Configurações de e-mail em massa
O botão Mass Email é um lançador. O que ele oferece quando alguém clica nele, e cada valor padrão que preenche previamente — assunto, mensagem, remetente — vem de registros de configuração controlados por um administrador. Este artigo é para quem já viu um usuário final enviar uma correspondência do Conselho e agora quer mudar o assunto ou o remetente padrão, ou acrescentar uma opção de e-mail em massa a um objeto totalmente diferente. Depois dele, você entenderá o padrão de cartão de configuração mais fluxo, será capaz de editar os valores padrão, escolher a identidade de envio certa e colocar de pé uma opção de e-mail em massa totalmente nova com um registro de configuração e um fluxo.
Acesso necessário. Enviar as correspondências do Conselho que acompanham o produto exige o conjunto de permissões REDA - Council Management Admin, além de a capacidade de entrega de e-mails da sua organização estar configurada. Criar configurações e fluxos é uma tarefa de administrador do Salesforce.
Como funciona o lançador
Quando alguém clica em Mass Email em um registro, a REDA identifica o objeto e o tipo de registro daquele registro e, em seguida, localiza os registros de configuração ativos para ele. Ela mantém apenas aqueles cujo fluxo de envio realmente existe e os exibe como cartões com os seus valores padrão preenchidos previamente, junto com o usuário atual e os endereços de e-mail compartilhados da organização a partir dos quais enviar. O cartão que o usuário escolhe passa o controle ao seu fluxo, e o fluxo é quem faz o envio de verdade — o lançador é apenas o menu e os valores padrão.
Uma consequência útil: um cartão cujo fluxo está ausente é ocultado automaticamente em vez de aparecer quebrado. O lançador se autocorrige — o que é conveniente para os usuários, mas pode confundir um administrador que se pergunta por que um cartão não aparece (verifique o nome do fluxo e o indicador de ativo).
Anatomia de um registro de configuração
Um registro de configuração tem três tarefas: dizer onde o cartão aparece, ligá-lo a um fluxo e guardar os valores padrão que o lançador preenche previamente.
| Campo | O que ele faz |
|---|---|
| Object | De qual objeto os registros oferecem este cartão |
| Record Type | Opcionalmente limita o cartão a um tipo de registro |
| Flow | O fluxo de envio que o cartão inicia; o cartão fica oculto se esse fluxo estiver ausente |
| Is Active | O interruptor mestre do cartão — e ele vem desligado por padrão, então um cartão novo permanece oculto até você ativá-lo |
| Email Subject | O assunto preenchido previamente (até 200 caracteres) |
| Email Message | O corpo em texto formatado preenchido previamente (até 20.000 caracteres) |
| Email Message Text | A versão em texto simples do corpo |
| Email Template | Referencia um modelo de e-mail em vez de conteúdo embutido |
| Sender Type | A identidade de envio (veja abaixo) |
| Sender Email | A partir de qual endereço compartilhado enviar, quando aplicável |
| Is Invitation Email | Carimba a data e os horários de convite enviado no evento e nos seus participantes |
| Archive Data | Quando está como Yes, os registros de participantes do envio são apagados depois (uma medida de privacidade para disparos avulsos de notificação). Ele não controla se os e-mails ficam registrados — veja a observação abaixo |
| Comments / Instructions | Anotações do administrador; Instructions pode exibir orientações no lançador para o usuário final |
Tipos de remetente
O Sender Type decide com o endereço de quem o e-mail sai. Há três opções:
| Tipo de remetente | Envia como | Use quando |
|---|---|---|
| O usuário que faz o envio | O próprio endereço do usuário que clicou | Contato pessoal, em que as respostas devem voltar para quem enviou |
| O usuário de fluxo de trabalho padrão | O usuário de fluxo de trabalho padrão da organização | Envios com voz do sistema, mantendo as respostas fora das caixas de entrada pessoais |
| Um endereço de e-mail de toda a organização | Um endereço compartilhado verificado, escolhido em Sender Email | Envios de comunidade ou de associação com identidade de marca — a escolha habitual para conselhos |
Os endereços de toda a organização (compartilhados) são uma configuração padrão do Salesforce mantida pelo seu administrador do Salesforce, e precisam ser verificados lá antes que o lançador os ofereça. Nenhum acompanha a REDA — uma organização nova tem zero endereços de toda a organização, então a opção de remetente de toda a organização não mostra nada para escolher até você criar e verificar um na Configuração. Se você configurar um cartão para o tipo de remetente de toda a organização mas ainda não tiver adicionado um endereço, o envio não tem com o que enviar; adicione o endereço primeiro. Os envios em massa também respeitam a capacidade de entrega de e-mails e os limites diários da sua organização.
O que acompanha o produto
A REDA fornece configurações de e-mail em massa para Eventos do Conselho. A principal aponta para o fluxo de envio de e-mail em massa do Conselho — o assistente completo que a sua equipe de comunidade usa. Esse fluxo, em resumo:
O passo a passo desse assistente para o usuário final está em E-mail em massa para a comunidade; este artigo permanece no lado da configuração.
Acrescentando uma opção de e-mail em massa a outro objeto
O motor é genérico por objeto, então você pode oferecer o Mass Email em outro objeto com o mesmo padrão de um registro mais um fluxo:
Exemplo prático: um convite para a assembleia anual
A Harbour Tower Owners Association envia o seu convite para a assembleia anual aos 140 participantes do Evento do Conselho "Annual General Meeting 2026". O coordenador de comunidade clica em Mass Email e escolhe o cartão de convite. Os valores padrão dele já vêm preenchidos — o assunto, o corpo em HTML e (uma vez que o administrador tenha verificado um) um endereço de remetente compartilhado da associação. Ele faz um envio de teste para si mesmo e depois envia de verdade. Cada participante recebe um e-mail registrado do envio de qualquer forma; e, por ser um cartão de convite, a data e os horários de convite enviado são carimbados no evento e em cada participante. Este é um evento Meeting, então, mesmo que o Archive Data do cartão estivesse como Yes, a lista de participantes seria mantida — a limpeza com exclusão após o envio só se aplica a disparos de notificação.
No ano seguinte, o administrador quer um assunto padrão diferente. Ele edita o Email Subject do registro de configuração — um único campo, sem mudança no fluxo — e o novo assunto passa a ser preenchido previamente para todos dali em diante.
O que vem a seguir
- E-mail em massa para a comunidade — o passo a passo do envio para o usuário final.
- Reuniões e notificações do Conselho — o registro que a configuração fornecida atende.
- Conselhos e listas de membros de HOA — gerando os participantes de que um envio precisa.
- Configurações Globais do Aplicativo — o padrão de registro de configuração equivalente.
- O Console de Administração da REDA — a torre de controle do administrador.
Perguntas frequentes
Ou nenhum registro de configuração está ativo para este objeto e tipo de registro, ou o fluxo configurado não existe — cartões com fluxos ausentes são ocultados automaticamente. Verifique o indicador de ativo e o nome do fluxo da configuração.
Defina o tipo de remetente da configuração como a opção de endereço de toda a organização e escolha o endereço compartilhado verificado em Sender Email. O seu administrador do Salesforce mantém esses endereços na Configuração.
Sim — cada envio registra um e-mail por destinatário, independentemente da definição de Archive Data, portanto o histórico de e-mails do evento é sempre a sua trilha de auditoria. Archive Data faz algo diferente: quando está como Yes e o evento é uma notificação, os registros de participantes são excluídos após o envio.
Um envio do tipo convite também carimba a data e os horários de convite enviado no evento e nos seus participantes, o que o acompanhamento de presença posterior utiliza.
Sim — o motor é genérico por objeto: um registro de configuração mais um fluxo de envio. Confirme com a sua equipe de implementação onde a ação será posicionada para o novo objeto.
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