E-mail em massa para a comunidade

Esta é a metade do "envio" de organizar um evento da comunidade. Em Reuniões e notificações do Conselho você montou o público; aqui você envia o e-mail para todos de uma só vez. Este artigo mostra como abrir o assistente Mass Email a partir de um evento do conselho, de onde vêm o remetente e o modelo (quem os define é o seu administrador, não você), como fazer primeiro um envio de teste seguro e — o mais importante — os dois comportamentos que pegam as pessoas de surpresa: uma notificação que silenciosamente toma emprestado o público de uma reunião e uma limpeza pós-envio que pode excluir a lista de destinatários de uma notificação. Leia esses dois pontos antes do seu primeiro disparo grande.

O que o Mass Email faz

O Mass Email envia um e-mail a cada participante de um evento do conselho e registra cada envio no evento, para que você tenha um histórico auditável de quem foi contatado. Ele funciona por evento, não por quadro de membros — a lista de destinatários são os participantes gerados do evento (a partir de Reuniões e notificações do Conselho), não um quadro de membros que você escolhe na hora do envio.

Três públicos, um remetente

A esta altura você já conheceu algumas ideias diferentes de "quem recebe isto", então vamos alinhá-las:

• Os participantes do evento são a lista de destinatários que este assistente usa. O envio atinge os participantes do evento — nada mais.
• O sinalizador General Notification, no nível do quadro de membros (de Conselhos e listas de membros de HOA), marca quem faz parte das comunicações da comunidade — ele molda quem você gera como participante, mas o assistente em si lê os participantes, não o sinalizador.
• Um envio de Meeting funciona também como mecanismo de convite — ele grava o carimbo de data/hora do convite que desbloqueia o status Invitation Sent. Um envio de Notification é um disparo simples, opcionalmente arquivado depois.

Antes de enviar: o cartão de configuração

Quando o assistente abre, ele mostra um cartão de configuração com o endereço do remetente e o modelo de e-mail já preenchidos. Você não pode alterá-los no assistente — o seu administrador configura o remetente, o modelo e o comportamento de arquivamento para cada tipo de envio. Se o remetente ou o modelo parecerem errados, isso é assunto para uma conversa com o administrador, não algo que você corrija no meio do envio.

Quem recebe

O assistente resolve o público assim:

• Para uma Notification que tem uma Parent Council Meeting definida, ele usa os participantes da reunião — você não regenera uma lista na notificação.
• Caso contrário, ele usa os participantes gerados do próprio evento.

Em seguida, ele conta os participantes que têm um endereço de e-mail e mostra esse número. Participantes sem e-mail simplesmente não são contados — eles são ignorados, não bloqueiam nada. Se a contagem chegar a zero, o assistente para em uma tela de erro e nada é enviado; volte e gere os participantes ou corrija os e-mails de contato que estiverem faltando.

O envio, passo a passo

Para onde foram os meus participantes?

Este é o comportamento que surpreende as pessoas, por isso ele ganha uma seção só dele. Quando a configuração do seu administrador está com o arquivamento ativado e o evento é uma Notification (não uma reunião), a REDA exclui todos os participantes dessa notificação após o envio — uma etapa de arquivamento por privacidade. Os e-mails permanecem registrados no registro; a lista de destinatários deixa de existir.

O que fica guardado após um envio

Como cada envio grava um registro por destinatário, o histórico de e-mails do evento é a sua trilha de auditoria — confira-o antes de disparar de novo, já que enviar outra vez cria um novo conjunto de registros e não existe proteção interna contra o envio duplicado.

Exemplo prático: enviando o e-mail da assembleia geral

Continuando a assembleia geral (AGM) da Harbour Tower Owners Association de Reuniões e notificações do Conselho: a gerente abre a reunião da assembleia geral e clica em Mass Email. O cartão de configuração mostra o endereço de remetente da comunidade e o modelo de convite da assembleia geral, ambos definidos pelo administrador. Dos 17 participantes, 16 têm endereço de e-mail, então a contagem mostra 16. Ela envia um teste para si mesma, tudo parece certo, marca o consentimento e envia. Resultado: 16 envios registrados, e o Invitation Sent Date Time é gravado no evento e em cada participante — então ela move o Status da reunião para Invitation Sent sem esbarrar na regra de validação. Uma semana depois, ela dispara a notificação "Distribuição da ata da assembleia geral", cuja Parent Council Meeting é a assembleia geral; ela reutiliza os mesmos destinatários. Como a organização dela arquiva os dados de notificação, a lista de participantes da notificação é excluída após o envio — comportamento esperado, e o registro do envio permanece para a trilha de auditoria.

O que vem a seguir

1. Reuniões e notificações do Conselho — gere os participantes que este envio atinge, e a trava do Invitation Sent.
2. Conselhos e listas de membros de HOA — o sinalizador General Notification que marca quem faz parte das comunicações.
3. Administração — onde o seu administrador mantém a configuração de e-mail em massa.

Perguntas frequentes