Acesso de visitantes e convidados
Todo convidado que chega ao edifício é registrado na REDA como um registro de visitantes — um registro por visita, com um histórico de status que vai do momento em que ele é solicitado até o momento em que sua saída é registrada. Este artigo mostra como registrar na portaria um convidado que chega sem aviso, como os residentes concedem permissões permanentes para visitas esperadas e como fazer corretamente o registro de entrada e de saída. Ele também explica a única esperteza que costuma confundir as pessoas: a REDA compara o convidado que chega com a pré-aprovação de um residente pelo número de telefone e pode liberá-lo direto, com a entrada já registrada.
Acesso necessário. Trabalhar com registros de visitantes exige o conjunto de permissões REDA - Property Leasing User (acesso total, inclusive exclusão). A experiência "Permitir acesso de visitantes", voltada ao residente, roda no site da sua comunidade, se o seu administrador tiver configurado um.
O que é um registro de visitantes
Um registro de visitantes é um único registro para uma visita — ou para uma permissão permanente que um residente concede com antecedência. Cada registro recebe um número automático (VL-000000) e percorre um conjunto de status:
Solicitada · Permitida · Cancelada · Check-in realizado · Check-out realizado · Revogada
Um registro guarda os dados do convidado (nome, telefone, e-mail), o Imóvel visitado (sempre obrigatório), o residente anfitrião (Contato) e o contrato de locação a que a visita pertence (Oportunidade). As permissões permanentes também trazem uma data e hora em Permitido até data/hora e, assim que uma visita corresponde a uma permissão, um vínculo Permissão principal de volta a ela.
Dois fluxos: solicitação e permissão
Duas pessoas diferentes criam registros de visitantes, a partir de dois lugares diferentes:
- Solicitação — a portaria registra um convidado que está na porta neste momento, usando a ação Solicitar acesso de visitante.
- Permissão — um residente pré-aprova um convidado esperado com antecedência, pela experiência Permitir acesso de visitantes no site da sua comunidade.
Os dois se conectam: a permissão de um residente é uma permissão permanente que o fluxo de solicitação da portaria pode, mais tarde, reconhecer e honrar automaticamente. Essa correspondência é o coração deste artigo.
Registrando um convidado com o Solicitar acesso de visitante
Como funciona a correspondência com a pré-aprovação
Quando você informa o telefone do convidado, a REDA procura uma permissão permanente e decide uma de três coisas:
| O que a REDA encontra | O que ela cria | Status |
|---|---|---|
| Um registro em Permitida para o mesmo imóvel, o mesmo contrato de locação e o mesmo telefone do convidado, com o Permitido até data/hora ainda no futuro | Uma visita pré-aprovada vinculada a essa permissão (Permissão principal), com a Data/hora de entrada definida para agora; é exibida uma mensagem de convidado pré-aprovado | Check-in realizado |
| Nenhuma permissão válida, mas o convidado tem visitas anteriores em Check-in realizado | Um registro novo com os dados do convidado já preenchidos | Solicitada |
| Nenhuma permissão e nenhum histórico | Um registro novo com o formulário do convidado em branco | Solicitada |
O número de telefone é a chave da correspondência, e a correspondência só honra permissões cujo Permitido até data/hora ainda não passou. É por isso que um habitual pré-aprovado — uma diarista, uma babá — pode ter a entrada registrada no instante em que a portaria informa o telefone dele.
Residentes concedendo permissões permanentes
Os próprios residentes criam essas permissões permanentes, pelo fluxo Permitir acesso de visitantes no site da sua comunidade. A REDA resolve o contato do residente conectado, seus papéis de locatário e seus contratos de locação ativos, oferece um seletor de imóvel e cria um registro de visitantes com Status Permitida, uma data e hora em Permitido até data/hora e os dados do convidado. É essa a pré-aprovação com a qual o fluxo de solicitação da portaria fará correspondência depois. Um residente com mais de um contrato de locação cria uma permissão por imóvel, usando o seletor de imóvel do fluxo.
Entrada, saída e revogação
Depois que um convidado é permitido, levá-lo pelo restante da visita é manual. Check-in realizado, Check-out realizado e Revogada são todas mudanças de status que você faz à mão, e duas delas são protegidas para que você não pule o carimbo de hora:
"A Data/hora de saída deve ser informada antes de atualizar o status para 'Check-out realizado'."
Então, para registrar a entrada de um convidado, preencha a Data/hora de entrada e depois o status; para registrar a saída dele, preencha a Data/hora de saída e depois o status. Não há automação na saída — a portaria registra a hora e muda o status. Revogada também é uma mudança manual, para retirar uma permissão que você havia concedido antes, e Cancelada retira uma solicitação que não é mais necessária.
Dois status parecem semelhantes, mas ficam em pontas diferentes da visita: Cancelada encerra uma solicitação — alguém que chegou sem aviso, foi registrado pela portaria e nunca entrou — enquanto Revogada encerra uma permissão — uma pré-aprovação permanente que o residente não quer mais que seja honrada. Depois que uma permissão é revogada, o convidado que chega e cujo telefone correspondia a ela deixa de ser liberado como pré-aprovado, porque a correspondência só honra registros que ainda estejam em Permitida com o Permitido até data/hora não vencido.
Quando um convidado chega sem pré-aprovação
A maioria das visitas não vai corresponder a uma permissão permanente — uma primeira entrega, um prestador de serviço, um amigo que o residente esqueceu de permitir. Esse é o caminho normal, não um erro. A portaria registra o convidado, e a REDA salva a visita em Solicitada, com os dados do convidado capturados. Dali em diante, a visita segue o ciclo de aprovação:
Se a visita for abandonada antes da aprovação — o convidado desiste e vai embora — mude-a para Cancelada em vez de deixar um registro obsoleto em Solicitada na lista.
Exemplo prático: uma diarista com permissão semanal
No Meridian Court #101, a residente pré-autoriza sua diarista (telefone do convidado +1-555-0100) toda semana pelo site da comunidade: a REDA cria o registro de visitantes VL-000101, Status Permitida, com Permitido até data/hora no fim do mês. Quando a diarista chega na terça-feira às 09:00, a portaria executa o Solicitar acesso de visitante, escolhe o imóvel e informa o telefone. A REDA encontra a permissão permanente e cria o VL-000102 com Status Check-in realizado (entrada às 09:00), vinculado ao VL-000101 como sua Permissão principal. Às 12:30, a portaria preenche a Data/hora de saída e muda o status para Check-out realizado.
Um convidado diferente, sem histórico, é registrado em Solicitada; quando o residente o aprova, o usuário da portaria que registrou a visita recebe a notificação no aplicativo e pode então registrar a entrada do convidado.
Referência: campos e status
Campos principais de um registro de visitantes:
| Campo | O que ele guarda | Observações |
|---|---|---|
| Nome do convidado | O nome do visitante | Já preenchido para convidados recorrentes |
| Telefone do convidado | O telefone do visitante | A chave de correspondência das pré-aprovações |
| E-mail do convidado | O e-mail do visitante | Opcional |
| Imóvel | Onde a visita acontece | Obrigatório em todo registro |
| Contato | O residente anfitrião | Escolhido entre os contatos locatários do contrato de locação |
| Oportunidade | O contrato de locação a que a visita pertence | Definido pelo fluxo a partir do contrato ativo |
| Status | Solicitada / Permitida / Cancelada / Check-in realizado / Check-out realizado / Revogada | Veja abaixo |
| Permitido até data/hora | Quando uma permissão permanente vence | A correspondência só honra permissões não vencidas |
| Data/hora de entrada / Data/hora de saída | Chegada e saída reais | Cada uma é obrigatória antes do seu status |
| Motivo da visita | Por que o convidado está visitando | Texto livre |
| Comentários | Observações | Texto livre |
| Permissão principal | Vínculo com a permissão permanente que pré-aprovou a visita | Só nas visitas com correspondência |
O que define cada status:
| Status | Definido por |
|---|---|
| Solicitada | O fluxo de solicitação da portaria, quando nenhuma pré-aprovação válida corresponde |
| Permitida | Um residente aprovando uma solicitação, ou o fluxo de permissão do residente (uma permissão permanente) |
| Check-in realizado | A portaria manualmente (com uma data e hora), ou automaticamente quando há correspondência com uma pré-aprovação |
| Check-out realizado | A portaria manualmente (com uma data e hora) |
| Cancelada | Manualmente — uma solicitação retirada |
| Revogada | Manualmente — uma permissão retirada |
O que vem a seguir
- Recepção de pacotes e encomendas — o outro registro da portaria.
- Funções de contato — os contatos locatários que alimentam o seletor de anfitrião.
- O Portal do Residente — onde vive o autoatendimento do residente, incluindo o Permitir acesso de visitantes.
- O registro do contrato de locação — o contrato de locação contabilmente ativo que o fluxo verifica, e onde os registros de visitantes aparecem no contrato.
Perguntas frequentes
Falta o horário de chegada. A REDA mostra: "A Data/hora de entrada deve ser informada antes de atualizar o status para 'Check-in realizado'." Preencha primeiro a Data/hora de entrada e depois o status.
Falta o horário de saída. A REDA mostra: "A Data/hora de saída deve ser informada antes de atualizar o status para 'Check-out realizado'." Preencha primeiro a Data/hora de saída e depois o status.
O imóvel precisa ter exatamente um contrato de locação contabilmente ativo. Se não houver nenhum, ou houver mais de um, o fluxo para para que a visita não seja registrada em um contrato ambíguo.
Houve correspondência com um registro permanente em Permitida para o mesmo imóvel, o mesmo contrato de locação e o mesmo telefone do convidado, com o Permitido até data/hora ainda não vencido. A REDA cria a visita já pré-aprovada — Check-in realizado — e a vincula a essa permissão.
O usuário que criou o registro de visitantes recebe uma notificação no aplicativo, dentro da REDA (o sino), e não um e-mail.
As permissões têm correspondência por imóvel, contrato de locação e telefone do convidado, então um residente com vários contratos cria uma permissão por imóvel usando o seletor de imóvel do fluxo de permissão.
Para retirar uma permissão que você havia concedido antes. Assim como a entrada e a saída, é uma mudança de status manual — nenhuma automação é disparada.
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