Contas na REDA

Toda empresa e toda pessoa com quem você faz negócio na REDA — um locatário, um comprador, um proprietário de imóvel, um fornecedor, uma HOA ou uma das entidades da sua própria empresa — está ancorada em uma Conta. Diferentemente dos Leads e dos negócios, que são registros próprios da REDA, a Conta é o objeto comum do Salesforce que já vem com a plataforma: não existe uma "Conta REDA" separada. Este artigo explica por que a REDA usa a Conta padrão, quais são os quatro tipos de registro de conta e para que serve cada um, de onde vem uma conta quando a conversão cria uma que você não digitou, e qual registro da REDA guarda cada parte envolvida. Nenhuma experiência prévia com a REDA é necessária — todo termo é definido conforme aparece.

Por que a REDA usa uma Conta padrão

O REDA substitui vários objetos padrão do Salesforce pelos seus próprios: os prospects ficam no Lead da REDA em vez do Lead padrão, os negócios na Oportunidade da REDA, o trabalho de atendimento na Solicitação de serviço e as campanhas de marketing na Promoção. A camada de empresas e pessoas, porém, continua padrão. A Conta (uma empresa ou parte envolvida) e o Contato (uma pessoa) são os mesmos objetos que toda organização do Salesforce tem, e tudo o que é específico da REDA aponta para eles.

Isso importa na prática: todo negócio da REDA referencia uma Conta e, quando você converte um Lead, os únicos três registros que a conversão pode criar são uma Conta, um Contato e o próprio negócio. Ou seja, a Conta é o eixo em que todo o relacionamento com o cliente se apoia — o negócio, as pessoas, os pagamentos e os relatórios remetem todos a ela.

Os quatro tipos de registro de conta

Um tipo de registro determina qual variação de conta você está vendo — sua finalidade, seu layout e quais campos de pesquisa podem apontar para ela. O REDA entrega exatamente quatro, todos ativos:

Pense na divisão como "quem é essa parte para nós?" — um Client é alguém que o negócio atende, um Vendor é alguém a quem o negócio paga por um trabalho, uma Internal Entity é uma das suas próprias entidades jurídicas, e uma conta Lease é a conta de um locatário criada para você durante uma conversão de locação.

Contas de Conselho / HOA

Uma conta pode ser sinalizada como um órgão da comunidade por meio da caixa de seleção Council/ HOA. Quando ela é marcada na conta do condomínio ou da HOA que é pai do imóvel, isso liga os recursos de conselho e comunidade da REDA para aquela comunidade — é o que permite, por exemplo, atribuir um Council Role a uma pessoa em um negócio (veja Funções de contato).

A sinalização é deliberadamente restrita. Ela só pode ser ativada em uma conta Internal Entity cujo Internal Entity Type seja Company. Tente marcá-la em qualquer outro lugar e a REDA impede:

As contas Internal Entity também exigem que você escolha um Internal Entity Type (Company, Employee, Team ou um espaço reservado em branco). Deixe vazio e você verá:

Vale destacar mais uma configuração ligada à comunidade: uma conta de condomínio ou HOA também pode ter o Internal Entity Type igual a Company e estar habilitada para Council/HOA ao mesmo tempo — as duas configurações funcionam juntas, e o Council/HOA não é ativado sem que o tipo de entidade Company esteja definido.

O campo Account Owners %

Uma conta pode ter um valor de Account Owners % — um único percentual na própria conta. O REDA não deixa que ele passe de 100:

Este é um campo manual na conta e não é a mesma coisa que os rateios de propriedade que registram quem é dono de um imóvel e em que proporção. A propriedade do imóvel — em que dois ou mais proprietários detêm cada um um percentual de um edifício — fica na Propriedade, não aqui. Trate o Account Owners % da conta como um número independente e administre os percentuais de propriedade do imóvel no registro do imóvel.

Os papéis de conta que você vai encontrar

Como tanta coisa aponta para a Conta, o mesmo objeto de conta faz muitos papéis diferentes, dependendo de qual registro da REDA o referencia. Este é o mapa rápido de cada parte do negócio para o registro que a guarda:

Alguns desses casos têm regras que vale conhecer. A Account em um negócio é obrigatória antes que você possa ganhá-lo — "Account is required to update an opportunity." Em um negócio de empréstimo, a Borrower Account fica presa à aquisição que ela financia: "Borrower Account must be same as Buying Account on Oportunidade de aquisição." Os campos de pesquisa Buying Account (aquisição) e PM Account (gestão de propriedades) só oferecem contas Internal Entity, já que essas são as suas próprias entidades. Um negócio de locação também pode ter uma Subsidizer Account, cujo subsídio é herdado por todos os encargos da locação, e uma Referral Account trazida do Lead para pagamento de indicação e relatórios. A propriedade de um imóvel e o vínculo com o Council/HOA são definidos na Propriedade e no seu pai — consulte esses artigos, e não a conta em si.

De onde vêm as contas

Uma conta é criada de uma de duas maneiras: você a cria manualmente na guia Contas, ou a REDA a cria para você quando você converte um Lead. A conversão é a origem mais comum e é a que surpreende as pessoas, então vale entender exatamente o que ela faz.

A conversão cria uma conta nova apenas quando você não escolhe uma já existente na caixa de diálogo Convert. O seletor de conta da caixa de diálogo diz:

Deixe em branco e a REDA monta uma conta nova, copiando um conjunto pequeno e previsível de valores do Lead:

O nome da conta e o campo "Company"

Você nunca digita o nome da conta durante a conversão — ele vem do campo Company do Lead, que a REDA formata para você antes de o Lead ser salvo. Isso torna o Account Name resultante previsível:

Os quatro valores de Inquiry Type são Individual, Company, Household e Joint. Quando você escolhe Company, é obrigatório informar um nome de empresa de verdade — caso contrário a REDA responde:

O tipo de registro que a conversão atribui

Quando o seu administrador ativou a atribuição padrão de tipo de registro (ela já vem ativada), a conversão também carimba um tipo de registro na conta nova. Um Lead de locação gera uma conta com o tipo de registro Lease; um Lead sem tipo gera um Client; os demais tipos de Lead recebem o padrão da organização. É por isso que a conta de um prospect de locação convertido aparece com o tipo de registro Lease sem que você tenha escolhido — a conversão de locação fez isso por você.

Contas como entidades financeiras

Uma conta Internal Entity pode ser transformada em uma entidade financeira — o registro contábil contra o qual a REDA fatura, paga e emite relatórios — assim que os recursos financeiros estiverem em uso. Quando isso acontece, campos adicionais de contabilidade e tributários aparecem na conta. Você não faz essa configuração aqui; consulte ativar uma conta de entidade interna como entidade financeira para o passo a passo completo.

O tipo de registro também importa para a contabilidade do proprietário: a conciliação distingue os proprietários do tipo Client (imóvel que você administra para outra pessoa) dos proprietários do tipo Internal Entity (imóvel que a sua própria entidade possui). Veja Proprietários do Imóvel e a Trilha de Propriedade para saber como isso funciona na prática — o tipo de registro da conta é a chave.

Exemplo prático: as contas da Meridian

A Meridian Properties é uma das entidades da própria empresa — uma conta Internal Entity com o Internal Entity Type definido como Company, a entidade que administra e possui imóveis. A Continental Holdings é uma proprietária externa que o negócio atende, portanto é uma conta do tipo Client. Quando um novo prospect de locação envia um Lead de locação, a REDA define o campo Company do Lead com o valor formatado automaticamente First Last [ Lease ]. Na conversão, com os dois seletores da caixa de diálogo Convert deixados em branco, a REDA cria uma conta nova com esse nome e o tipo de registro Lease, copiando o telefone e a região do Lead. Como a comunidade é administrada por um conselho, a conta de condomínio/HOA dela — uma Internal Entity do tipo Company — está com a caixa Council/ HOA marcada, que é o que permite atribuir funções de conselho aos moradores mais tarde.

A lista de Contas no aplicativo REDA — Continental Holdings (uma Client), Aisha Rahman [ Lease ] (uma conta Lease criada por conversão) e Meridian Properties (uma Internal Entity), com as ações Calculate Management Fees e Owner Equity Draw.

A conta "Aisha Rahman [ Lease ]" — criada automaticamente quando o Lead dela foi convertido; o nome é o valor de Company formatado automaticamente e o tipo de registro é Lease.

Referência: tipos de registro e o que a conversão grava

Os quatro tipos de registro e sua finalidade:

O que uma conversão com os seletores deixados em branco grava em uma conta nova:

O que vem a seguir

1. Trabalhando com Contatos — a camada de pessoas que fica sob uma conta.
2. Convertendo um Lead — de onde vem uma conta convertida (e o contato dela).
3. Oportunidades: a Central de Negócios — o negócio ao qual a conta se prende.
4. Funções de contato — como as pessoas são vinculadas a um negócio.
5. Ativando uma Entidade Financeira — transformando uma conta Internal Entity em uma entidade contábil.
6. Proprietários do Imóvel e a Trilha de Propriedade — contas de proprietário e a distinção entre imóvel administrado e imóvel próprio.

Perguntas frequentes