Configurando regras de duplicidade e mesclagem

A grade de campos da tela de mesclagem não é fixa no código. Uma tabela de configuração decide, objeto por objeto, quais campos você compara e mantém ao mesclar dois registros — e ela é sua para editar. Este artigo é para o administrador que já viu um usuário final mesclar Leads duplicados e agora quer controlar quais campos aparecem nessa grade, ou estender a mesclagem para além dos Leads. Depois dele, você vai entender as duas metades da desduplicidade (detecção versus execução), conseguir editar a lista de campos, estender a ferramenta de mesclagem a outro objeto apenas com configuração e saber exatamente o que é sempre transferido para o registro sobrevivente, não importa como a grade esteja configurada.

Como funciona a desduplicidade na REDA

A desduplicidade tem duas metades, e nenhuma funciona sozinha:

• Detecção — encontrar os candidatos. Isso é executado pelas regras de duplicidade padrão do Salesforce da sua organização. O cartão Potential Duplicates mostra os demais membros do conjunto de duplicatas de um registro, listando o nome, o proprietário e a data de criação de cada candidato, além da regra que o correspondeu. Se nenhuma regra de duplicidade estiver ativa para o objeto, a REDA não recebe candidatos e o cartão permanece vazio.
• Execução — a mesclagem em si. Esta é a ferramenta própria da REDA. Ela monta uma grade de comparação — a matriz — com os campos configurados nos registros selecionados, define por padrão o primeiro registro como sobrevivente e deixa o usuário escolher o sobrevivente e o valor vencedor de cada campo.

A detecção fica inteiramente do lado padrão do Salesforce, então valem os controles habituais de regra de duplicidade — inclusive a caixa de seleção Bypass Duplicate Rules do Lead, que as regras de duplicidade podem ler para deixar um registro passar sem correspondência (ela vem desmarcada e fica fora do layout da página). Se um registro que você esperava ver sinalizado nunca aparece como candidato, essa opção — ou uma regra inativa — é a primeira coisa a verificar.

O que vem configurado de fábrica

A REDA entrega a configuração de mesclagem apenas para o Lead, com 22 campos — todos pré-selecionados por padrão. De fábrica, portanto, a ferramenta de mesclagem funciona para os Leads; os demais objetos não mostram nenhum campo configurado até que um administrador adicione linhas. Veja os 22, agrupados para facilitar a leitura:

Anatomia de um registro de configuração de mesclagem

Cada registro de configuração adiciona um campo à grade para um objeto. Um registro indica o objeto, o campo a ser exposto, se ele é pré-selecionado por padrão (já marcado na grade) e uma ordem de classificação para a posição em que aparece. Vale saber duas coisas:

• Somente os campos configurados podem ser escolhidos durante uma mesclagem — a mesclagem grava no sobrevivente apenas os campos que você listou.
• Uma linha que nomeia um campo inexistente é ignorada com segurança. Um erro de digitação não quebra a tela; o campo simplesmente não aparece — o que também significa que é fácil não perceber, então confira a grafia.

O que sempre acontece em uma mesclagem

Algumas coisas são transferidas para o sobrevivente independentemente da configuração de campos:

Você verá estas mensagens durante uma mesclagem:

Estendendo a mesclagem a outro objeto

A ferramenta é extensível apenas com configuração — sem código —, mas lembre-se de que as duas metades precisam estar no lugar.

Em breve: reassociação de registros filhos

Nesta versão, uma mesclagem transfere atividades, e-mails e arquivos ou notas para o sobrevivente — mas não redireciona outros registros filhos personalizados (o negócio convertido a partir de um Lead perdedor, por exemplo) para o registro sobrevivente. A transferência configurável desses registros filhos está prevista para uma versão futura. Até lá, considere que apenas as atividades, os e-mails e os arquivos/notas são transferidos automaticamente.

Exemplo prático: dois Leads para uma mesma pessoa

Na Meridian Properties, um formulário do site e um agente criam, cada um, um Lead para a mesma pessoa — Aisha Rahman, aisha@example.com. A regra de duplicidade da organização sinaliza os dois. O agente abre o Lead mais recente, vê "Potential duplicates found." no cartão Potential Duplicates e clica em Merge Duplicates. A matriz mostra os 22 campos dos dois registros. O agente mantém o registro mais antigo como sobrevivente, escolhe os valores de Mobile e Move In do registro mais recente, marca a exclusão do registro perdedor e confirma — "Merge completed."

O detalhe do lado do administrador: o marketing também quer que os campos de atribuição web fiquem visíveis durante as mesclagens. O administrador adiciona linhas de configuração para esses campos, com uma ordem de classificação posterior aos 22 entregues de fábrica, e eles aparecem no fim da matriz na próxima vez que a tela de mesclagem for aberta.

Um registro de Lead com o cartão Potential Duplicates — "Potential duplicates found." — listando o Lead correspondente com a sua data de criação, o seu proprietário e a regra de duplicidade que o sinalizou, ao lado do botão Merge Duplicates.

A matriz de mesclagem: o seletor "Survivor (record to keep)" no topo, depois os campos configurados na coluna da esquerda e os valores dos dois registros lado a lado — cada linha com um botão de opção para escolher o valor vencedor. As diferenças, como Inquiry Source e Move In Date, são onde a escolha importa.

O que vem a seguir

1. Mesclando Leads duplicados — o passo a passo da mesclagem para o usuário final.
2. Registro de Leads — de onde vêm as duplicatas.
3. Personalizando a conversão de Leads — o artigo irmão de configuração para administração avançada.
4. Contas na REDA — um registro relacionado ao qual você pode estender a mesclagem mais adiante.
5. O Console de Administração da REDA — a torre de controle do administrador.

Perguntas frequentes