Criando seu catálogo de inspeções

Antes que alguém possa realizar uma inspeção, alguém precisa montar as listas de verificação reutilizáveis das quais ela parte. Este artigo mostra como montar o catálogo de inspeções da REDA: os itens que dizem o que verificar, os locais que dizem onde, e os modelos que os combinam em uma lista de verificação pronta para usar. No caminho, você vai aprender o truque do ponto e vírgula que transforma um campo nos botões de resposta do inspetor, o ajuste que pega todo mundo de surpresa na primeira vez (os locais começam desativados) e como clonar um modelo para não montar tudo de novo do zero. Nenhuma experiência prévia com a REDA é necessária.

Os três blocos de construção

O catálogo tem três camadas, e manter as três bem separadas facilita todo o resto:

Quando um modelo é aplicado a uma inspeção, a REDA cria um item da lista de verificação para cada item do modelo — a linha que o inspetor de fato preenche. Ao longo do artigo, mantenha os termos separados: um item do modelo é uma linha no modelo reutilizável; um item da lista de verificação é a cópia dele em uma inspeção real.

Criando mestres de itens

Na guia Mestres de itens de inspeção, clique em Novo e descreva uma coisa a verificar:

Os mestres de itens também têm um campo Description para as suas próprias anotações e um botão Is Active (ativado por padrão) que controla se o item fica disponível para uso.

Status Options: a sintaxe do ponto e vírgula

O campo Status Options é o que se transforma nos botões de resposta do inspetor. Você escreve as opções em uma única linha, separadas por ponto e vírgula:

Good;Fair;Needs Repair

A REDA transforma cada entrada em um botão, exatamente como você digitou. Isso é a única coisa que limita as respostas que um inspetor pode dar — então algumas regras importam:

Um item conta como "concluído" assim que qualquer opção é escolhida, e é isso que alimenta o contador de itens concluídos que os inspetores acompanham (tratado em Executando inspeções).

Criando locais

Na guia Locais de Inspeção, clique em Novo e dê ao lugar um Location Name — "Cozinha", "Quarto", "Entrada". Há um campo Description para anotações e um botão Is Active, e aqui está a armadilha em que todo mundo cai:

Montando um modelo

Na guia Modelos de Inspeção, clique em Novo, dê a ele um Template Name e uma Description opcional (o campo Is Active de um modelo vem ativado por padrão) e então adicione as suas linhas. Cada item do modelo combina os três ingredientes:

Na tela do inspetor, as linhas são ordenadas por Sort Order, depois por local e depois por nome — então defina o Sort Order deliberadamente para agrupar o percurso da forma como um inspetor se moveria pela unidade. Um modelo também pode ter uma Region para organizar catálogos regionais.

Clonando um modelo com as suas linhas

Em vez de montar do zero uma lista de verificação parecida, use a ação Clone with Lines em um modelo. Ela copia o modelo junto com todos os seus itens do modelo, entregando um novo modelo que você pode renomear e ajustar. É a forma mais rápida de derivar uma variante "Mobiliado" de uma lista de saída padrão, por exemplo.

Como os modelos viram listas de verificação

Quando um modelo é aplicado a uma inspeção, a REDA copia cada linha do modelo para a inspeção como um item da lista de verificação, levando junto o item, o local e as orientações, e mantendo um vínculo com a linha do modelo de onde ele veio. Se a sua equipe precisar que outros detalhes sejam levados junto, o seu administrador pode ampliar quais campos são copiados sem nenhum código — mas o uso cotidiano do catálogo não precisa nada disso. Para ver o lado do inspetor nesse processo — incluindo o aviso importante de que reaplicar um modelo reconstrói a lista de verificação do zero — consulte Executando inspeções.

Exemplo prático: um modelo de saída de unidade padrão

Você está montando o modelo "Standard Unit Move-Out" que a Meridian Properties usa quando um locatário deixa uma unidade como a Meridian Court #101. Primeiro os mestres e os locais, depois o modelo:

Para criar uma variante mobiliada, use Clone with Lines para gerar "Standard Unit Move-Out - Furnished" e depois adicione as linhas extras à cópia.

Um mestre de itens de inspeção, Walls & Paint. O seu campo Status Options contém a lista com ponto e vírgula Good;Fair;Needs Repair — os botões entre os quais o inspetor vai escolher — e Is Active está marcado. A Description ("Inspect wall surfaces and paint condition.") dá contexto ao inspetor.

O Move-In Inspection Template com a guia Inspection Template Lines aberta. Cada linha combina um Inspection Location com um Inspection Item e carrega um Sort Order — aqui Living Room : Walls & Paint (1), Living Room : Flooring (2), Kitchen : Appliances (3) — a ordem em que os itens da lista de verificação vão aparecer quando o modelo for aplicado.

Referência: campos do catálogo

Campos do mestre de itens:

Campos do local:

Campos do modelo e do item do modelo:

O que vem a seguir

1. Executando inspeções — aplique um modelo, trabalhe a lista de verificação e conclua uma inspeção.
2. Inspeções de entrada / saída e recorrentes — vincule modelos a propriedades para que as inspeções se criem sozinhas.

Perguntas frequentes