Faturar o locatário por uma ordem de serviço
Quando um reparo é de responsabilidade do locatário, a REDA pode transformar a ordem de serviço concluída diretamente em uma fatura ao locatário — sem tela de faturamento separada, sem redigitação. Este artigo trata dessa única etapa em profundidade: como ativar o faturamento corretamente, os três campos que você precisa preencher, o que exatamente faz a fatura aparecer (e por que às vezes ela não aparece) e cada valor que chega à fatura resultante. A criação e a programação da própria ordem de serviço são tratadas separadamente em Ordens de serviço; aqui retomamos a partir da conclusão.
Acesso necessário. Trabalhar com ordens de serviço exige o conjunto de permissões REDA - Work Order User ou REDA - Property Leasing User. A fatura ao locatário que a REDA cria chega à guia Accounting do contrato de locação; para visualizá-la e gerenciá-la usa-se REDA - Invoice Management Admin ou REDA - Property Leasing User (o equivalente somente leitura é REDA - Invoice Management Read Only). Peça ao seu administrador que atribua o conjunto correspondente à sua função.
Quando faturar o locatário
Nem todo reparo é repassado ao locatário. A manutenção de rotina, o trabalho coberto por garantia e as melhorias por conta do proprietário são absorvidos pelo proprietário; os danos causados pelo locatário normalmente são cobráveis. A REDA resolve isso com um único interruptor na ordem de serviço: Invoice to Tenant.
- Deixe Invoice to Tenant desmarcado e concluir a ordem de serviço não gera nenhuma fatura — o custo é absorvido pelo proprietário.
- Marque-o, preencha os dados de faturamento e concluir a ordem de serviço gera automaticamente uma fatura ao locatário.
A fatura é gerada contra a Oportunidade da ordem de serviço (o contrato de locação a faturar) e a sua Propriedade. Ambas precisam estar presentes, ou nenhuma fatura é criada — por isso vale a pena confirmar o vínculo com o contrato de locação antes de concluir o trabalho.
Os três campos de faturamento
No momento em que você marca Invoice to Tenant, três campos passam a ser obrigatórios. Cada um é validado ao salvar por uma verificação própria, de modo que você não consegue concluir uma ordem de serviço cobrável com um dado de faturamento faltando:
| Campo | O que ele contém | A REDA bloqueia o salvamento com… |
|---|---|---|
| Código de cobrança | A categoria de faturamento sob a qual o encargo é contabilizado; ela também define o período de carência de pagamento usado para a data de vencimento | "You must provide charge code if the work order is invoiced to the tenant." |
| Valor da fatura | O valor a faturar ao locatário, sem impostos | "You must provide invoice amount if the work order is invoiced to the tenant." |
| Invoice Note | Uma linha curta de texto que aparece no razão auxiliar do locatário | "You must provide invoice note if the work order is invoiced to the tenant." |
Essas são as únicas três verificações na ordem de serviço e, juntas, são a espinha dorsal deste artigo: se o interruptor está ligado, os três dados precisam estar lá. Essa é a garantia — a conclusão nunca pode pular o faturamento silenciosamente porque um campo ficou em branco.
O que dispara a fatura
A fatura é criada em um momento preciso: a transição para Completed. Isso significa que o status precisa efetivamente mudar para Completed a partir de outro valor. Se a ordem de serviço já estiver em Completed e você salvá-la de novo, nada de novo acontece — a REDA não fatura outra vez.
Para que a fatura seja gerada, tudo isto precisa ser verdadeiro nessa transição:
| Pré-condição | Precisa ser verdadeiro |
|---|---|
| Transição de status | A ordem de serviço passa para Completed (não estava em Completed antes) — dispara uma única vez |
| Invoice to Tenant | Marcado |
| Contrato de locação e Propriedade | Ambos presentes na ordem de serviço |
| Campos de faturamento | Charge Code, Invoice Amount e Invoice Note todos preenchidos (as verificações acima garantem isso) |
Se qualquer uma dessas condições faltar, nenhuma fatura aparece — e sem erro, porque nada deu errado; simplesmente não foram atendidas as condições para faturar.
O que chega à fatura do locatário
Quando a fatura é criada, a REDA a preenche a partir da ordem de serviço:
| Na fatura | Vem de |
|---|---|
| Amount | O Invoice Amount da ordem de serviço (sem impostos) |
| Billing Comment | O Invoice Note da ordem de serviço — é isso que aparece no razão auxiliar do locatário |
| Billing Date | O dia em que você concluiu a ordem de serviço (hoje) |
| Due Date | Hoje mais os dias de carência de pagamento do Charge Code (hoje, se o código não tiver nenhum) |
| Conta a receber | O valor padrão do Charge Code |
| Vínculo com a ordem de serviço | Uma referência de volta a esta ordem de serviço, para que a fatura e o trabalho permaneçam conectados |
Como ver a fatura no contrato de locação
A fatura criada é uma Fatura Opp — uma fatura gerada contra o contrato de locação — e aparece na guia Accounting do contrato, em Active. Abra-a para ver o valor, o Billing Comment (o seu Invoice Note) e as datas de faturamento e de vencimento. O locatário vê o Invoice Note no razão auxiliar dele, portanto mantenha-o claro e específico.
Solução de problemas
Exemplo prático: a torneira vazando
Continuando o exemplo de Ordens de serviço: um locatário de uma unidade da Meridian Properties relata uma torneira vazando, e o reparo feito pela SwiftFix Maintenance decorre de dano causado pelo locatário, portanto é cobrável. O despachante, Tom Reyes, cuida do faturamento.
Na ordem de serviço, Tom marca Invoice to Tenant e preenche o trio: Charge Code "Maintenance Charge" (15 dias de carência), Invoice Amount 150.00, Invoice Note "Faucet cartridge replacement - tenant damage". (Se qualquer um dos três tivesse ficado em branco, a REDA teria bloqueado o salvamento com a mensagem correspondente.)
Quando a SwiftFix termina, Tom define Status como Completed. A REDA gera a fatura ao locatário na guia Accounting do contrato de locação: Amount 150.00, Billing Comment "Faucet cartridge replacement - tenant damage", Billing Date hoje, Due Date daqui a 15 dias. Um salvamento posterior do mesmo status Completed, feito por precaução, não muda nada — continua havendo apenas uma fatura.
O que vem a seguir
- Ordens de serviço — crie e programe a ordem de serviço (o artigo principal em relação a este).
- Solicitações de serviço — o registro de entrada do qual toda ordem de serviço parte.
- Códigos de Cobrança — dias de carência e os valores padrão que a fatura herda.
- Faturas Explicadas — o que acontece com a fatura ao locatário depois de gerada.
- Entendendo os Chamados: o motor de processos da REDA — por que as ordens de serviço são separadas dos chamados.
Perguntas frequentes
Falta um dos três campos de faturamento. A REDA mostra qual deles é: "You must provide charge code if the work order is invoiced to the tenant.", "You must provide invoice amount if the work order is invoiced to the tenant." ou "You must provide invoice note if the work order is invoiced to the tenant." Preencha os três e salve.
A fatura é disparada apenas na mudança para Completed, apenas quando Invoice to Tenant está marcado e apenas quando o contrato de locação, a propriedade e os três campos de faturamento estão preenchidos. Verifique o interruptor e os vínculos com o contrato de locação e a propriedade e, em seguida, conclua o trabalho.
Não — a fatura é disparada somente na transição para Completed. Salvar novamente uma ordem de serviço que já está em Completed não cria nada.
A data de faturamento é o dia em que você concluiu a ordem de serviço; a data de vencimento é esse dia mais os dias de carência de pagamento do Charge Code — o mesmo dia, se o código não tiver período de carência.
Como uma Fatura Opp na guia Accounting do contrato de locação, em Active. O seu Invoice Note aparece como o Billing Comment e no razão auxiliar do locatário.
Deixe Invoice to Tenant desmarcado. Concluir a ordem de serviço então não gera nenhuma fatura ao locatário, e o proprietário absorve o custo.
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