Executando um lote de reconciliação
Este artigo o conduz pela configuração e pelo cálculo de um lote de reconciliação de despesas — uma execução que recupera dos locatários, ao longo de um período, um montante de despesas compartilhadas do edifício. Você criará um lote com um escopo válido (e verá os dois erros que aparecem se errar o escopo), informará o montante e o período, executará o cálculo, o acompanhará até Completed, lerá as cifras de variação e recalculará com segurança. O que você deve ter em mente o tempo todo: recalcular apaga e reconstrói tudo o que a execução anterior produziu, inclusive quaisquer faturas. Se quiser primeiro os conceitos por trás dos números — como a parte de cada linha é calculada — leia Reconciliação de despesas: conceitos.
Acesso necessário. Criar e calcular um lote exige o conjunto de permissões REDA - Expense Reconciliation Admin. O conjunto REDA - Expense Reconciliation Read Only permite visualizar, mas não alterar. Peça ao seu administrador o conjunto correspondente à sua função.
Antes de começar
Uma reconciliação vale tanto quanto os dados que estão por baixo dela. Confirme estes pontos antes de calcular, ou os números parecerão errados por motivos que nada têm a ver com a execução:
Criando o lote
Na guia Lotes de reconciliação de despesas, clique em New e preencha a execução:
A regra do escopo é a única coisa que bloqueará o salvamento no cabeçalho, então vale a pena ver os dois erros. Preencha os dois — um edifício e uma lista — e a REDA o impede com:
Deixe os dois em branco e você verá:
Corrija o escopo para exatamente um e o lote é salvo em Draft.
Calculando
Com o lote salvo, clique em Calc/ Recalc Reconciliation Lines. A REDA avisa que a ação é irreversível — ela limpa os resultados atuais e os reconstrói — e, com a confirmação, faz três coisas:
Cada propriedade é calculada isoladamente, então uma propriedade com dados ruins não consegue corromper as demais — ela simplesmente é contada como falha e registrada em log, e as propriedades corretas seguem sendo calculadas. Você não precisa ficar atualizando a tela; uma notificação no sino avisa quando a execução termina (veja abaixo).
Quando o cálculo termina
Quando a execução se conclui, a REDA atualiza o cabeçalho e envia a você uma notificação no sino — uma notificação de desktop ou celular que aponta para o lote — para que você saiba que terminou sem ficar olhando a tela. O cabeçalho agora mostra o resultado:
| Status | O que significa | O que você faz |
|---|---|---|
Completed | Todas as propriedades foram calculadas sem problemas; o % de alocação, as estatísticas da execução e o Last Calculation Datetime ficam gravados | Revise as variações |
Completed with Error | Algumas propriedades falharam; o lote traz o link de um log que lista cada falha, o restante foi calculado normalmente | Corrija os dados sinalizados e recalcule |
Os contadores Total Records Processed, Success Records e Failed Records do cabeçalho, mais o Last Calculation Datetime, informam o que a execução fez e quando.
Lendo os resultados
Duas cifras de variação no cabeçalho dizem se a execução é confiável — e elas diagnosticam dois problemas diferentes, então não as confunda:
| Cifra | Fórmula em palavras | O que significa um valor diferente de zero |
|---|---|---|
| Reconciliation Variance | Net Total Expense Amount − Net Reconciliation Amount | Dinheiro do montante que as linhas não capturaram — dias sem cobertura, alocações faltantes ou trechos excluídos |
| Variação de alocação % | 1 − Total Allocation % | Os percentuais das suas unidades (ou dos itens da lista) não somam 100% |
Uma execução limpa: Reconciliation Variance perto de zero e Allocation Variance % em zero — todo o montante foi capturado e as partes fecham. Se o Allocation Variance % for diferente de zero, a correção está nos percentuais: corrija as cifras de alocação da unidade (ou de distribuição da lista) e recalcule. Se o Reconciliation Variance for diferente de zero enquanto a alocação está correta, o montante tem dias sem cobertura — procure exclusões ou lacunas de titularidade que deixaram trechos sem linha.
Recalculando com segurança
Recalcular é a forma normal de corrigir um lote — mas é destrutivo, então entenda exatamente o que ele faz antes de clicar uma segunda vez:
Mais uma coisa a saber: editar o montante, o escopo ou o período depois de um cálculo não atualiza os resultados por conta própria. As cifras sempre refletem a última execução — o Last Calculation Datetime informa quando ela foi. Depois de qualquer edição, execute o Calc/ Recalc Reconciliation Lines novamente para atualizar os números.
Solucionando uma execução com falhas
Quando uma execução volta como Completed with Error, trabalhe do cabeçalho para fora:
| Sintoma | Onde olhar | Causa provável |
|---|---|---|
| Completed with Error | O link do log do lote e o seu anexo | Dados ruins em propriedades específicas — cada uma isolada pelo cálculo por propriedade |
| Reconciliation Variance diferente de zero, Allocation Variance em zero | A cobertura das linhas em relação ao período | Dias sem cobertura por exclusões ou lacunas de titularidade |
| Allocation Variance diferente de zero | Percentuais da unidade / da lista | Os percentuais não somam 100% |
| Nenhuma linha para uma unidade | As chaves Exclude e as datas do contrato de locação | O trecho foi excluído, ou nenhum contrato de locação se sobrepôs ao período |
O anexo do log lista cada linha que falhou, para que você encontre exatamente quais propriedades corrigir; corrija os dados e recalcule.
Exemplo prático: o lote de CAM do 1º trimestre do FY26
A Meridian Properties reconcilia o CAM do primeiro trimestre para o Meridian Court: escopo por edifício, código de cobrança "CAM Recovery", 1 jan 2026 → 31 mar 2026, montante de 12.000,00 + 600,00 de imposto. Cada uma das quatro unidades do edifício carrega 25% de alocação.
| Você faz | A REDA faz |
|---|---|
| Novo lote — preencha os dois, um edifício e uma lista, para ver a validação | Bloqueia o salvamento: "You can provide either a building/community or a property list, but not both." |
| Limpe a lista, mantenha o Meridian Court; defina período, montante e código de cobrança; salve | Lote salvo em Draft |
| Clique em Calc/ Recalc Reconciliation Lines e confirme | Status → Processing; constrói 6 linhas (quatro unidades, a #103 dividida em ocupação + desocupação); envia a notificação no sino |
| Abra o lote concluído | Status Completed; Total Allocation % 100%; Allocation Variance 0% |
Para ver o diagnóstico em ação: coloque a alocação da unidade #104 em 20% (de modo que as quatro unidades somem 95%) e recalcule. O cabeçalho agora mostra Allocation Variance % = 5% e um Reconciliation Variance diferente de zero — os 5% do montante que nenhuma unidade está carregando. Volte a #104 para 25% e recalcule; o apagar-e-reconstruir substitui cada linha e as variações voltam a zero. Faturar as diferenças resultantes é assunto de Contabilizando e descontabilizando reconciliações.
Referência: o ciclo de vida da execução
| Etapa | Status mostra | O que está acontecendo | O que você faz |
|---|---|---|---|
| Configuração | Draft | Você informa escopo, montante e período | Salve; corrija o erro de escopo se ele aparecer |
| Início | Processing | As linhas antigas e suas faturas são apagadas; as propriedades entram na fila | Aguarde o sino |
| Por propriedade | Processing | As linhas de ocupação e de desocupação são construídas; os valores faturados são conciliados | — |
| Fim (sem problemas) | Completed | O % de alocação, as estatísticas e o Last Calculation Datetime ficam gravados | Revise as variações |
| Fim (com problemas) | Completed with Error | O log é vinculado; o anexo lista as linhas que falharam | Corrija os dados; recalcule |
| Após a contabilização | Posted | O lote e as linhas ficam bloqueados | Descontabilize antes de qualquer alteração |
O que vem a seguir
- Contabilizando e descontabilizando reconciliações — o próximo passo: cobrar as diferenças e retirá-las, se necessário.
- Reconciliação de despesas: conceitos — a matemática por trás de cada linha.
- Registros assíncronos do REDA — triagem de uma execução Completed with Error.
- Listas de Propriedades — configurando o escopo por lista com percentuais de distribuição.
Perguntas frequentes
O escopo está errado. A REDA exige exatamente um dos dois: um edifício ou uma lista de propriedades: "Either a building/community or a property list must be provided." se você deixou os dois em branco, ou "You can provide either a building/community or a property list, but not both." se preencheu os dois.
O lote está contabilizado. O cálculo fica bloqueado em um lote contabilizado — uma tela avisa que ele já foi contabilizado. Contabilizando e descontabilizando reconciliações primeiro e depois recalcule.
Não — faz o contrário. Recalcular apaga as linhas anteriores e quaisquer faturas que elas referenciem, e então reconstrói tudo do zero. É exatamente por isso que você precisa ter certeza antes de recalcular um lote cujas faturas já saíram.
Algumas propriedades falharam durante a execução. O lote traz o link de um log cujo anexo lista cada linha que falhou; o restante foi calculado normalmente. Corrija os dados sinalizados e recalcule.
Os percentuais de alocação das unidades (ou de distribuição da lista) não somam 100%. Corrija-os e recalcule; o Allocation Variance % mostra a diferença exata.
Os resultados refletem o último cálculo — confira o Last Calculation Datetime. Editar o montante, o escopo ou o período não recalcula nada por conta própria; execute o Calc/ Recalc Reconciliation Lines novamente.
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