Recepção de pacotes e encomendas

Quando um entregador deixa uma encomenda na recepção, você precisa registrá-la para o residente correto e, mais tarde, entregá-la com a comprovação de que foi retirada. Este artigo mostra as duas metades: receber uma encomenda e concluir uma entrega com assinatura capturada. Ele também explica uma coisa que vale saber desde já — uma encomenda na REDA é um chamado. É o único tipo de chamado que percorre um ciclo próprio e simples, de dois passos, Received e depois Handed Over, o que transforma a recepção em um registro numerado e totalmente auditável, sem precisar de um livro de papel à parte.

Encomendas são chamados

Um chamado na REDA é um registro numerado e rastreado para uma única frente de trabalho, com o seu próprio caminho de status. A maioria dos tipos de chamado passa por New, In Process e Closed. A encomenda é a exceção: o seu tipo de registro é New Package/Parcel, e ela usa apenas dois status — Received (o padrão quando você a registra) e Handed Over. Não existe New, In Process nem Closed.

Como uma encomenda não está ligada a um negócio, ela se comporta de forma mais simples do que os outros chamados: não faz avançar nenhuma locação ou venda, não gera faturas e não percorre nenhuma cadeia de aprovação. Receber e entregar é todo o processo. Todo chamado, encomendas incluídas, recebe um número automático (T-0000000000), então a etiqueta da prateleira e o registro sempre coincidem.

Recebendo uma encomenda

Registre uma encomenda que chega pela ação global New Package / Parcel. A REDA abre uma tela de registro curta:

A verificação de contrato ativo único é a mesma trava que a recepção de visitantes usa, e pela mesma razão: uma encomenda registrada no contrato errado é pior do que uma encomenda ainda não registrada. Se a tela de registro recusar uma unidade — porque ela não tem nenhum contrato sendo faturado no momento, ou tem mais de um —, a encomenda não pode ser recebida por esta tela para essa unidade. Deixe-a de lado na prateleira e verifique a situação do contrato da unidade com quem cuida da locação antes de tentar de novo; a encomenda não está perdida, apenas ainda não registrada.

Entregando uma encomenda

Quando o residente vem retirar a encomenda, abra o chamado dela e clique em Handover Package. A REDA solicita:

Localizando encomendas pendentes

A guia Tickets reúne todo tipo de chamado, então, para ver apenas as encomendas à espera de retirada, filtre-a pelo tipo de registro de encomenda com Status = Received. Salvar isso como um modo de exibição de lista dá a você uma "prateleira de pendentes" permanente — as encomendas recebidas, mas ainda não entregues. Como Received Date Time assume por padrão a data e a hora atuais, essa lista também é um registro cronológico de entradas, dispensando um livro de registro à parte.

Exemplo prático: uma entrega deixada pelo entregador

Um entregador traz uma encomenda para o residente do Meridian Court #101. A recepção clica em New Package / Parcel e escolhe a Propriedade; a REDA encontra o seu único contrato de locação com contabilidade ativa e permite continuar o registro. O recepcionista seleciona o contato do residente, informa Package Name "1Z-999-AA-001" e Package For "A. Rahman", tira uma foto e salva — o chamado T-0000000042 é criado com Status Received e um Received Date Time carimbado.

Dois dias depois, o residente vem retirá-la. A equipe abre o chamado, clica em Handover Package, informa Package Handed On = agora e Package Handed To = "A. Rahman" e captura a assinatura na tela. O chamado passa para Handed Over e a imagem da assinatura fica salva nele.

A tela de registro New Package / Parcel (New Ticket, tipo de registro New Package/Parcel): o seletor de Property e o Contact, o Status definido como Received e a seção Package Info (Package Name, Package For, Package Description), onde você registra a entrega.

Um chamado New Package/Parcel em Received no seu caminho, com os campos da encomenda preenchidos — Package Name, Package For, Property e Status Received.

Referência: campos e status da encomenda

Um chamado de encomenda percorre um caminho de dois status: Received (na criação) → Handed Over.

A REDA impõe esses requisitos com quatro validações, que também servem de documentação sobre quais campos são obrigatórios:

Cada encomenda corresponde a um chamado — a REDA não agrupa várias encomendas para o mesmo residente, então registre cada número de rastreamento separadamente.

O que vem a seguir

1. Acesso de visitantes e convidados — o outro registro da recepção (um registro de visitantes, ao contrário, não é um chamado).
2. Entendendo os Chamados: o motor de processos da REDA — o motor a que um chamado de encomenda pertence.
3. Referência de tipos e status de chamados — onde Received / Handed Over se situa entre os caminhos de status.
4. O registro do contrato de locação — o contrato com contabilidade ativa que a tela de registro procura.

Perguntas frequentes