Automação da taxa de administração
Se você administra imóveis para outros proprietários, você ganha uma taxa de administração — normalmente uma porcentagem do aluguel que os imóveis de cada proprietário rendem. Fazer isso à mão todo mês, imóvel por imóvel e proprietário por proprietário, e depois registrar tudo corretamente em dois conjuntos de livros contábeis diferentes, é exatamente a tarefa que a REDA tira da sua mesa. Quando você usa o REDA Financials, um cálculo de taxa de administração lê quanto aluguel foi recebido em cada imóvel, apura a taxa que o seu contrato de administração determina, subtrai o que você já tiver faturado e então contabiliza os três lados para você: a fatura ao proprietário nos livros da sua empresa, o custo correspondente nos livros do proprietário e a liquidação que movimenta o dinheiro da taxa entre a sua conta operacional e a conta de custódia. Este guia é para a sua equipe financeira ou de atendimento a proprietários. Não pressupomos nenhum conhecimento prévio de contabilidade ou do produto — definimos cada termo ao longo do caminho. Ao final, você será capaz de executar um cálculo, rastrear a taxa de qualquer imóvel número a número, ler cada campo do resultado e localizar cada documento que ele produz.
Acesso necessário. Executar cálculos de taxa é uma tarefa de administrador financeiro, porque o processo contabiliza no seu livro razão. Se você não conseguir acessar a guia ou a calculadora, peça ao seu administrador que conceda o acesso contábil exigido por este recurso.
Como funciona uma execução de taxa, do início ao fim
Antes dos detalhes, veja a execução inteira como uma sequência. Tudo o que vem depois neste artigo é uma destas seis etapas, detalhada:
O restante deste artigo percorre cada etapa em ordem — mas o coração de tudo é a etapa 4, o próprio cálculo, então começamos por ela.
Sobre o que a taxa incide: o aluguel recebido
A taxa é sempre calculada sobre o aluguel recebido — o dinheiro efetivamente recebido a título de aluguel do imóvel no período, e não o que foi faturado. Se um locatário é faturado em 1,200.00 mas paga 600.00, a taxa é apurada sobre os 600.00. "Recebido" aqui significa o aluguel registrado nas contas de receita de gestão de propriedades daquele imóvel, dentro do período que você escolheu.
Portanto, dois valores comandam cada linha:
| Indicador | O que é | Qual é o papel dele |
|---|---|---|
| Collected Amount | Aluguel efetivamente recebido na receita de gestão de propriedades do imóvel, no período | A base sobre a qual a taxa é calculada |
| Billed Amount | Taxa já faturada para o imóvel neste período | Subtraída da taxa apurada — a proteção contra cobrança em duplicidade, não uma base |
O cálculo, número a número
A taxa de cada imóvel é apurada em duas etapas. A primeira calcula a taxa a partir do contrato; a segunda abate o que já foi faturado.
Etapa 1 — a taxa a partir do contrato
A forma de apurar a taxa depende do Management Fee Type registrado no Contrato de Administração do proprietário:
| Tipo de taxa | A taxa apurada é… | Depois limitada por… |
|---|---|---|
| Fixed | o valor de Management Fee Fixed — uma quantia fixa, independentemente do aluguel recebido | — (nenhum mínimo ou máximo é aplicado) |
| Rent Percentage | Collected Amount × (Management Fee % ÷ 100) | o Minimum Management Fee (um piso) e o Maximum Management Fee (um teto) |
Em um contrato Rent Percentage, depois de aplicar a porcentagem a REDA verifica o piso e o teto: se algum aluguel foi recebido e a taxa ficou abaixo do mínimo, ela é elevada ao mínimo; se ficou acima do máximo, é limitada ao máximo. O resultado é arredondado para duas casas decimais. Um contrato Fixed pula tudo isso e simplesmente usa a quantia fixa.
Etapa 2 — subtraia o que já foi faturado
Em seguida, a REDA abate qualquer taxa já faturada para aquele imóvel neste período e nunca deixa o resultado ficar abaixo de zero:
To Be Billed é o valor que de fato é faturado. Em uma primeira execução de um período novo, o valor faturado é zero, então To Be Billed é igual a Fee Calculated. Em uma reexecução, é o que você já tiver faturado — e é isso que torna a reexecução segura (veja abaixo).
Rastreando um imóvel
Considere o Harbour Tower, administrado pela Meridian Properties para o proprietário Continental Holdings. O Contrato de Administração dele diz Rent Percentage, 8%, mínimo 100.00, máximo 5,000.00. Neste período, os locatários pagaram aluguel totalizando 12,500.00 no Harbour Tower, e nada foi faturado ainda:
| Indicador | Valor | De onde vem |
|---|---|---|
| Collected Amount | 12,500.00 | Aluguel recebido no Harbour Tower neste período |
| Fee Type / Fee % | Rent Percentage / 8% | O Contrato de Administração |
| Fee Calculated | 1,000.00 | 12,500.00 × 8 ÷ 100 = 1,000.00 (acima do mínimo de 100, abaixo do máximo de 5,000 → inalterada) |
| Billed Amount | 0.00 | Nada foi faturado ainda neste período |
| To Be Billed | 1,000.00 | o maior valor entre 0 e (1,000.00 − 0.00) |
Portanto, a taxa do Harbour Tower no período é 1,000.00. Agora veja como o piso e o teto agem se o aluguel recebido fosse muito diferente:
| Se o aluguel recebido fosse… | 8% resultariam em… | Fee Calculated (após piso/teto) |
|---|---|---|
| 1,000.00 | 80.00 | 100.00 — elevada ao mínimo |
| 12,500.00 | 1,000.00 | 1,000.00 — dentro da faixa, inalterada |
| 100,000.00 | 8,000.00 | 5,000.00 — limitada ao máximo |
Por que reexecutar um período é seguro
Digamos que você contabilize a taxa de 1,000.00 do Harbour Tower e depois execute o mesmo período novamente — talvez mais alguns aluguéis tenham entrado e você queira acertar as contas. Na segunda execução, o valor faturado já não é zero; é o 1,000.00 que você já faturou. Então:
Sem nada a faturar, o Harbour Tower mostra um To Be Billed de zero e é excluído da execução (o motivo da exclusão dele é "Zero or negative fee amount"). Só a taxa genuinamente nova é faturada. É por isso que você pode reexecutar um período quantas vezes quiser sem nunca cobrar um proprietário em duplicidade.
Os três documentos que uma execução contabiliza
Depois que você contabiliza, a REDA registra a taxa como documentos contábeis de verdade — três por proprietário, porque uma taxa de administração é, de fato, dois eventos em dois conjuntos de livros contábeis que depois precisam ser liquidados em dinheiro. Para cada proprietário da execução:
| # | Documento | Em quais livros | Contraparte | Valor e linhas |
|---|---|---|---|---|
| 1 | A fatura — uma Fatura de venda do tipo Receipt (a taxa como sua receita) | Da sua empresa | Cliente = o proprietário | Uma linha por imóvel, cada uma com seu To Be Billed |
| 2 | O custo — uma Fatura de compra do tipo Expense (a taxa como despesa do proprietário) | Do proprietário | Fornecedor = a sua empresa | Uma linha por imóvel, cada uma com seu To Be Billed |
| 3 | A liquidação — um Lançamento contábil que movimenta o dinheiro da taxa | Da sua empresa | — | Taxa total daquele proprietário, movimentada entre dois bancos |
A fatura e o custo são imagens espelhadas: a mesma taxa, registrada como receita nos seus livros e como despesa nos livros do proprietário, cada um indicando o outro como contraparte. A liquidação então movimenta o dinheiro de fato: tira a taxa ganha da custódia de aluguéis (onde fica o dinheiro dos locatários) e a leva para a sua conta operacional. Contabilizar os três juntos, em uma única execução, é o que mantém os seus livros e os do proprietário sincronizados sem que ninguém precise conciliá-los à mão.
Em quais livros cada documento cai
Acertar o direcionamento é o ponto central, então vale dizer de forma direta:
| Documento | Livros em que está | Por quê |
|---|---|---|
| A fatura (receita da taxa) | A entidade da sua empresa | A taxa é uma receita que você ganhou |
| O custo (despesa da taxa) | A entidade do proprietário | A taxa é uma despesa incorrida pelo proprietário |
| A liquidação (movimentação de caixa) | A entidade da sua empresa | A taxa ganha vai da custódia de aluguéis para a sua conta operacional |
Os padrões de que esses documentos se valem ficam em cada entidade e são definidos quando a conta é ativada: a entidade da sua empresa fornece o Management Fee Revenue Product e o Management Fee Settlement Bank; a entidade do proprietário fornece o Management Fee Expense Product; e os bancos operacional e de custódia de aluguéis da sua empresa são aqueles entre os quais a liquidação movimenta o dinheiro. Se algum deles estiver faltando para um proprietário, os documentos daquele proprietário não podem ser montados e o imóvel é excluído — veja Ativando uma conta de cliente como entidade financeira para a lista completa. Os documentos finalizados também carregam as dimensões de relatório do imóvel, que é o que torna possível o resultado por imóvel (veja Dimensões de propriedade nos relatórios financeiros).
Um proprietário, vários imóveis
Uma execução agrupa por proprietário. Um proprietário com três imóveis administrados recebe uma fatura com três linhas, um custo com três linhas e uma única liquidação pelo total — e não três de cada. Cada linha indica o seu imóvel e carrega o To Be Billed daquele imóvel, de modo que uma única fatura ainda mostra a taxa por imóvel.
Configurando: os pré-requisitos
Uma execução só funciona para proprietários que estejam configurados para ela. Esta é a configuração única da etapa 1. Confirme cada um destes pontos:
Onde ficam os termos da taxa: o Contrato de Administração
Os termos da taxa ficam no Contrato de Administração do proprietário. Estes são os campos que o cálculo lê:
| Campo | O que ele determina |
|---|---|
| Management Fee Type | Qual fórmula é usada: Fixed ou Rent Percentage |
| Management Fee % | A porcentagem do aluguel recebido (contratos Rent Percentage) |
| Management Fee Fixed | O valor fixo da taxa (contratos Fixed) |
| Minimum Management Fee | Um piso — a taxa é elevada a este valor se a porcentagem ficar aquém |
| Maximum Management Fee | Um teto — a taxa é limitada a este valor se a porcentagem ultrapassar |
| Management Fee Calculation Notes | Uma observação que aparece ao lado do imóvel na grade de revisão |
Executando um cálculo
Com a configuração pronta, a execução em si é rápida:
Lendo o resultado
Depois de uma execução, abra o registro do cálculo. O cabeçalho resume a execução; as linhas guardam o detalhe por imóvel.
O registro do cálculo (cabeçalho)
| Campo | O que ele informa |
|---|---|
| Calculation Number | A referência da própria execução |
| Status | Em que ponto a execução está — um entre New, In Progress, Completed, Completed with Errors ou Failed |
| Start Date / End Date | O período cujo aluguel recebido serve de base para as taxas |
| Invoice Date | A data carimbada na fatura, no custo e na liquidação |
| Batch Reference | A sua referência, copiada para cada documento |
| Total Lines | Quantas linhas de imóvel a execução produziu |
| Total Amount | A soma de To Be Billed em todas as linhas — a receita total de taxas esperada |
| Succeeded / Failed | Quantos grupos de proprietário foram contabilizados sem problemas e quantos deram erro |
| Journal Entry | Um link para o lançamento de liquidação que a execução criou |
As linhas do cálculo (uma por imóvel)
| Campo | O que ele informa |
|---|---|
| Property | O imóvel administrado que esta linha fatura |
| Landlord Account | O proprietário — o cliente na fatura |
| PM Company | A sua empresa administradora — o fornecedor no custo |
| Landlord Entity / PM Entity | Os dois conjuntos de livros contábeis envolvidos |
| Collected Amount | A base — aluguel recebido neste imóvel no período |
| Billed Amount | Taxa já faturada neste período, que é subtraída |
| Fee Type | Fixed ou Rent Percentage, conforme consta no contrato |
| Fee Percentage | A porcentagem usada, nas linhas Rent Percentage |
| Fee Calculated | A taxa antes da subtração do que já foi faturado |
| To Be Billed | O valor efetivamente faturado — o maior valor entre 0 e (Fee Calculated − Billed Amount) |
| Sales Invoice Line / Purchase Invoice Line | Links de auditoria para a fatura e o custo que esta linha produziu |
| Status | Pending, Completed ou Error para a linha individual |
A partir de qualquer valor de taxa você pode rastrear adiante até o livro razão — cada linha traz links para as linhas de fatura que produziu e o cabeçalho traz o link da liquidação — e, a partir de qualquer valor contabilizado, voltar até a execução que o criou.
Quando um imóvel é excluído
A prévia lista os imóveis que a execução não conseguiu faturar, cada um com um motivo em linguagem simples. Estes são os motivos que você verá e o que fazer em cada caso:
| Motivo exibido | O que significa e como corrigir |
|---|---|
| "PM Entity not configured" / "Landlord Entity not configured" | A sua empresa ou o proprietário não está configurado como entidade contábil. Ative a conta. |
| "Entity missing: …" | Falta a uma entidade um dos seus padrões de taxa (um produto de taxa, o banco de liquidação ou uma conta bancária). Adicione os padrões listados. |
| "Currency mismatch (PM: …, Landlord: …)" | As duas entidades usam moedas diferentes. Não é possível calcular uma taxa entre moedas — alinhe-as. |
| "Zero or negative fee amount" | Nada a faturar — normalmente porque a taxa já foi faturada neste período. Esperado em uma reexecução. |
Se todos os imóveis forem excluídos, a execução avisa e indica a lista de excluídos; se apenas alguns forem, ela sinaliza quantos e permite expandir o detalhe. De qualquer forma, a correção é quase sempre uma falha de configuração na entidade ou no contrato.
Exemplo prático: a Meridian fatura a Continental Holdings
A sua empresa, a Meridian Properties, administra o Harbour Tower para o proprietário Continental Holdings. O Contrato de Administração é Rent Percentage, 8%, mínimo 100.00, máximo 5,000.00. Neste período, 12,500.00 de aluguel foram recebidos no Harbour Tower e nada foi faturado ainda.
Se você reexecutasse o mesmo período depois de contabilizar, o valor faturado do Harbour Tower agora seria 1,000.00, To Be Billed cairia para 0.00 e o imóvel seria excluído como "Zero or negative fee amount" — nada faturado em duplicidade.
Referência: a execução em resumo
| Etapa | O que você define / vê | Resultado |
|---|---|---|
| Configurar | Termos da taxa no contrato; padrões de taxa das entidades; contas marcadas | A execução tem tudo de que precisa |
| Período e escopo | Start Date, End Date, contas de proprietário | Qual aluguel, para quem |
| Calcular | Collected, Fee Calculated, To Be Billed por imóvel; exclusões | Uma prévia — nada contabilizado |
| Contabilizar | Invoice Date, Batch Reference | A fatura, o custo e a liquidação por proprietário |
| Ler | Status e totais do cabeçalho; detalhe e links por linha | Uma trilha de auditoria completa, da taxa até o livro razão |
O que vem a seguir
- Ativando uma conta de cliente como entidade financeira — onde os produtos de taxa, o banco de liquidação e as contas operacional e de custódia são definidos.
- Repasses e extratos ao proprietário — a execução complementar do lado do proprietário; as taxas que você fatura aqui reduzem o que um proprietário pode retirar.
- Transferências bancárias EFT / Processamento NACHA — pagando taxas e liquidações eletronicamente.
- Dimensões de propriedade nos relatórios financeiros — como os documentos de taxa alimentam o resultado por imóvel.
- Como a REDA funciona com o REDA Financials — toda a integração contábil em que esses documentos se inserem.
Perguntas frequentes
Sobre o aluguel recebido — o dinheiro efetivamente recebido no imóvel durante o período. O Billed Amount que você vê em cada linha é a taxa que você já faturou para aquele imóvel neste período, e a REDA a subtrai para que uma nova execução nunca cobre em duplicidade. É uma proteção, não uma base alternativa, e não existe uma opção para alternar entre faturado e recebido.
Sim. O REDA subtrai o que você já faturou, então uma segunda execução fatura apenas a taxa nova. Um imóvel totalmente faturado mostra um To Be Billed de 0.00 e é excluído com o motivo "Zero or negative fee amount". Reexecute quantas vezes precisar à medida que mais aluguel entrar.
Um contrato Fixed fatura um valor fixo de Management Fee Fixed independentemente de quanto aluguel foi recebido, e o mínimo e o máximo não se aplicam. Um contrato Rent Percentage fatura o aluguel recebido multiplicado pelo Management Fee %, e depois aplica o Minimum (um piso) e o Maximum (um teto), se estiverem definidos.
A prévia mostra o motivo ao lado dele — normalmente uma entidade que não está configurada, um padrão de taxa ausente, uma divergência de moeda entre as duas entidades, ou nada a faturar depois da subtração do que já foi faturado. Corrija a falha de configuração que ele indica e execute novamente.
Quase sempre porque nenhuma conta de receita de aluguel foi sinalizada como conta de gestão de propriedades. O REDA avisa: "No Property Management GL Accounts found with Type = Revenue. Please flag rent collection GL Accounts as Property Management GL Accounts." Peça ao seu administrador que marque essas contas.
Uma taxa de administração precisa ser registrada tanto nos seus livros contábeis quanto nos do proprietário, e ambos têm de estar na mesma moeda: "The Landlord Entity and PM Entity must have the same Currency ISO Code. Management Fee calculations cannot be performed across different currencies." Alinhe as moedas das duas entidades e execute novamente.
A fatura (receita da taxa) fica nos livros da sua empresa, com o proprietário como cliente. O custo (despesa da taxa) fica nos livros do proprietário, com a sua empresa como fornecedor. A liquidação (um lançamento contábil que movimenta o dinheiro da taxa da custódia de aluguéis para a sua conta operacional) fica nos livros da sua empresa.
Cada linha do cálculo traz links para as linhas de fatura que produziu, e o registro do cálculo traz o link do lançamento de liquidação — assim você consegue rastrear qualquer valor de taxa até o livro razão e de volta. A mecânica de débito e crédito por trás de cada documento é tratada no centro de ajuda de REDA Financials.
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