Reuniões e notificações do Conselho

Este artigo mostra, de ponta a ponta, como conduzir uma reunião de associação de proprietários na REDA: criar a reunião, convidar exatamente as pessoas certas, registrar quem compareceu e guardar a ata. No caminho, você vai conhecer um segundo tipo de evento, mais leve — a Notification —, que pode aproveitar o público de uma reunião para um comunicado de acompanhamento. Você vai aprender como a REDA monta a lista de participantes de uma reunião a partir das listas de membros da sua comunidade, o congelamento que protege uma lista já finalizada e a única trava que impede marcar uma reunião como convidada antes de os convites terem realmente saído. Se você ainda não montou as listas de membros da sua comunidade, comece por Conselhos e listas de membros de HOA — este artigo pressupõe que elas já existem.

Dois tipos de evento do Conselho

Um evento do Conselho é um registro na guia Eventos do Conselho, vinculado a uma associação de proprietários por meio do seu Council Account. O nome dele é o Subject. Ao criar um, você escolhe entre dois tipos:

A maior parte deste artigo trata de reuniões; as notificações têm a sua própria seção curta perto do fim. O Status sempre começa em Planning, o estado de trabalho em que você monta o evento antes de qualquer coisa sair.

Crie a reunião

Na guia Eventos do Conselho, clique em Novo e escolha o tipo Meeting. Preencha o essencial:

Escolha o público

Uma reunião decide quem convidar por meio de três seletores que correspondem às suas três listas de membros. Defina os que você quiser e deixe os demais em branco:

Só as funções que você marcar são convidadas. Se você selecionar Owner e Owner Trustee, mas não Developer, os membros com a função Developer na lista são ignorados. A caixa de locatários é tudo ou nada: marque-a e todo locatário com uma função de conselho em um contrato de locação ativo na comunidade é incluído.

Gere a lista de participantes

Escolhido o público, a REDA monta a lista real de convidados — os participantes. Dispare isso marcando Generate Event Participants ou usando a ação rápida de mesmo nome. A REDA então cria um registro de participante (numerado CEP-000000) para:

• cada proprietário ativo cuja função você selecionou,
• cada membro do corpo executivo ativo cuja função você selecionou e
• cada locatário com uma função de conselho em um contrato de locação ativo, se a caixa de locatários estiver marcada.

Para cada participante, a REDA copia a função do membro e os seus direitos de voto a partir da lista de membros, de modo que votos e funções fiquem atrelados às pessoas certas. Cada registro de participante também carrega as cópias dos dados de contato do membro, um Invitation Sent Date Time (carimbado depois, quando os convites saem), um indicador Meeting Attended e um campo Comments. Dois totais correntes aparecem no evento: Total Participants (quantos foram convidados) e Total Attended.

A função copiada mostra de onde cada pessoa veio: os proprietários chegam com a sua função de proprietário (Owner, Developer e assim por diante), os membros do corpo executivo com a sua função no corpo executivo, e os locatários com o Council Role do contrato de locação deles — Lease Hold Tenant ou Tenant for Life. Assim, uma lista de participantes lida de cima a baixo mostra proprietários, corpo executivo e locatários lado a lado, cada um identificado pela forma como pertence à comunidade.

Congelando a lista

Quando a sua lista de convidados estiver final, você pode congelá-la marcando Is Locked no evento. Uma vez bloqueada, nenhum participante novo pode ser adicionado — uma proteção deliberada para que uma lista finalizada não seja alterada silenciosamente depois que os convites saíram. Tente adicionar um participante a um evento bloqueado e a REDA impede você:

Se você realmente precisar alterá-la, desmarque Is Locked primeiro (se a política da sua comunidade permitir), adicione o participante e bloqueie de novo.

Envie os convites

Os convites saem pela ação Mass Email, tratada por completo em E-mail em massa para a comunidade. A ligação importante a conhecer aqui é que enviar um convite de reunião carimba automaticamente o Invitation Sent Date Time no evento — e é esse carimbo que permite avançar o Status para Invitation Sent. Tente definir esse status antes de os convites terem saído e a REDA impede você:

Na prática, você não preenche essa data e hora à mão — você envia pelo Mass Email, que a carimba para você, e então a mudança de status é permitida.

Registre a presença

No dia, use a ação rápida Meeting Attendance (disponível assim que os participantes tiverem sido gerados). Ela abre uma tela de conferência da lista, na qual você marca quem compareceu; cada pessoa marcada tem o seu indicador Meeting Attended atualizado, e a contagem Total Attended no evento reflete o número de presentes marcados.

Ata e conclusão

Depois da reunião, registre a ata em Meeting Notes (MOM) — um campo de rich text para o relato completo — e então mova o Status para Completed. Se a reunião não acontecer, defina Postponed ou Cancelled; esses são estados de registro, sem nenhuma automação adicional atrelada, então use-os para manter o histórico fiel.

Notifications: comunicados leves

Um evento do tipo Notification é uma versão enxuta de uma reunião, pensada para avisos e acompanhamentos. Ele tem apenas dois status — Planning e Completed — e nenhum horário, votação ou presença. O seu truque mais útil é poder apontar para um Parent Council Meeting (um lookup para uma reunião existente). Quando aponta, um e-mail em massa para a notificação chega aos participantes daquela reunião — você não regenera uma lista separada. É a forma limpa de enviar "aqui está a ata" exatamente para as pessoas que foram convidadas à reunião. A mecânica do envio está em E-mail em massa para a comunidade.

Exemplo prático: a assembleia geral do Harbour Tower

O gestor do Harbour Tower Owners Association conduz a assembleia geral ordinária:

Um Evento do Conselho (reunião General): o Meeting Start / End Date Time, o Status, o Voting Required e o Meeting Agenda no registro, com os Participantes do evento do Conselho gerados — cada membro e a sua função — na lista relacionada.

A confirmação do Generate Event Participants: você escolhe quais grupos incluir — Participants (Owners), (Executive Body), (Tenants) — e aceita o aviso, "System will delete all the existing Event Participants and create new. Do you want to proceed?", antes de a REDA reconstruir a lista de participantes.

Referência: o evento e os seus participantes

Campos principais de um evento do Conselho:

Cada registro de participante gerado guarda o Member (o contato), o seu Member Role e os Council Voting Rights copiados da lista de membros, um indicador Meeting Attended, um Invitation Sent Date Time, cópias somente leitura de e-mail e telefone, e um campo de texto livre Comments.

O que vem a seguir

1. Conselhos e listas de membros de HOA — as listas de membros a partir das quais este artigo gera os participantes.
2. E-mail em massa para a comunidade — envie os convites e os comunicados de notificação.
3. Funções de contato — onde fica a função de conselho de um locatário no contrato de locação.
4. Entendendo os Chamados — para contraste: os eventos do Conselho são um motor próprio, não chamados.

Perguntas frequentes