Configuração da contabilidade de gestão de propriedades

Este é o guia mestre de configuração da contabilidade de gestão de propriedades na REDA — a configuração que faz com que os seus registros de propriedades, de um lado, e a sua contabilidade, do outro, funcionem como um único sistema. Quando ela está pronta, as faturas de aluguel são contabilizadas no livro razão do proprietário certo, as taxas de administração se faturam sozinhas, os proprietários recebem os seus repasses e os seus extratos, e cada valor pode ser reportado por propriedade, edifício e portfólio. Esta página percorre toda a configuração de ponta a ponta, na ordem em que você deve executá-la, e explica cada item: o que é, por que importa e o que quebra se estiver errado. É o hub — cada fase leva a um artigo detalhado —, mas você pode executar tudo a partir daqui. Não se pressupõe experiência prévia com integração contábil; cada conceito é definido à medida que aparece.

O modelo de duas partes que você está configurando

Antes das etapas, guarde uma imagem na cabeça. A contabilidade de gestão de propriedades sempre envolve dois conjuntos de livros contábeis:

• A entidade do locador — a contabilidade própria de cada proprietário de imóvel. O aluguel que um locatário paga é arrecadado para dentro da contabilidade do proprietário; os repasses ao proprietário saem de lá.
• A entidade PM — a contabilidade própria da sua empresa de gestão de propriedades. É aqui que a taxa de administração que você ganha entra como receita.

Uma Entidade no REDA Financials é simplesmente um conjunto separado de livros contábeis — com o seu próprio livro razão, moeda e ano fiscal. Cada locador que você administra normalmente tem uma, e a sua empresa de gestão também tem a sua. Uma propriedade amarra as duas: ela nomeia a sua Owner Account (→ a entidade do locador) e a sua PM Entity (→ a entidade da sua empresa). Quase tudo nesta configuração trata de dar a cada entidade os bancos, produtos e mapeamentos de que ela precisa para que o dinheiro se mova corretamente entre as duas.

Ao longo deste guia usaremos um único exemplo prático: Meridian Properties é a empresa de gestão; Continental Holdings é um locador que possui dois edifícios, Meridian Court e Harbour Tower, que a Meridian administra em seu nome.

A configuração, em ordem

Aqui está tudo em forma de checklist — marque cada item conforme você o conclui. Cada fase tem a sua própria seção detalhada abaixo e, quando é profunda, o seu próprio artigo. Faça-as mais ou menos nesta ordem: as fases posteriores dependem das anteriores.

• 1. Ative a extensão de contabilidade. A chave mestra que conecta a REDA à contabilidade. Normalmente já está ativada — confirme.
• 2. Ative cada entidade e configure os seus bancos & produtos. Transforme cada locador e a sua empresa PM em um conjunto de livros contábeis e depois dê a cada um o seu Operations Bank, o Settlement Bank, os produtos de taxa, o produto de repasse ao proprietário e a propriedade de administração.

• 3. Mapeie cada código de cobrança para a contabilidade. Informe a cada código de cobrança o seu Product, a GL Account, o Cost Center e o Tax Profile.
• 4. Marque as contas contábeis de gestão de propriedades. Sinalize as contas de receita de aluguel, despesa, ativo e passivo para que as execuções de taxa, repasse e extrato saibam o que contar.
• 5. Defina as dimensões da propriedade. Dê a cada propriedade o seu Portfólio, a Região, o Tipo de propriedade e o Parent Property para que o financeiro possa reportar por propriedade, edifício e portfólio.

• 6. Marque os beneficiários. Confirme quem pode ser selecionado ao registrar um pagamento de locatário (os Lessees já são tratados para você).
• 7. Configure as taxas NSF (opcional) — cobre automaticamente uma taxa quando um pagamento é devolvido.
• 8. Configure os pagamentos eletrônicos (EFT) (opcional) — dados do banco originador e instruções permanentes para cobranças e repasses via ACH.

• 9. Defina o dia de envio do extrato do proprietário (opcional) — monte cada portfólio, escolha o dia do mês em que o seu extrato é enviado por e-mail e depois agende o trabalho de extratos.
• 10. Confirme a ponte de faturamento. Emita uma fatura de teste e confirme que ela é contabilizada sem erro.

Fase 1 — Ative a extensão de contabilidade

A extensão de contabilidade é a única chave mestra que conecta a REDA ao REDA Financials. Toda automação contábil — contabilizar faturas, sincronizar pagamentos, criar entidades, executar taxas, repasses e extratos — verifica essa chave primeiro. Com ela desligada, a integração inteira fica adormecida: nada é contabilizado, nada é sincronizado, nenhuma entidade é criada.

Você a encontra no Console de Administração da REDA (Iniciador de aplicativos → REDA Admin → Console de Administração da REDA), na guia Configurações Globais do Aplicativo, como a configuração da extensão de contabilidade. Na maioria das organizações, o seu parceiro de implementação a habilita durante o onboarding, então o seu trabalho aqui costuma ser apenas confirmar que ela está ativada.

Fase 2 — Ative cada entidade e depois configure os seus bancos & produtos

Esta é a maior fase e a base sobre a qual tudo o mais se apoia. Você a executa uma vez para a sua empresa PM e uma vez para cada locador.

Ativando a entidade

Transformar uma conta em um conjunto de livros contábeis é um trabalho de uma única caixa de seleção. Na conta (Iniciador de aplicativos → REDA → Contas), marque Financial Active e salve — a REDA cria automaticamente uma Entidade correspondente e a vincula de volta à conta. Mas três coisas precisam ser verdadeiras antes de você marcar a caixa, ou nenhuma entidade é criada:

Quando você salva, a nova Entidade já chega pronta — nome, código, região, moeda, território, regime de competência e um status ativo vêm todos preenchidos para você. Não há nada a digitar na Entidade para trazê-la à existência. O passo a passo completo (e exatamente o que a Entidade contém) está em Ativação de uma conta de cliente como entidade financeira.

Configurando os bancos & produtos da entidade

Uma entidade ativada é um conjunto de livros contábeis, mas as execuções de gestão de propriedades precisam saber por quais bancos o dinheiro passa e quais produtos carregam as contas contábeis corretas. Você define isso no registro da entidade. Nem todo campo se aplica a toda entidade — alguns pertencem à empresa PM, outros ao locador:

Mais dois padrões da entidade — definidos como parte do onboarding contábil normal — importam aqui porque as execuções dependem deles: uma Default Bank Account (a conta de escrow do aluguel de onde a liquidação da taxa retira) e uma Default Cash Account junto com um Default Ledger (usados quando você registra um pagamento de locatário). A configuração dessas contas está coberta no centro de ajuda de REDA Financials.

Fase 3 — Mapeie cada código de cobrança para a contabilidade

Um código de cobrança é a definição reutilizável da REDA para algo que você fatura — aluguel, um depósito, uma multa por atraso, uma taxa de entrada. Quando um contrato de locação fatura um deles, a contabilidade precisa saber como transformá-lo em uma linha do livro razão. Você ensina isso no próprio código de cobrança: Iniciador de aplicativos → REDA Admin → Códigos de cobrança e então abra cada um.

Fase 4 — Marque as contas contábeis de gestão de propriedades

As execuções de taxa, repasse e extrato não leem todo o seu livro razão — elas olham apenas para as contas que você indicou como dinheiro de gestão de propriedades. Você faz isso sinalizando cada conta contábil relevante como Property Management GL Account. Esse único sinalizador é a chave mestra do que "conta":

Fase 5 — Defina as dimensões da propriedade

A contabilidade por propriedade só é útil se você conseguir reportar sobre ela — receita por propriedade, por edifício, por portfólio. A REDA torna isso possível carregando cinco dimensões de cada propriedade para todo documento contábil que ela gera. Você as define no registro da propriedade (Iniciador de aplicativos → REDA → Propriedades):

Você não precisa registrar essas dimensões na contabilidade — isso já vem embutido e ativo. O seu único trabalho é garantir que cada propriedade tenha de fato o seu Portfólio, a Região, o Tipo de propriedade e o Parent Property preenchidos, porque uma dimensão em branco aparece como uma coluna em branco nos relatórios. O lado dos relatórios está coberto em Dimensões de propriedade nos relatórios financeiros.

Fase 6 — Marque os beneficiários

Ao registrar o pagamento de um locatário (Fase 10 e o fluxo cotidiano de Registro de pagamentos de locatários), você escolhe um beneficiário — a pessoa a quem o pagamento é atribuído. Para contratos de locação padrão isso não exige configuração alguma: qualquer pessoa cuja função no contrato seja Lessee é automaticamente elegível e aparece na lista de beneficiários. Você só precisa agir para um pagador que não seja Lessee (digamos, um fiador ou uma empresa pagando em nome de um locatário) — nesse caso, um administrador marca aquela função de contato como beneficiária para que ela apareça na lista suspensa.

Fase 7 — Configure as taxas NSF (opcional)

Uma taxa NSF ("non-sufficient funds", fundos insuficientes) é o que você cobra quando o pagamento de um locatário é devolvido. A REDA pode gerá-la automaticamente: quando um pagamento registrado é cancelado depois, ela cria uma nova fatura de taxa que segue direto pela ponte de faturamento. Você ativa isso por conta. Na Conta do locatário (ou do locador), defina:

Deixe esses campos em branco e cancelar um pagamento simplesmente o estorna, sem taxa alguma. Esta fase é opcional — configure-a apenas nas contas em que você quer taxas automáticas por devolução.

Fase 8 — Configure os pagamentos eletrônicos, EFT (opcional)

Se você arrecada aluguel ou paga proprietários eletronicamente, a REDA pode gerar o arquivo bancário (ACH / NACHA) para você. Há três camadas a configurar, e cada uma é opcional, dependendo de você usar ou não banco eletrônico:

Quando você executa o processador para uma data, a REDA reúne as instruções vencidas, cria os recebimentos ou pagamentos correspondentes e produz um arquivo bancário que você baixa e envia ao seu banco. O passo a passo completo está em Transferências bancárias EFT / Processamento NACHA.

Fase 9 — Defina o dia de envio do extrato do proprietário (opcional)

A REDA pode enviar por e-mail a cada proprietário um extrato personalizado com a sua marca — receitas, despesas, distribuições e saldos das propriedades dele — em uma programação. Os extratos são organizados por Portfólio (um agrupamento de contas de proprietários e propriedades). Para ativar os extratos automáticos:

Os repasses ao proprietário (pagar aos proprietários o dinheiro deles) e os extratos são tratados juntos em Repasses e extratos de proprietários.

Fase 10 — Confirme a ponte de faturamento

A ponte de faturamento é o caminho em tempo de execução que transforma uma fatura de propriedade em uma fatura contabilizada na contabilidade. Você não a liga por fatura — novas faturas avulsas se armam sozinhas, e os lotes de faturas são armados quando você os configura para criar o lançamento contábil. O que você precisa é que as fases anteriores estejam concluídas, porque a ponte depende delas:

• A Default Receivable Account da fatura precisa estar definida, e essa conta precisa ser uma entidade ativada (Fase 2).
• O código de cobrança por trás de cada linha precisa estar mapeado (Fase 3).

Para confirmar que tudo está conectado, emita uma fatura de teste em uma conta ativada e verifique se ela produziu uma fatura contabilizada na contabilidade, sem erro. Se produziu, a ponte está funcionando; se ela mostra uma Accounting Error Message, leia a mensagem — ela nomeia o que está faltando —, corrija e depois limpe a mensagem para que a fatura tente de novo. Como os valores contabilizados e os pagamentos sincronizam de volta está coberto em Sincronização de Pagamentos e Saldos, e o quadro completo da integração está em Como a REDA funciona com a REDA Financials.

Como tudo flui depois de configurado

Com a configuração concluída, esta é a sequência que roda sozinha — sem nenhuma configuração por transação:

Em tudo isso, as cinco dimensões da propriedade viajam em cada documento contabilizado — para que o financeiro possa reportar lucros e perdas por propriedade, edifício, portfólio, tipo e região, sem nenhuma marcação extra.

Referência: a configuração em resumo

Uma linha por fase — o que você define, onde, e o que quebra se estiver errado:

Referência: configurações da entidade

Referência: o que cada execução produz

Exemplo prático: integrando a Continental Holdings

A Meridian Properties assume um novo proprietário, a Continental Holdings, dona de Meridian Court e Harbour Tower. Veja toda a configuração aplicada a ela:

Uma Entidade de empresa PM ativada (Meridian Properties). A seção Management Fee Configuration mostra o Management Fee Revenue Product, o Settlement Bank, o Operations Bank e a Administration Property todos preenchidos — os padrões dos quais uma execução da taxa de administração se vale para faturar a taxa, registrar o custo e liquidar o dinheiro.

O que vem a seguir

1. Ativação de uma conta de cliente como entidade financeira — a Fase 2 por completo, com tudo o que a Entidade criada automaticamente contém.
2. Configuração contábil do Código de cobrança — a Fase 3 campo a campo.
3. Automação da taxa de administração — como a execução da taxa calcula e fatura depois de configurada.
4. Repasses e extratos de proprietários — a Fase 9, além de pagar aos proprietários os seus saldos.
5. Transferências bancárias EFT / Processamento NACHA — a Fase 8 em detalhe.
6. Dimensões de propriedade nos relatórios financeiros — a Fase 5 e os relatórios que ela alimenta.
7. Registro de pagamentos de locatários — o fluxo cotidiano de pagamentos que esta configuração viabiliza.
8. Como a REDA funciona com a REDA Financials — toda a integração em resumo.

Perguntas frequentes