Alterando Encargos Durante a Locação

Depois que uma locação é aprovada e ocupada, seu quadro de encargos fica bloqueado — você não pode simplesmente editar a linha de aluguel nem digitar uma nova taxa. Toda alteração de dinheiro no meio da locação passa, em vez disso, por um chamado, e a REDA oferece três: Add Lease Charge para começar a faturar algo novo, Remove Lease Charge para parar de faturar uma linha existente, e New Charge/Memo para faturar ou creditar um valor único diretamente. Este artigo mostra qual chamado usar em cada caso, os campos que cada um exige e exatamente o que a REDA cria quando você o fecha. Nenhuma experiência prévia com a REDA é necessária.

Por que um chamado, e não uma edição

Aprovar uma locação bloqueia seus encargos de propósito — um valor aprovado e contratado não deve ser alterado silenciosamente. Tente editar um encargo em uma locação aprovada e a REDA impede você:

Os chamados são o caminho auditável através desse bloqueio. Um encargo criado ou alterado por meio de um chamado só entra em vigor quando o próprio chamado é aprovado, de modo que toda alteração de dinheiro no meio da locação carrega seu próprio registro de quem a fez e por quê. É exatamente esse o objetivo: o bloqueio protege o contrato, e o chamado documenta a exceção.

De qual chamado eu preciso?

Escolha pelo que você está tentando fazer:

Add Lease Charge

Use este chamado para adicionar uma nova linha — recorrente ou única — a uma locação ativa. O único campo que determina tudo é o Charge Type:

• Rent — uma linha recorrente da família do aluguel.
• Admin — uma taxa. Ao escolher Admin, você também precisa escolher uma configuração de Admin Charge, e apenas as configurações que pertencem à Regra de Locação desta locação são oferecidas.

Preencha os detalhes do encargo — Charge Code, Charge Amount, um Charge Name e Billing Comments opcionais (deixe-os em branco para herdar os padrões do código de cobrança), a janela From/To para uma linha recorrente, Instances, Is Recurring e Do Prorate, se aplicável. O rateio só é válido em linhas recorrentes.

Ao fechar, a REDA cria a linha de encargo na locação — uma linha Rent para Charge Type Rent, uma linha Admin para Charge Type Admin —, copiando o nome, o valor, as datas, as instâncias, a recorrência e o rateio que você informou, e vinculando o chamado como o registro do motivo pelo qual a linha existe. Não há mudança de estágio; a locação simplesmente ganha uma linha, que passa a ser faturada pelo mecanismo normal.

Remove Lease Charge

Use este chamado para parar de faturar uma linha existente sem excluir seu histórico. Dois campos importam:

• Lease Charge — a linha ativa que você quer encerrar.
• Charge Inactive Date — a data em que o faturamento deve parar.

Ao fechar, a REDA grava essa data de inativação na linha escolhida. A linha nunca é excluída — ela permanece na locação para fins de histórico, mas o faturamento para a partir da data de inativação em diante. Este é um desligamento suave, então as faturas anteriores do locatário e a trilha de auditoria permanecem intactas.

New Charge/Memo

Use este chamado para faturar ou creditar um valor único diretamente — ele cria uma fatura, e não uma linha de encargo, portanto não há nada recorrente para manter depois. O campo principal é o Charge/Memo:

• Charge — uma cobrança única; o valor precisa ser positivo.
• Credit Memo — um crédito único; o valor precisa ser negativo.

O REDA valida o sinal em relação ao tipo:

Defina o Charge Amount, um Charge Code (que determina o comentário de faturamento, o roteamento da conta a receber e o prazo de carência do vencimento), as datas de fatura e de vencimento (ambas assumem hoje por padrão), um período From/To coberto opcional e qualquer comentário de faturamento. Ao fechar, a REDA emite uma fatura nesse valor — um encargo positivo ou uma nota de crédito negativa — com as datas e o comentário do chamado. Por ser uma fatura, ela aparece imediatamente na guia Accounting da locação e movimenta o saldo pendente da locação — um encargo positivo aumenta o que o locatário deve, e uma nota de crédito negativa o reduz.

Exemplos práticos

Os três na locação ocupada de Aisha Rahman no Meridian Court #101 (aluguel de 1.200,00 por mês):

O Charge Info de um chamado Add Lease Charge: Charge Type Admin, uma configuração de taxa administrativa, um nome de encargo Pet Rent e uma janela de encargo recorrente com datas From e To.

O chamado Add Lease Charge na locação — o chamado carrega o valor e a janela do encargo, e serve como o registro de origem do encargo que ele adiciona.

Um chamado Remove Lease Charge direcionado ao encargo da vaga de estacionamento, com uma Charge Inactive Date escolhida para quando o encargo deve parar.

Referência: campos por chamado

Add Lease Charge — status New, Closed:

Remove Lease Charge — status New, Closed:

New Charge/Memo — status New, In Process, Closed, Cancelled:

O que vem a seguir

1. Configurando os Encargos da Locação — o quadro de encargos original e o bloqueio de aprovação.
2. Faturas Explicadas — o que o chamado New Charge/Memo cria.
3. Como Funciona o Faturamento Recorrente — como uma linha adicionada é faturada dali em diante.
4. Entendendo os Chamados — o mecanismo de processos por trás dos três.
5. O livro razão do locatário e seus saldos — onde uma nota impacta o saldo do locatário.

Perguntas frequentes