesse único registro. Este artigo é um passeio guiado por ele: como ler o Estágio como o estado da locação, onde vive cada bloco de informação, e quais campos a REDA preenche e mantém para você, para que você nunca lute contra a automação editando-os na mão. Não se pressupõe nenhuma experiência prévia com a REDA.

Um registro, uma locação

Uma Oportunidade é o único objeto de "negócio" da REDA, e ela assume uma face diferente para cada linha de negócio por meio do seu tipo de registro. O tipo de registro Leasing é a locação: ele carrega as datas da locação, o prazo, a conta do locatário, o encargo de aluguel, a política de multa por atraso e de mês a mês, e os vínculos com qualquer locação pai ou filha. Como a locação e o negócio são um mesmo registro, não existe um "objeto de locação" separado para conciliar — a REDA mantém a história inteira em um só lugar.

O REDA até nomeia a locação para você. Em vez de digitar um nome, você define o locatário e a unidade, e a REDA compõe o nome do registro a partir do contato principal e do imóvel (por exemplo, o nome do locatário seguido da unidade locada). Você só sobrescreve o nome no raro caso de precisar de um rótulo personalizado.

O ciclo de vida da locação em um relance

Uma locação avança por uma escada fixa de Estágios, exibida como um Path na parte superior do registro. Ler o Estágio diz exatamente em que ponto da vida a locação está. Para uma locação, os estágios são:

Application - New → Application - Completed → Application - Approved → Application - Denied / Application - Cancelled → Agreement - In Process → Occupied - Pending Move In → Occupied - No Notice → Occupied - Notice (Move Out) / Occupied - Notice (Termination) / Occupied - Notice (Eviction) → Expired

Você conduz na mão os primeiros estágios de solicitação. A maioria das transições posteriores é gravada para você pelos chamados — as listas de verificação curtas e rastreadas que a REDA cria em cada marco (os chamados Lease Agreement, Move In, Renewal, Move Out, Eviction e Termination). Você trabalha o chamado, e o chamado move a locação.

Dois desses estágios também acionam interruptores ocultos dos quais o restante da REDA depende — o mais importante é descrito no passeio pela anatomia abaixo.

O passeio pela anatomia

Os blocos que o tour percorre, em ordem. Lease Dates está preenchido — início, fim e vencimento coincidem — enquanto Renewal Details está vazio, porque esta locação ainda não foi renovada. Aqui o vazio significa algo, não é dado faltando.

O registro da locação é organizado em blocos de campos relacionados. Veja para que serve cada bloco e quais rótulos procurar. Onde um rótulo termina em (Sys), a REDA mantém esse campo automaticamente — leia-o, nunca digite nele.

Locatário e pessoas

O Account Name é a conta do locatário — normalmente definida quando um Lead é convertido na locação. Ele passa a ser obrigatório assim que a locação é ganha, então a REDA impedirá que você salve sem ele. O Primary Contact é a pessoa principal da locação; ele alimenta o nome da locação composto automaticamente e se propaga para as locações filhas. Pessoas adicionais (cossignatários, ocupantes, fiadores) são registradas como Funções de contato na locação; uma nova função em uma locação assume por padrão Lessee. Se um terceiro paga parte do aluguel, a Subsidizer Account e o Subsidy Amount registram quem e quanto, e esse subsídio é herdado por todos os encargos.

Datas e prazo

As datas centrais são Lease Start Date, Lease End Date e Lease Term (Months). A partir delas a REDA deriva a Lease Expiration Date — a âncora que ele usa para detectar a permanência após o vencimento e o faturamento mês a mês. O vencimento é a Renewed Till Date se a locação foi renovada; caso contrário, a Lease End Date. A Actual Move In Date é gravada quando o chamado Move In é encerrado, e a Actual Move Out Date quando uma desocupação, um despejo ou uma rescisão se conclui; a Scheduled Move In Date e a Scheduled Move Out Date são as gêmeas de planejamento definidas mais cedo em cada fluxo. A Renewed Till Date e o Renewal Agreement são gravados pelos chamados de renovação, e a Agreement Signed On é gravada quando o chamado Lease Agreement é assinado e encerrado.

Aluguel

A pesquisa Regra de Locação conecta a locação ao seu motor de políticas (veja Regras de Locação: o Motor de Políticas); ela vem por padrão da regra do imóvel, ou da regra padrão da Região se o imóvel não tiver uma. O Current Rent Charge é o ponteiro da REDA para a linha de aluguel ativa da locação — ele assume por padrão o primeiro encargo de aluguel recorrente com valor acima de zero e é atualizado a cada aniversário plurianual. O Current Rent é o valor líquido desse encargo, e o Rent Variance é o aluguel de mercado do imóvel menos o aluguel atual (um número positivo significa que o locatário está pagando abaixo do mercado). O Max Rent Amount registra o teto quando existe um.

Política de multa por atraso e de mês a mês

A locação carrega sua própria cópia da política de multa por atraso e de mês a mês (holdover) — campos como Late Fee Calculation, Late Fee On, Late Fee %, Late Fee Charge Days, MTM Fee Type e MTM Fee. Esses valores são copiados da Regra de Locação da locação. É importante notar que a REDA os copia novamente da regra toda vez que uma locação ativa é salva, de modo que edições feitas nesses campos em cada locação não se mantêm — a explicação completa e a lista exata de campos estão em Regras de Locação: o Motor de Políticas.

Saldos e totais consolidados

Dois tipos de números vivem aqui. O Total Charge Amount (Not Exact) soma o quadro de encargos configurado; seu nome é um lembrete deliberado de que ele ignora o rateio, então é indicativo, não uma conta. O dinheiro autoritativo vive nos campos de saldo: Invoices Outstanding Balance e Invoice Batches Outstanding Balance se consolidam em Total Outstanding Balance, e o Net Invoice(s) Balance desconta os pagamentos antecipados e o crédito não aplicado — um número negativo significa que o locatário pagou a mais. Prepayments e Unapplied Credit Amount são mantidos pelo motor contábil da REDA, então trate-os como somente leitura.

Indicadores do sistema

Um punhado de caixas de seleção (Sys) resume o estado da locação para que o restante da REDA possa agir sobre ele. A que você precisa conhecer pelo nome é Accounting Active (Sys) — a comporta mestra do motor de faturamento da locação. Ela é ativada quando a locação atinge Occupied - Pending Move In e desativada em Expired; enquanto está ativa, o aluguel recorrente, as multas por atraso, as taxas de mês a mês, o reconhecimento linear, o provisionamento do portal do residente e os pagamentos de indicação dependem dela. Is Active (Sys), Won e IsClosed completam o quadro para os relatórios. Você nunca define esses campos — a REDA os recalcula a cada salvamento.

A faixa Ledger Summary no topo

A faixa no lugar, sobre a locação que ela descreve. Total Outstanding e Net Outstanding batem em $3.950,00 justamente porque nada está sem vinculação — quando esses dois valores divergem, são os dois blocos do meio que explicam a diferença.

Antes de você rolar até os blocos de campos, o registro da locação exibe uma faixa Ledger Summary — uma fileira de indicadores que mostra a posição financeira do locatário em um relance, sem abrir a guia de contabilidade. Leia-os como a manchete; o detalhe sempre vive nas faturas abaixo.

Esses indicadores são mantidos pelo REDA a partir das faturas e dos pagamentos da locação — você nunca digita neles. Quando um locatário liga perguntando sobre o saldo dele, o indicador Net Outstanding costuma ser o número a que ele se refere.

As guias da página do registro

Na parte superior do registro da locação há um Path sobre o Estágio; abaixo dele, um conjunto de guias organiza tudo o que está vinculado à locação:

Na parte superior do registro você também encontra ações rápidas para tarefas comuns: Terms & Charges (o editor de encargos), Submit for Approval, New Ticket, New Booking, Account Ledger (abre o extrato completo do locatário), Post Payment (registra um pagamento na locação), New Lease, Add Child Lease(s), Calculate Straight-Line Schedule e Reset Lease. O Reset Lease limpa os encargos, os chamados e as faturas da locação e a devolve para Application - New — ele só está disponível antes de o locatário ter feito a mudança.

Exemplo prático: lendo a locação de Aisha

Pegue uma locação ativa e leia-a de cima a baixo. Aisha Rahman tem uma locação de 12 meses em Meridian Court #101 a 1.200,00 por mês, com início em 1º de agosto de 2026, em um edifício de propriedade da Continental Holdings. A locação está em Occupied - Pending Move In. Veja o que cada bloco informa:

Na guia Tickets você veria um chamado Move In aberto; encerrá-lo gravará a Actual Move In Date e avançará a locação para Occupied - No Notice. Essa jornada inteira é percorrida passo a passo em Da Solicitação à Mudança.

A página do registro de uma locação — a locação de Aisha Rahman em Meridian Court #101. O cabeçalho traz o Stage Path ao longo de todos os seus estágios; aqui a locação está em Application - New, o primeiro estágio. O Record Type é Leasing, com a conta, o valor e a data de fechamento abaixo.

A locação de Aisha Rahman (Meridian Court #101) agora ativa em Occupied - No Notice — o chip destacado está bem adiantado no Path. Abaixo dele, a faixa Ledger Summary mostra Total Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Net Outstanding e Total Liabilities, e os Related List Quick Links expõem Faturas Opp, Encargos de oportunidade, Animais de estimação e Veículos.

A guia Details da locação de Aisha Rahman. O bloco do locatário traz Account Name, Primary Contact, Property (Meridian Court #101), Property Type e Regra de Locação; o bloco de prazo mostra Approval Status Approved, Close Date (01/08/2026) e Estágio Occupied - No Notice.

A guia Accounting da locação, listando suas Faturas Opp — três faturas mensais de aluguel de US$ 1.200,00 (faturamento em 01/08, 01/09 e 01/10/2026) mais uma fatura de ordem de serviço de US$ 350,00 sob o código de cobrança CAM.

A seção Accounting da guia Details da locação. O Current Rent Charge resolve para a linha ativa de Rent Charges, o Current Rent mostra 1.200,00, e o Rent Variance está em branco aqui — o aluguel da locação corresponde ao mercado, então não há variação a exibir.

Referência: estágio → o que a REDA faz

Uma linha por estágio, mostrando quem o move e o que a REDA faz quando a locação chega ali. Os artigos do ciclo de vida cobrem cada transição em profundidade.

O que vem a seguir

1. Da Solicitação à Mudança — o fluxo de trabalho central que conduz os primeiros estágios.
2. Regras de Locação: o Motor de Políticas — de onde vêm as políticas de aluguel, de multa por atraso e de mês a mês da locação.
3. Configurando os Encargos da Locação — o quadro de encargos por trás do Current Rent e dos saldos.
4. Renovando uma Locação — como a Renewed Till Date e o Renewal Agreement são definidos.
5. Aviso, Desocupação e Fim da Locação — a outra ponta do ciclo de vida.
6. Entendendo os Chamados — o motor de processos que grava os estágios.

Perguntas frequentes