Conselhos e listas de membros de HOA

Antes de você realizar uma assembleia de proprietários ou enviar um e-mail para toda a comunidade na REDA, o sistema precisa saber quem pertence à comunidade — quais proprietários integram a associação, quem faz parte da sua diretoria e quais locatários participam. Este artigo mostra como montar as três listas de membros das quais a REDA se serve: os proprietários, o corpo executivo (a diretoria) e os locatários. Você vai conhecer as janelas de datas de vigência que expiram uma participação automaticamente e os três indicadores por membro que definem quem é convidado, quem vota e quem recebe as notificações gerais. Não se pressupõe experiência prévia com a REDA — cada termo é definido conforme aparece.

As três listas de membros

Uma comunidade na REDA é uma associação de proprietários — muitas vezes chamada de condomínio, HOA ou conselho — representada por um registro de Conta. Tudo o que você configura neste artigo depende dessa única conta. Três grupos distintos de pessoas podem participar das suas assembleias e dos seus envios de e-mail, e cada um vem de um lugar diferente:

Os proprietários e a diretoria são listas que você monta manualmente na conta. Os locatários são diferentes — eles não precisam de nenhum registro de lista, que é a parte que a maioria das pessoas não percebe, por isso ela tem uma seção própria abaixo.

A conta é o ponto de ancoragem

Todo registro de lista aponta de volta para uma única conta de associação de proprietários, e o mesmo vale para cada assembleia e cada envio de e-mail. Essa conta é o único ponto de ancoragem de toda a comunidade. Antes de começar a adicionar membros, confirme que os edifícios da comunidade estão realmente vinculados a ela: o edifício de uma unidade (o seu imóvel pai) carrega o vínculo com a conta da associação de proprietários, e é esse vínculo que permite à REDA contar depois os locatários de um edifício como membros da comunidade. Se o edifício não estiver vinculado, a participação dos locatários não será resolvida — então esta é a primeira coisa a verificar (consulte Entendendo as Propriedades para o vínculo entre o imóvel e a associação).

Adicionando proprietários (Membros do Conselho)

Cada proprietário da comunidade é um registro de Membro do Conselho na conta da associação (numerado CM-00000). Na lista relacionada Membros do Conselho da conta, clique em Novo e preencha:

Os três indicadores de participação

Tanto a lista de proprietários quanto a lista da diretoria têm as mesmas três caixas de seleção. Elas são os interruptores que decidem em que o membro é incluído:

Adicionando a diretoria (Membros do Corpo Executivo)

A diretoria eleita é uma segunda lista: registros de Membro do Corpo Executivo do Conselho (numerados CEBM-0000000), também na conta da associação. Eles seguem o mesmo padrão dos proprietários — um Member Contact e uma Active Date obrigatórios, um Is Active calculado a partir da janela de datas e os mesmos três indicadores de participação. A única diferença é a lista de funções. O Member Role da diretoria é um destes:

Manager · Section Executive · General Secretary · Chairperson · Member

Locatários — sem registro na lista de membros

Os locatários participam sem nunca aparecer em uma lista de membros. Em vez disso, o locatário é incluído por meio de um Council Role definido no contrato de locação dele — especificamente nas funções de contato do contrato (as pessoas vinculadas a um contrato de locação). A REDA resolve a cadeia em segundo plano, e vale a pena entendê-la em palavras simples:

o contrato de locação do locatário → a unidade locada → o edifício dessa unidade (o imóvel pai) → a conta da associação de proprietários do edifício.

Portanto, quando uma função de contato do contrato de locação carrega um Council Role e o contrato está ativo, esse locatário conta como membro da comunidade dona do edifício — sem precisar de uma linha na lista de membros. A REDA só inclui locatários de contratos de locação ativos.

O campo Council Role em uma função de contato tem um de dois valores, escolhido conforme a locação:

Além do Council Role, a função de contato também tem a sua própria caixa de seleção Council Voting Rights — marque-a se esse locatário vota nos assuntos da comunidade. Assim como acontece com proprietários e membros da diretoria, esse valor acompanha o locatário quando uma assembleia monta a sua lista de participantes, para que os votos sejam registrados nas pessoas certas. Definir o Council Role e o seu indicador de voto costuma ser trabalho da equipe de locação, feito no contrato de locação (consulte Funções de contato).

Por que as listas de membros importam adiante

Essas listas de membros são a matéria-prima de tudo o mais na seção de comunidade. Quando você realiza uma assembleia, a REDA monta a lista de participantes escolhendo apenas os membros ativos cuja função você selecionou no evento, mais os locatários quando você marca a caixa de locatários — membros inativos e funções não selecionadas são ignorados. O direito de voto e a função de cada membro escolhido são copiados para o registro de participante da assembleia. A tabela abaixo mostra qual lista alimenta qual atividade:

Configurando uma comunidade do zero

Em uma configuração inicial, a ordem importa. Siga esta lista de verificação:

Mantendo as listas de membros atualizadas

As listas de membros mudam junto com a comunidade. Trate as mudanças comuns por data, nunca reescrevendo a identidade de uma pessoa em um registro antigo:

• Mudança de titularidade. Quando um proprietário vende, defina a Inactive Date do vendedor como a data da venda — o Is Active é desmarcado automaticamente e ele deixa de aparecer nas listas geradas. Crie o registro do comprador com a data da transferência. O histórico é preservado.
• Eleição da diretoria. Encerre por data os membros que saem e adicione os que entram com a data da eleição. As funções existem por registro, então um membro reeleito para uma cadeira diferente recebe um novo registro para a nova função.
• Dica de auditoria. As duas listas de membros são listas simples sob a conta. Um modo de exibição de lista filtrado por Is Active = true é a sua visão da "comunidade atual".

Exemplo prático: Harbour Tower Owners Association

O edifício Harbour Tower tem uma conta de associação de proprietários, Harbour Tower Owners Association. O administrador a configura assim:

• Doze registros de Membro do Conselho — Role Owner, Active Date igual à data de constituição da associação, cada um com Council Meeting Invitation e Council Voting Rights marcados.
• Três Membros do Corpo Executivo — um Chairperson, um General Secretary e um Manager.
• Um proprietário vende a sua unidade em março, então o administrador define a Inactive Date desse membro como a data da venda. O Is Active é desmarcado e ele deixa de aparecer nas listas de participantes geradas.
• Dois contratos de locação do edifício têm uma função de conselho em uma função de contato, então esses locatários são incluídos sempre que um evento marca a caixa de locatários.

Um registro de Membro do Conselho: o Role (Owner), a janela de vigência (Active Date, Inactive Date) e o Council Voting Rights e o Is Active marcados nos destaques e em Details.

Um registro de Membro do Corpo Executivo do Conselho com o Member Role definido como Chairperson, vinculado à mesma conta de associação e ao mesmo contato de membro.

Referência: campos da lista de membros

O registro de Membro do Conselho (proprietário):

O registro de Membro do Corpo Executivo do Conselho (diretoria) segue o mesmo formato, com Member Contact e Active Date obrigatórios, um Is Active calculado, as mesmas três caixas de seleção e um Member Role entre Manager / Section Executive / General Secretary / Chairperson / Member.

O que vem a seguir

1. Reuniões e notificações do Conselho — realize uma assembleia a partir dessas listas de membros e gere os seus participantes.
2. E-mail em massa para a comunidade — alcance a comunidade; o indicador General Notification a alimenta.
3. Funções de contato — onde fica a função de conselho do locatário no contrato de locação.
4. Entendendo as Propriedades — o vínculo entre o edifício e a associação do qual a cadeia dos locatários depende.

Perguntas frequentes