Contratos de administração de imóveis

Quando você aceita administrar um imóvel em nome de um proprietário, vocês dois acertam algumas coisas: quanto você vai receber, por quanto tempo e qual das suas empresas fará a administração. A REDA registra tudo isso em um Contrato de administração de imóveis. Este artigo mostra como criar um, como registrar as condições de taxas para que todas as validações passem, como levar o contrato de rascunho a assinado e a fechado e — o mais importante — o que a REDA faz automaticamente quando você o fecha: ela marca o imóvel como estando sob a sua administração. Nenhuma experiência prévia com a REDA é pressuposta; cada termo é definido conforme aparece.

O que é um Contrato de administração de imóveis

Um Contrato de administração de imóveis — a REDA o registra como um chamado, um registro curto e rastreado, com o seu próprio Path de status — é o contrato oficial entre você e o proprietário. As condições de taxas ficam no contrato, não no imóvel. O imóvel simplesmente aponta de volta para o contrato depois que ele é fechado. Ao longo deste artigo vamos chamá-lo de chamado PMA na primeira menção e de "o contrato" daí em diante — você pensa em termos de um contrato; a REDA o armazena como um chamado.

O contrato está sempre atrelado a um negócio de administração. Na REDA, um negócio é uma Oportunidade — o registro único de "negócio" da REDA — e, para a gestão de propriedades, esse negócio é uma oportunidade Property Management: a busca pelo cliente proprietário. O contrato é o instrumento que fecha essa busca. À medida que você avança o status do contrato, a REDA avança o estágio do negócio para acompanhá-lo, e quando você fecha o contrato ela carimba o imóvel. Esse aperto de mãos a três — status do contrato, estágio do negócio, carimbos no imóvel — é o coração deste artigo.

Antes de começar

Um contrato só pode ser anexado a um negócio que se qualifique. O negócio precisa ser uma oportunidade Property Management ou uma oportunidade Property Sale fechada e ganha (um imóvel que você vendeu e agora administra para o comprador). Escolha qualquer outra coisa e a REDA o impede:

O Property do contrato também precisa coincidir com o imóvel indicado nesse negócio:

Portanto, tenha o negócio de administração (e o imóvel que ele indica) pronto antes de criar o contrato.

Em um negócio Property Management, o representante do proprietário fica no negócio como a sua Função de contato principal PM Client — a pessoa do lado do proprietário com quem você está contratando. Você não define isso no contrato em si; ela fica no negócio, e é uma boa conferência de que você está montando o contrato para o proprietário certo.

Criando o contrato

Na guia Tickets, clique em Novo, escolha PMA (Property Management Agreement) e preencha as condições. O contrato é organizado em alguns grupos de campos:

O contrato também traz um campo Escalation & Priority (Low, Medium ou High) e um Description de texto livre para as suas próprias anotações.

A taxa de administração

O Management Fee Type é Fixed ou Rent Percentage:

• Fixed — um valor fixo em Management Fee Fixed.
• Rent Percentage — um percentual em Management Fee % e, somente para esse tipo, você também pode definir um Minimum Management Fee e um Maximum Management Fee para estabelecer piso e teto do valor.

Seja qual for o tipo escolhido, o valor correspondente é obrigatório:

E o mínimo/máximo pertence apenas ao tipo percentual. Defina-os em uma taxa fixa e a REDA responde:

Taxas de colocação e de renovação

A Placement Fee (por encontrar e colocar um locatário) e a Renewal Fee (por renovar uma locação) aceitam, cada uma, um tipo Fixed - One Time, Fixed - Per Year ou Rent Percentage, com o campo de valor correspondente. Assim como na taxa de administração, o tipo que você escolhe decide qual valor é obrigatório:

Levando o contrato pelos seus estágios

O contrato percorre um Path de Status: New → In Process → Contract Sent → Contract Signed → Closed. À medida que você avança o status, a REDA avança o estágio do negócio de administração para acompanhá-lo:

Assinatura e documentos

Antes de você poder definir Contract Signed ou Closed, a REDA precisa saber quando o contrato foi assinado. Preencha primeiro o Document Signed Date Time, ou você verá:

O Document Signed Type é Electronic (há uma assinatura eletrônica registrada) ou Paper. Para um contrato em papel, a REDA exige que o documento assinado esteja de fato anexado antes de você fechar, e verifica se o arquivo realmente existe antes de você poder marcar Document Attached como Yes:

O fechamento também é uma barreira de duas etapas: você não pode pular direto para Closed sem assinar antes. Tente, e a REDA responde:

Portanto, o caminho confiável é sempre: assinar (definir a data de assinatura e anexar o documento em papel, se houver), definir Contract Signed e então definir Closed.

O que o fechamento faz automaticamente

Fechar o contrato é o momento em que o imóvel passa a estar "sob administração". Na passagem para Closed, a REDA:

Daqui em diante, a guia Details do imóvel mostra o vínculo de administração, e assume o trabalho do dia a dia descrito em Gerenciando uma propriedade sob um contrato de administração.

Exemplo prático: Meridian Court sob administração de 5%

A Meridian Properties assina um contrato de administração com o proprietário Continental Holdings para o edifício Meridian Court. Veja o contrato inteiro, do início ao fim:

A caixa de diálogo Novo chamado com o tipo de registro PMA (Property Management Agreement): a seção Agreement Details traz o PM Company/Entity, as Agreement Start e End Dates e o bloco Placement Fees.

As seções de taxas de um chamado PMA. Em Management Fees, o Management Fee Type é Rent Percentage com Management Fee % 8,00% (Minimum, Maximum e a alternativa Fixed ficam em branco); as seções separadas Placement Fees e Renewal Fees trazem, cada uma, os seus próprios pares de tipo e valor.

Um chamado PMA concluído, T-0000000219 (Record Type PMA (Property Management Agreement)), com o seu Path avançado até Closed — os estágios anteriores, inclusive Contract Signed, estão marcados. Ele está atrelado à oportunidade principal Continental Plaza - 88 Harbour Road [ PM ] e ao imóvel Continental Plaza - 88 Harbour Road.

O imóvel administrado Continental Plaza - 88 Harbour Road depois do fechamento do contrato — a seção PM Info mostra o PM Agreement carimbado (chamado T-0000000219), a PM Opportunity e o PM Stage Under Contract. O PM Company/Entity fica em branco até que uma empresa/entidade de PM seja definida no negócio.

Referência: status e taxas

O que cada status exige e o que ele faz:

Os três blocos de taxas e os seus tipos:

O que vem a seguir

1. Gerenciando uma propriedade sob um contrato de administração — o que muda depois que o contrato é carimbado, e o trabalho do dia a dia.
2. Solicitações de serviço — o registro de entrada para tudo o que um locatário ou proprietário reporta.
3. Ordens de serviço — agendamento e faturamento da manutenção em um imóvel administrado.
4. Entendendo os Chamados — o motor por trás de cada status de contrato.

Perguntas frequentes