Configuração contábil do Código de cobrança

Um Código de cobrança é o rótulo que a REDA aplica a cada tipo de valor que um locatário deve — aluguel, um depósito, uma recuperação de serviços públicos, uma multa por atraso. Quando você usa o REDA Financials, cada Código de cobrança também carrega um pequeno conjunto de instruções contábeis, e essas instruções decidem exatamente onde a fatura resultante cai no livro razão: em qual conta de receita ela é contabilizada, qual produto e centro de custos ela leva, qual imposto se aplica e para onde o pagamento de um locatário vai primeiro. Há também uma segunda configuração, relacionada, que este artigo aborda: marcar as contas de receita e de despesa corretas como contas contábeis de gestão de propriedades, que é o que faz os números da taxa de administração e do repasse ao proprietário saírem certos. Este guia é para o administrador que conecta o faturamento à contabilidade. Nenhum conhecimento contábil prévio é presumido — vamos definir cada termo pelo caminho. Ao terminar a leitura, você será capaz de preencher todos os seis campos contábeis de um Código de cobrança, explicar a regra de fallback da conta contábil, saber por que existem dois campos de perfil fiscal, definir a ordem de aplicação de caixa que decide qual fatura um pagamento liquida primeiro e entender exatamente o que o sinalizador contábil de gestão de propriedades faz e quais das suas contas precisam dele.

Os seis campos contábeis

Cada Código de cobrança carrega seis campos contábeis. Juntos, eles descrevem por completo como uma fatura criada a partir desse código de cobrança deve aparecer no lado contábil. Antes de vermos cada um deles, aqui está o conjunto completo:

Quando uma fatura cruza para a contabilidade, o REDA Financials cria exatamente uma linha para ela: a quantidade é sempre um, o preço unitário é o valor da fatura, e a linha é marcada como crédito quando o valor é negativo (é assim que um reembolso ou uma nota de crédito é tratado). Todo o resto nessa linha — a conta em que ela é contabilizada, o seu produto, o seu centro de custos, o seu imposto — vem diretamente dos seis campos acima. É esse todo o objetivo de configurá-los: você define o roteamento uma única vez no código de cobrança, e cada fatura o herda automaticamente.

Como a conta contábil é resolvida

A conta contábil — a conta do livro razão — é a linha de receita específica do seu plano de contas em que uma cobrança é contabilizada, como uma conta de receita de aluguel. Você tem duas maneiras de informar à REDA qual conta de receita um código de cobrança usa, e elas funcionam como um par de fallback:

Em resumo: defina a conta contábil diretamente ou deixe-a em branco e deixe a conta de receita padrão do produto se aplicar — mas nunca deixe as duas vazias. Essa única regra é a diferença entre uma fatura que é contabilizada na primeira tentativa e uma que empaca.

O Produto é obrigatório; o Centro de custos é opcional

Dois dos seis campos merecem destaque à parte, porque se comportam de maneira diferente dos demais.

O Produto não é opcional. Toda linha de fatura que cruza para a contabilidade precisa carregar um produto, então um código de cobrança sem um não consegue gerar uma linha contabilizável. Além de ser obrigatório, o produto cumpre uma dupla função: como você viu acima, ele também é a origem da conta contábil de fallback. Por isso, o hábito mais seguro é dar um produto a cada código de cobrança e garantir que esse produto tenha uma Conta contábil de receita padrão — assim a linha sempre tem tanto um produto quanto uma conta, tendo você definido ou não a conta contábil diretamente no código de cobrança.

O Centro de custos é opcional. Um centro de custos é uma etiqueta de análise — uma forma de agrupar resultados por equipe, edifício ou unidade operacional para fins de relatório. Se o seu código de cobrança tiver um, ele é copiado diretamente para a linha da fatura; se estiver em branco, a linha simplesmente não carrega centro de custos. Defina-o apenas se os seus relatórios realmente usarem centros de custos.

Perfis fiscais: faturas individuais vs. lotes consolidados

Existem dois campos de perfil fiscal por um motivo. Um Perfil fiscal é a configuração contábil que informa ao REDA Financials como tributar uma linha — a alíquota e o tratamento a aplicar. A REDA pode faturar uma fatura isoladamente ou reunir várias faturas em um único lote consolidado, e os dois caminhos leem campos de perfil fiscal diferentes:

A menos que a sua organização nunca consolide faturas, defina os dois. Normalmente são o mesmo perfil — a separação existe para que você possa tributar faturas consolidadas de forma diferente se alguma jurisdição exigir, e não porque você normalmente faria isso. Se você definir apenas um, as faturas que seguem o outro caminho não terão perfil fiscal a aplicar. O que um perfil de fato calcula é uma configuração do REDA Financials; este artigo apenas aponta o código de cobrança para o perfil certo.

Ordem de aplicação de caixa

Quando o pagamento de um locatário cobre mais de uma fatura, algo precisa decidir qual fatura ele liquida primeiro. É isso que o Cash Application Sort Order faz. O número no Código de cobrança se torna a prioridade de aplicação da fatura no REDA Financials, e um número mais baixo é liquidado primeiro. Assim, ao dar ao aluguel um número mais baixo do que, por exemplo, o de uma recuperação de serviços públicos, você garante que um pagamento parcial quite o aluguel antes de tocar em qualquer outra coisa.

Para um lote consolidado — uma fatura criada a partir de várias cobranças — a fatura assume uma única prioridade de aplicação: o maior número de ordem entre as suas linhas. Como um número mais baixo liquida primeiro, isso significa que uma fatura consolidada herda a prioridade da sua cobrança menos urgente, e liquida como um todo, em vez de linha a linha. Defina uma ordem deliberada entre os seus códigos de cobrança (por exemplo, o aluguel com o número mais baixo, para que uma fatura de aluguel avulsa sempre liquide antes das cobranças acessórias), e a aplicação de caixa a seguirá automaticamente quando os pagamentos forem aplicados no lado contábil. Você não decide a ordem pagamento a pagamento; você a decide uma única vez, aqui.

Marcação de contas contábeis de gestão de propriedades

Tudo o que vimos até aqui roteia uma única fatura para dentro do livro razão. A segunda configuração deste artigo funciona na direção oposta: ela informa à REDA quais contas ler de volta quando calcula uma taxa de administração ou um repasse ao proprietário. Essa é uma tarefa diferente, feita em um registro diferente, e é igualmente importante acertá-la.

Em cada registro de Conta contábil no REDA Financials existe uma caixa de seleção, Property Management GL Account. Marcá-la identifica essa conta como uma das suas contas operacionais de gestão de propriedades — uma conta cuja movimentação a REDA deve incluir ao calcular taxas e repasses. Toda conta do livro razão também tem um Tipo — Receita, Despesa, Ativo, Passivo ou Patrimônio Líquido — e o tipo decide o que uma conta marcada alimenta:

A taxa de administração lê as suas contas de Receita marcadas para encontrar o aluguel recebido, depois cobra a taxa sobre ele e subtrai o que as suas contas de Despesa marcadas mostram como já faturado. O repasse ao proprietário lê as suas contas de Ativo e Passivo marcadas para calcular quanto do saldo de um proprietário é genuinamente dele para retirar — em termos simples, Disponível ao proprietário = Ativo − Passivo, e o valor repassável é esse número menos qualquer reserva que você retenha. (A aritmética completa do repasse está em Repasses e extratos do proprietário; aqui basta ver por que marcar as contas de ativo e de passivo certas é o que torna o resultado correto.)

Configurando um código de cobrança, passo a passo

Este é o processo completo para um código de cobrança de Aluguel.

Exemplo rastreado: um código de cobrança de Aluguel, de ponta a ponta

A Meridian Properties administra o Meridian Court para o proprietário Continental Holdings. O aluguel é de 1,200.00 por mês. Veja dois códigos de cobrança configurados das duas maneiras diferentes, e o que cada um faz adiante.

Acompanhe o código de cobrança Aluguel do início ao fim. Uma fatura de aluguel de 1,200.00 cruza para uma única linha de fatura: quantidade um, preço unitário 1,200.00, contabilizada na conta 4210 Receita de Aluguel, produto Aluguel, com o imposto extraído do Perfil fiscal do código de cobrança. Como a Conta contábil está definida diretamente, não há fallback a considerar — a linha vai direto para a 4210.

Agora acompanhe a Recuperação de Serviços. A Conta contábil dela é deliberadamente deixada em branco, mas o seu Produto — Recuperação de Serviços — tem uma Conta contábil de receita padrão igual a 4260 Recuperação de Serviços. Assim, uma cobrança de serviços públicos ainda chega corretamente, na 4260, por meio do fallback. E como a ordem do aluguel (1) é menor que a dos serviços (2), um pagamento do locatário que cobre apenas parcialmente os dois liquida primeiro o aluguel.

Depois acompanhe o lado da gestão de propriedades, que é onde a segunda configuração mostra o seu valor. A conta 4210 Receita de Aluguel é uma conta do tipo Receita que foi marcada como Property Management GL Account. Quando o aluguel do mês é contabilizado na 4210, uma execução de taxa de administração lê a 4210 como aluguel recebido do Meridian Court — então, quando ela cobra, digamos, uma taxa de 8%, ela cobra sobre o número certo. As duas configurações se encontram aqui: o código de cobrança colocou o aluguel na 4210, e a marcação disse à execução da taxa para ler a 4210 de volta. Se a 4210 não estivesse marcada, a execução da taxa não encontraria aluguel e — sem nenhuma outra conta de receita marcada — se recusaria a iniciar.

A linha de fatura resultante. A Conta contábil dela exibe Residential Rental Income, o Produto exibe Residential Rent e a Base de cálculo do imposto mostra Exclusive of Tax — cada um herdado do código de cobrança de aluguel, de modo que o tratamento contábil viaja junto com o valor até cada linha que ele fatura.

Um registro de Conta contábil — Residential Rental Income. Os destaques dele exibem Type: Revenue e, na seção Account Information, a caixa de seleção Property Management GL Account está marcada. Esse par — uma conta de receita sinalizada como conta de gestão de propriedades — é o que uma execução de taxa de administração procura quando decide qual aluguel conta como recebido.

Referência: os campos em resumo

Os seis campos do código de cobrança:

E a marcação contábil de gestão de propriedades, por tipo de conta:

O que vem a seguir

1. Como a REDA funciona com o REDA Financials — como as instruções de um código de cobrança chegam ao documento contábil em primeiro lugar.
2. Ativando uma Conta de cliente como Entidade financeira — o outro pré-requisito para uma fatura que cruza para a contabilidade.
3. Automação da taxa de administração — onde as suas contas de receita e de despesa marcadas se tornam a base da taxa.
4. Repasses e extratos do proprietário — onde as suas contas de ativo e de passivo marcadas se tornam o saldo repassável.
5. Sincronização de pagamentos e saldos — como corrigir uma fatura cuja linha chegou sem conta contábil.
6. Registrando pagamentos de locatários — onde o código de cobrança da taxa por pagamento devolvido é usado.

Perguntas frequentes