Registro de pagamentos de locatários
Um locatário entrega um cheque no balcão de atendimento e você quer que ele seja registrado na contabilidade antes que a pessoa vá embora — sem abrir um sistema separado. A ação Post Payment no contrato de locação faz exatamente isso: registra o dinheiro como um recebimento na contabilidade da REDA, com o banco, a conta de caixa e o livro razão corretos já preenchidos, e pode quitar as faturas em aberto do locatário no mesmo passo. Este artigo percorre a ação de ponta a ponta — cada campo da tela guiada, quem você pode indicar como pagador e por quê, a configuração da qual a ação depende silenciosamente, o que significa o valor de Prepayments quando um locatário paga a mais, as mensagens exatas que você verá se algo não estiver pronto, e como um pagamento devolvido pode faturar uma taxa de NSF sozinho. Não se pressupõe nenhum conhecimento contábil; cada termo é definido no momento em que aparece.
Acesso necessário. Trabalhar o contrato de locação exige o conjunto de permissões REDA - Property Leasing User (ou um conjunto operacional equivalente). Registrar o recebimento em si faz parte da extensão de contabilidade, então seu administrador confirma que os direitos de registro estão em vigor para as pessoas que recebem pagamentos — você não precisa abrir o lado contábil por conta própria.
Antes de começar
O Post Payment se apoia em um pouco de configuração prévia. Quando está tudo no lugar, a ação simplesmente funciona; quando falta uma peça, a ação para com uma mensagem clara (veja Quando o pagamento não abre) em vez de registrar algo errado. Três coisas importam:
Em qual banco o dinheiro entra
Esta é a parte do Post Payment que mais vale entender de antemão, porque surpreende as pessoas: o recebimento é depositado no endereço financeiro do proprietário da propriedade, não no do locatário. Quando você clica em Post Payment, a REDA percorre uma cadeia curta para encontrar esse endereço:
Cada elo precisa ser resolvido antes que a tela de pagamento sequer abra — essa é uma proteção deliberada, para que você nunca registre dinheiro contra um proprietário configurado pela metade. Se algum elo estiver faltando, a ação para e informa exatamente qual (veja a tabela de mensagens). O locatário continua sendo o cliente no recebimento — o dinheiro é registrado em nome dele —, mas o depósito ocorre pela entidade do proprietário, porque é nos livros dele que o aluguel pertence.
Quem pode ser o pagador
Ao contabilizar um pagamento você escolhe um pagador (o Payee) — a pessoa em nome de quem o dinheiro é registrado. A REDA oferece um conjunto específico de pessoas: aquelas cuja função no contrato de locação está marcada como apta a pagar.
Uma Função de contato é o vínculo que diz como uma pessoa se relaciona com um contrato de locação — um locatário, um fiador, um cossignatário. As funções de locatário se tornam aptas a pagar automaticamente, então o locatário do contrato está sempre disponível como pagador. Outras funções — um fiador, por exemplo — ficam disponíveis apenas quando um administrador marca a função dessa pessoa como pagadora. A lista suspensa mostra cada pessoa elegível pelo Payee Name dela.
| Função no contrato de locação | Oferecida como pagador? | Como |
|---|---|---|
| Locatário | Sim, automaticamente | As funções de locatário já vêm marcadas como aptas a pagar — nenhuma configuração necessária |
| Fiador, cossignatário, outro | Somente se marcado | Um administrador marca Is Payee na função de contato dessa pessoa |
Contabilizando um pagamento, campo a campo
A partir do contrato de locação, tudo acontece em uma única tela guiada. Aqui está cada campo que você vai encontrar, em ordem:
O que a REDA cria
Concluir a ação produz um Recebimento contabilizado na contabilidade, preenchido a partir do contrato de locação para que você não precise fazer isso:
| No recebimento | Valor | De onde vem |
|---|---|---|
| Status | Contabilizado imediatamente | A ação sempre contabiliza, nunca cria rascunho |
| Cliente | A conta do contrato de locação (o locatário) | O contrato de locação |
| Entidade | A entidade financeira do proprietário da propriedade | Propriedade → conta do proprietário → entidade |
| Banco, conta de caixa e livro razão | Os padrões da entidade | A entidade financeira ativada do proprietário |
| Valor, forma, data, referência, observações | Como você os inseriu | A tela guiada |
| Pagador | A pessoa que você escolheu | Funções de contato elegíveis no contrato de locação |
| Marcadores de relatório | Contrato de locação, propriedade e contato pagador | Gravados para que o recebimento seja segmentado corretamente nos relatórios |
Esses marcadores de relatório importam mais adiante: como o recebimento carrega o contrato de locação, a propriedade e o contato, ele aparece corretamente nos relatórios por propriedade e por pagador (veja Dimensões de propriedade nos relatórios financeiros).
Quando o pagamento não abre: as quatro mensagens
Se uma peça da configuração estiver faltando, o Post Payment para antes que você possa digitar qualquer coisa e mostra uma de quatro mensagens. Cada uma indica exatamente o que está errado e quem resolve — nada é registrado, então sempre é seguro fechar e tentar de novo depois que a configuração estiver pronta.
| Mensagem | O que significa | Como resolver |
|---|---|---|
| "REDA Financials Extension is not active. Please contact your administrator." | A extensão de contabilidade não está ativada na sua organização | Seu administrador a ativa |
| "Property not found for the selected opportunity." | O contrato de locação não está vinculado a uma propriedade | Defina a propriedade no contrato de locação e reabra o Post Payment |
| "Entity not found for the property owner account." | A conta do proprietário da propriedade não foi ativada como entidade financeira | Um administrador a ativa — veja Ativando uma conta de cliente como entidade financeira |
| "Default Cash Account is not defined for the entity." | A entidade do proprietário existe, mas está sem a conta de caixa padrão | Um administrador define os padrões da entidade |
Se, em vez disso, o recebimento falhar ao salvar, a tela mostra a mensagem do próprio sistema sobre o que deu errado — anote-a e passe ao seu administrador; não é uma das quatro verificações de configuração acima, e sim um problema para concluir o salvamento.
Pagamentos a maior e o valor de Prepayments
Às vezes um locatário paga mais do que deve — um número redondo, ou o mês seguinte adiantado. O excedente não se perde; ele vira caixa não aplicado, dinheiro recebido mas ainda não vinculado a nenhuma fatura. A REDA mantém um total acumulado disso no valor de Prepayments da conta — e no do contrato de locação, para que você possa responder tanto "quanto crédito este locatário tem no total?" quanto "quanto disso se refere a este contrato de locação?".
Pense em Prepayments como um rótulo em linguagem simples: dinheiro recebido que ainda não foi aplicado a nada. Ele é recalculado toda vez que um recebimento muda — um novo pagamento, uma edição, um cancelamento — e não apenas quando você executa o Post Payment. Isso é deliberado: como o valor é recalculado a partir de cada um dos recebimentos não aplicados do locatário, em vez de ser ajustado para cima e para baixo, ele não pode se desencontrar da realidade e sempre reflete exatamente o que está de fato como crédito.
Mais adiante, esse crédito pode ser aplicado a uma fatura futura e, nesse momento, ele sai do total de Prepayments e reduz o saldo do locatário. Nada fica perdido: um pagamento a maior hoje simplesmente permanece como crédito até que exista uma cobrança para ele quitar. E se um recebimento algum dia for movido para outro locatário ou outro contrato de locação, tanto o total de Prepayments antigo quanto o novo são recalculados, de modo que nenhum dos dois superestime o crédito disponível.
Pagamentos devolvidos e a taxa de NSF
Se um pagamento é devolvido, o recebimento é cancelado do lado contábil. Quando isso acontece, a REDA pode faturar a taxa por pagamento devolvido — a taxa de NSF (fundos insuficientes) — para você, desde que a conta do locatário esteja configurada para isso. Você não gera a taxa manualmente.
A conta precisa de três configurações no lugar (e o recebimento precisa estar relacionado a um contrato de locação, o que todo recebimento do Post Payment está):
| Requisito | Onde é configurado |
|---|---|
| O recebimento é cancelado (devolvido) | O lado contábil — este artigo não cobre o cancelamento |
| Charge NSF Fee está marcado | A conta |
| Um NSF Fee Charge Code está definido | A conta |
| Um NSF Fee Amount está definido | A conta |
Quando esses itens estão alinhados, cancelar o recebimento devolvido gera uma nova fatura no contrato de locação referente à taxa. Essa fatura é marcada para faturamento como qualquer outra, então ela chega à contabilidade da mesma forma — e o saldo do locatário aumenta no valor da taxa. A observação de faturamento na fatura até faz referência ao recebimento que foi devolvido, o que facilita rastrear a origem.
Exemplo prático: Aisha paga o aluguel dela
Vamos acompanhar um pagamento do balcão até o saldo quitado. Aisha Rahman aluga a unidade Meridian Court #101, de propriedade da Continental Holdings. O contrato de locação dela tem uma fatura de aluguel em aberto de 1.200,00. A conta da Continental Holdings é uma entidade financeira ativada, com banco, conta de caixa e livro razão padrão definidos.
| Você faz | A REDA faz |
|---|---|
| Clica em Post Payment no contrato de locação da Aisha | Percorre a cadeia — contrato de locação → Meridian Court #101 → proprietária Continental Holdings → a entidade dela —, encontra tudo e abre a tela guiada |
| Escolhe a pagadora "Aisha Rahman" (oferecida automaticamente na função de locatária), informa 1.200,00, forma Check, uma referência, opta pela aplicação automática, anexa uma digitalização do cheque | Mostra "Cash Receipt created successfully." e registra um recebimento contabilizado: cliente Aisha, entidade Continental Holdings, depositado conforme os padrões dessa entidade |
| Nada mais | Quita a fatura de aluguel em aberto; o Received/Applied Amount dela passa a 1.200,00 e o Balance cai para 0 (veja Sincronização de pagamentos e saldos) |
| Variante: Aisha paga, em vez disso, 1.500,00 | Quita os 1.200,00 de aluguel; os 300,00 restantes aparecem como crédito no Prepayments da conta (e do contrato de locação), prontos para o mês seguinte |
| Variante: o cheque é devolvido e a contabilidade cancela o recebimento (a conta da Aisha tem uma taxa de NSF de 50,00 configurada) | Gera uma nova fatura de taxa de 50,00 no contrato de locação, que se conecta à contabilidade automaticamente e aumenta o saldo dela |
O que vem a seguir
- Sincronização de pagamentos e saldos — como o pagamento depois atualiza o saldo da fatura, e como um pagamento em lote se divide entre as cobranças.
- Ativando uma conta de cliente como entidade financeira — os padrões de banco, caixa e livro razão, e os campos de NSF.
- Configuração contábil dos códigos de cobrança — a ordem em que as faturas são quitadas, e o código de cobrança de NSF.
- Dimensões de propriedade nos relatórios financeiros — por que o recebimento carrega o contrato de locação, a propriedade e o pagador.
- Como a REDA funciona com a REDA Financials — a ponte contábil como um todo.
- O portal do residente — onde os locatários podem pagar por conta própria, sem passar pelo balcão de atendimento.
Perguntas frequentes
Só aparecem as pessoas cuja função no contrato de locação está marcada como apta a pagar. As funções de locatário são marcadas automaticamente; um fiador ou cossignatário precisa que um administrador marque Is Payee na função de contato dele.
Não — o Post Payment sempre registra o recebimento como contabilizado, então o dinheiro entra nos livros no momento em que você conclui.
Sim — a ação exige um arquivo de comprovante de pagamento (uma digitalização do cheque, uma confirmação de transferência) antes de ser concluída.
Check, Wire, ACH, Credit Card, Cash, Withholding Tax Received ou Other.
O recebimento usa a entidade financeira do proprietário da propriedade e o banco, a conta de caixa e o livro razão padrão dela. O locatário é o cliente no recebimento, mas o depósito ocorre pela entidade do proprietário.
Ele fica retido como caixa não aplicado. Veja o valor de Prepayments na conta ou no contrato de locação — é o total acumulado de crédito, e ele pode ser aplicado a uma fatura futura.
A extensão de contabilidade não está ativada na sua organização. Seu administrador a ativa e, então, o Post Payment abrirá.
O contrato de locação não está vinculado a uma propriedade, então a REDA não consegue determinar onde o dinheiro deve ser depositado. Defina a propriedade no contrato de locação e reabra o Post Payment.
A conta do proprietário da propriedade não foi ativada como entidade financeira. Um administrador a ativa (veja Ativando uma conta de cliente como entidade financeira) e, então, o pagamento pode ser concluído.
A entidade do proprietário existe, mas está sem a conta de caixa padrão. Um administrador define os padrões da entidade e a tela de pagamento abrirá na próxima tentativa.
Não, se a conta estiver configurada para isso. Quando o recebimento devolvido é cancelado e a conta tem Charge NSF Fee marcado, um NSF Fee Charge Code e um NSF Fee Amount definidos, a REDA gera a fatura da taxa no contrato de locação automaticamente.
Ela encontra a conta a receber da maneira habitual — o padrão do código de cobrança, depois a entidade administradora da propriedade, depois a conta do proprietário da propriedade.
Isso foi útil?