Criando usuários e concedendo acesso à REDA
Integrar um novo membro da equipe na REDA são dois movimentos, não um só. Primeiro você cria um usuário do Salesforce — o login em si. Depois você transforma esse login básico em um agente de locação, contador ou auxiliar de reservas funcional, atribuindo o conjunto de permissões da REDA correto. Criar o usuário é uma tarefa padrão do Salesforce, portanto este artigo trata essa parte de forma resumida e remete você à documentação do próprio Salesforce. O que ele cobre por completo é a metade específica da REDA: de qual licença cada edição precisa, qual conjunto de permissões corresponde a cada persona e as duas coisas que os conjuntos da REDA deliberadamente não concedem — para que você saiba exatamente o que precisa adicionar por conta própria. Nenhuma experiência anterior com a REDA é pressuposta.
Acesso necessário. Direitos de administrador do Salesforce — especificamente a permissão Gerenciar usuários. Essa é uma capacidade do nível da organização que nenhum conjunto de permissões da REDA concede; a gestão de usuários nunca é delegada por meio de um conjunto da REDA.
O modelo: um usuário do Salesforce mais os conjuntos da REDA
Um usuário da REDA é um usuário normal do Salesforce com um ou mais conjuntos de permissões da REDA sobrepostos. Um conjunto de permissões é um pacote de acesso — quais objetos, guias e ações um usuário pode alcançar — que você concede a um usuário além do perfil dele. A REDA entrega todo o acesso aos seus recursos dessa forma: há 31 conjuntos de permissões da REDA na versão atual, e atribuí-los é o que libera locação, faturamento, reservas, inspeções e todas as demais capacidades da REDA.
Duas coisas decorrem desse desenho, e ambas importam na hora de atribuir acesso:
- A REDA não inclui grupos de conjuntos de permissões — não existe uma "função de locação" pré-empacotada que você possa atribuir com um clique. Você atribui os conjuntos individuais de que a persona precisa. Pense sempre em termos de "atribuir estes conjuntos", nunca de "esta função inclui".
- Os conjuntos seguem um padrão de nomenclatura consistente: REDA - [Domínio] - Admin / User / Read Only. O acesso de criação e edição fica nos conjuntos Admin e User; o gêmeo Read Only permite que alguém veja os mesmos registros sem alterá-los.
- Os conjuntos se somam. Quando uma pessoa possui mais de um conjunto da REDA, o acesso dela é a soma de todos eles — a concessão mais ampla prevalece em cada registro. É por isso que algumas das personas abaixo combinam alguns conjuntos pequenos e de propósito único (um coordenador de recepção, por exemplo, recebe o conjunto de reservas e o de locação para também cuidar de encomendas e visitantes) em vez de recorrer a um conjunto amplo. Dê a cada pessoa exatamente os conjuntos de que o trabalho dela precisa, e nada mais.
Passo 1 — Crie o usuário do Salesforce
Em Configuração → Usuários → Novo usuário, preencha os dados padrão — nome, sobrenome, e-mail, nome de usuário e alias. Alguns campos dessa tela importam especialmente para a REDA:
Todo o resto na tela Novo usuário é Salesforce padrão. Para o passo a passo completo do formulário, consulte a documentação do Salesforce indicada no final deste artigo.
Passo 2 — Escolha a licença certa
A REDA é distribuída em duas edições, e cada uma roda sobre uma família de licenças do Salesforce diferente:
- A edição Platform (OEM) usa os registros personalizados da própria REDA — Lead, Oportunidade, Solicitação de serviço e Promoção —, portanto uma licença da família Platform é suficiente.
- A edição Sales Cloud (ISV) usa os registros padrão de CRM — lead, Oportunidade, Caso e Campanha —, portanto os usuários precisam de uma licença que inclua esses objetos padrão.
O princípio a guardar: o OEM roda sobre licenças da família Platform; o ISV roda sobre licenças da família Sales Cloud. Escolha a licença que corresponde à sua edição e ao seu direito de uso adquirido. O nome exato da licença a selecionar na tela Novo usuário é um detalhe comercial ligado ao seu contrato — confirme-o no seu direito de uso em vez de adivinhar pela tela.
Passo 3 — Atribua o(s) conjunto(s) de permissões da REDA
Assim que o usuário existir, abra-o em Configuração → Usuários, vá até Atribuições de conjuntos de permissões, clique em Editar atribuições e mova para a coluna de habilitados os conjuntos de que a persona precisa. Use o mapa de personas abaixo para escolher os certos.
Uma atribuição tem peso especial: o Console de Administração da REDA — a torre de controle do administrador para agendamento e configuração — é liberado somente pelo REDA - Master Data - Admin. Um usuário sem esse conjunto que abrir o console verá:
No restante da REDA, um usuário que não tem o conjunto de um recurso que tenta acessar vê a mensagem genérica:
O mapa persona → conjunto de permissões
Encontre na tabela a linha que corresponde ao cargo do novo usuário e atribua os conjuntos indicados nela. Quando uma persona abrange vários domínios da REDA (um contador, por exemplo), atribua cada conjunto listado.
| Persona | Atribua este(s) conjunto(s) de permissões da REDA |
|---|---|
| Agente de locação / escritório de locação | REDA - Property Leasing User |
| Agente de vendas (venda de unidades / imóveis) | REDA - Property Sales User |
| Analista de aquisições | REDA - Property Acquisition User |
| Gerente de empréstimos / crédito | REDA - Property Lending User |
| Gestor de propriedades | REDA - Property Management User |
| Contador / auxiliar de faturamento | REDA - Invoice Management Admin (ou Read Only) + REDA - Expense Reconciliation Admin + REDA - Property Analytics, conforme a necessidade |
| Inspetor / supervisor de inspeções | REDA - Inspection User / REDA - Inspection Manager |
| Técnico de manutenção / despachante | REDA - Work Order User + REDA - Service Request Admin |
| Recepção / coordenador de reservas | REDA - Booking Admin (ou Read Only); adicione REDA - Property Leasing User para encomendas e visitantes |
| Administrador de comissões / corretor | REDA - Commission Manager / User / User Read Only |
| Gestor de condomínio / conselho | REDA - Council Management Admin (ou Read Only) |
| Gestor de portfólio / investimentos | REDA - Portfolio Management Admin (ou Read Only) |
| Administrador do sistema REDA | REDA - Master Data - Admin (único com acesso ao Console de Administração) |
| Auditor / analista (somente leitura) | REDA - Master Data - Read Only |
| Complemento: gerenciar arquivos do CMS | REDA - Content Plus - User |
| Complemento: mesclar registros duplicados | REDA - Duplicate Management User |
| Complemento: executar ajustes de inflação | REDA - Inflation Adjustment User |
O que você também precisa conceder no nível da organização
Esta é a parte que os administradores mais deixam passar. Os conjuntos de permissões da REDA concedem os recursos da própria REDA e nada mais — três tipos de acesso vêm somente do perfil ou de um conjunto de permissões do nível da organização, nunca de um conjunto da REDA:
- Objetos padrão. Nenhum conjunto da REDA concede acesso a Contas, Contatos, Tarefas ou Eventos. Conceda esses acessos pelo perfil do usuário ou por um conjunto separado no nível da organização, ou o usuário não conseguirá abrir uma Conta ou um Contato.
- Relatórios, fluxos e edição de tarefas. As capacidades de executar relatórios, executar fluxos e editar tarefas estão desativadas em todos os conjuntos da REDA. Botões baseados em fluxos — como o New Lease ou o Calculate Commissions — não fazem nada enquanto o acesso a fluxos não for concedido no nível da organização.
- Visibilidade do aplicativo. Tanto o aplicativo REDA quanto o REDA Admin vêm com o pacote. Certifique-se de que o perfil ou o conjunto de permissões do usuário exponha o aplicativo que ele precisa ver no Iniciador de aplicativos.
Desativação e desligamento de usuários
Remover um usuário que está saindo é uma tarefa padrão do Salesforce: congele o usuário para cortar o acesso imediatamente e, depois, desative-o para liberar a licença. Uma precaução específica da REDA: muitos registros da REDA — faturas, trilhas de propriedade, comissões — pertencem à pessoa que os criou ou são carimbados com o nome dela. Reatribua a propriedade dos registros ativos de um usuário que está saindo antes de desativá-lo, conforme a sua política de retenção de dados, para que as trilhas de propriedade permaneçam íntegras. A REDA não inclui nenhuma ferramenta dedicada de reatribuição; use a transferência de propriedade padrão do Salesforce.
Exemplo prático: integrando Amara, uma agente de locação
Amara entra na Meridian Properties como agente de locação na edição Platform (OEM). Veja a integração inteira, do começo ao fim:
Se o gestor de Amara apenas revisa negócios em vez de editá-los, atribua a ele o gêmeo somente leitura onde houver um, em vez do conjunto operacional.
O que vem a seguir
- Entendendo os conjuntos de permissões da REDA — o modelo completo de 31 conjuntos, domínio por domínio.
- O modelo de acesso da REDA — consulte qual conjunto uma determinada tarefa exige.
- Perfis, papéis e compartilhamento em uma organização REDA — a base do nível da organização e quem vê os registros de quem.
- Protegendo a sua organização REDA — restrinja logins e sessões na entrada em produção.
- O Console de Administração da REDA — a torre de controle exclusiva do Master Data Admin.
Perguntas frequentes
Depende da sua edição: uma licença da família Platform na edição OEM, ou uma licença da família Sales Cloud na edição ISV. Escolha a licença que corresponde à sua edição e ao seu direito de uso adquirido — o nome exato da licença é um detalhe comercial, portanto confirme-o no seu direito de uso em vez de adivinhar pela tela Novo usuário.
Os conjuntos da REDA não concedem nenhum acesso a objetos padrão. Conceda acesso a Contas e Contatos pelo perfil do usuário ou por um conjunto de permissões separado, no nível da organização.
Botões baseados em fluxos precisam de acesso a fluxos, que está desativado em todos os conjuntos da REDA. Conceda o acesso a fluxos no nível da organização, pelo perfil ou por um conjunto de permissões da organização.
Somente o REDA - Master Data - Admin. Qualquer outra pessoa que o abrir verá: "You do not have permission to perform this action in the REDA Admin Console."
O REDA - Master Data - Admin é o conjunto mais amplo da REDA, mas nem ele cobre objetos padrão, relatórios ou fluxos — esses ainda precisam ser concedidos no nível da organização.
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