Solicitações de locação online
Chega de pacotes de solicitação impressos: a partir de um Lead, você envia ao solicitante um link pessoal por e-mail, ele preenche um formulário online guiado — solicitantes, ocupantes, animais de estimação, veículos e documentos — e tudo volta para o Lead como registros estruturados que você pode revisar. Este artigo percorre o ciclo completo, do envio do formulário até a conversão do Lead em um contrato de locação, e se detém na regra que mais confunde as pessoas: os dados da solicitação só são transferidos quando o formulário é concluído antes de você converter. Acerte essa sequência e todos os dados recebidos fluem sozinhos para o contrato de locação; erre e você vai reinserir tudo à mão. Não se pressupõe nenhuma experiência prévia com a REDA — cada termo é definido à medida que aparece.
Acesso necessário. Criar e editar Leads exige o conjunto de permissões REDA - Property Leasing User (ou um conjunto equivalente). Visualizar e trabalhar os registros da solicitação é concedido pelo acesso da própria extensão de solicitações de locação. O solicitante não precisa de nada — ele preenche o formulário como convidado, sem login.
Como funciona a solicitação online
Um Lead é o registro que a REDA mantém do interesse de um possível locatário em uma unidade — ele pode ter chegado pelo seu site, por uma solicitação de visita ou por um telefonema. A solicitação online continua a partir daí: em vez de entregar papel ao prospect, você envia a ele um formulário guiado que grava diretamente de volta nesse Lead.
O formulário fica no site público de atendimento da sua organização, como uma página acessível a convidados — o solicitante não faz login e não precisa de conta de nenhum tipo. Quando você envia a solicitação, a REDA monta um endereço web pessoal anexando a referência do próprio Lead ao endereço de formulário que você configurou. É isso que torna cada link único: dois solicitantes trabalhando em dois Leads diferentes recebem dois links diferentes, e as respostas de cada um caem no Lead certo, sem nenhuma chance de troca.
O solicitante avança por um assistente curto, um passo de cada vez:
Envio da solicitação
A partir do Lead, execute a ação Send Lease App Form. A REDA envia por e-mail ao solicitante o link pessoal do formulário dele e passa a acompanhar o andamento da solicitação no próprio Lead. Desse momento em diante, tudo o que o solicitante faz — aceitar o consentimento, abrir o formulário, enviá-lo — é refletido de volta no Lead, de modo que você acompanha todo o processo sem sair da REDA e sem ficar cobrando novidades do solicitante.
Você envia o link uma única vez. O que acontece depois está nas mãos do solicitante, e a linha do tempo abaixo é como você acompanha.
A linha do tempo dos status
À medida que o solicitante avança pelo formulário, o Lead grava uma série de marcas de data e hora e um status, para que você sempre saiba em que pé estão as coisas. Leia tudo junto como uma história: consentimento aceito, formulário aberto, formulário concluído — cada etapa com a sua própria data e hora, e um status que avança rumo a Application Completed conforme o solicitante termina.
O campo Lease Application Status é o que você deve vigiar, porque uma etapa mais adiante neste artigo depende dele. Ele percorre um conjunto fixo de valores:
| Lease Application Status | O que significa |
|---|---|
| Draft | A solicitação foi iniciada, mas ainda não foi enviada — o solicitante está no meio do formulário, ou o abriu e não terminou. |
| Application Submitted | O solicitante enviou o formulário. |
| Application Approved | A solicitação foi aprovada do seu lado. |
| Application Completed | A solicitação está terminada e pronta — este é o valor do qual depende a transferência de dados na conversão. |
| Cancelled | A solicitação foi cancelada e não vai prosseguir. |
Junto com o status, o Lead guarda três marcas de data e hora e uma área de erro:
| No Lead | Definido quando |
|---|---|
| Data/hora de Consent | O solicitante aceita a etapa de consentimento |
| Data/hora de Form Opened | O formulário é carregado pela primeira vez |
| Data/hora de Form Completed | O solicitante envia o formulário terminado |
| Indicador e mensagem de erro da solicitação | Algo deu errado ao receber o envio — a mensagem contém o detalhe |
O que o solicitante envia
Um formulário concluído grava registros estruturados de volta no Lead — não apenas um PDF para ler, mas dados que você pode revisar e, mais adiante, levar para o contrato de locação:
| Registro | O que ele contém | Onde ele fica |
|---|---|---|
| Lease Applicant (um por pessoa) | Nome, dados de contato, informações de identidade e endereço, empregador e renda, a função da pessoa e se ela é o solicitante principal | O Lead |
| Animal de estimação | Detalhes do animal de estimação | Vinculado ao Lead |
| Veículo | Detalhes do veículo | Vinculado ao Lead |
| Arquivos | Documentos enviados | Os arquivos do Lead |
Os documentos que o solicitante envia aparecem nos arquivos do Lead, prontos para abrir. Um registro de solicitante principal fica marcado como tal, para que você identifique num relance quem é o solicitante titular e quem são os cossolicitantes e ocupantes — uma distinção que importa na conversão, porque o solicitante principal é tratado de forma diferente dos demais.
Revisão antes da conversão
Antes de converter, abra o Lead e revise o que chegou — os solicitantes e os dados deles, os ocupantes, os animais de estimação e veículos, e os documentos enviados. Este é o momento de confirmar que o formulário está realmente concluído, porque é exatamente disso que a próxima etapa depende. Vale conferir aqui se o Lease Application Status mostra Application Completed, em vez de presumir que sim — uma solicitação pela metade pode parecer quase pronta num relance, e essa diferença decide se a conversão da próxima etapa vai transferir algum desses dados.
Conversão: o que é transferido
Converter um Lead o transforma em um contrato de locação — a etapa padrão que promove um prospect a um negócio de locação de verdade. Quando você converte uma solicitação concluída, a REDA não se limita a criar um contrato vazio e deixar a solicitação para trás; ela lê os dados recebidos e os costura ao novo contrato, de modo que os solicitantes, as funções deles e os seus animais de estimação e veículos já chegam anexados. Veja o que vira o quê:
| Dado da solicitação | Vira | Observações |
|---|---|---|
| Solicitante principal | Atualiza o contato principal do contrato de locação | Os dados de empregador, renda e identidade são levados para o Contato |
| Cada cossolicitante ou ocupante | Um novo Contato, mais uma função no contrato de locação | A função vem da solicitação — por exemplo, Co-Lessee ou Guarantor |
| Animais de estimação | Reassociados ao contrato de locação | — |
| Veículos | Reassociados ao contrato de locação | — |
Exemplo prático: a solicitação de Aisha
Lead de Aisha Rahman para Meridian Court #101:
O que vem a seguir
- Leads web e solicitações de visita — de onde o Lead veio, para começo de conversa.
- Da Solicitação à Mudança — o que acontece com o contrato de locação depois que você converte.
- O Portal do Residente — para onde o locatário vai depois de se mudar.
- Publicando propriedades no seu site — os anúncios que geram os Leads.
Perguntas frequentes
A solicitação não foi concluída antes de você converter. A transferência só acontece quando o Lease Application Status do Lead está em Application Completed no momento da conversão — converta cedo demais e os dados ficam no Lead.
Algo deu errado ao receber um envio. A mensagem de erro da solicitação, no Lead, contém o detalhe; leia-a ali para saber o que corrigir.
Não. A solicitação apenas coleta documentos; não há nenhuma verificação integrada. A verificação continua sendo um processo seu.
Não. O formulário é uma página de convidado no seu site público de atendimento — o solicitante abre o link pessoal dele e o preenche sem nenhuma conta.
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