Reconciliação de despesas: conceitos
Uma reconciliação de despesas pega um montante de despesas reais do edifício em um período e calcula a participação justa de cada locatário — e então fatura apenas a diferença que cada locatário ainda não pagou. É assim que a REDA trata custos recuperáveis como a manutenção de áreas comuns: a eletricidade dos corredores compartilhados, a limpeza, o paisagismo. Este artigo explica o modelo de ponta a ponta — como o montante é dividido entre as unidades, como o período é fatiado em trechos ocupados e vagos, como o que já foi faturado é abatido e por que o proprietário sempre absorve o custo das unidades vazias. Nenhum conhecimento de contabilidade é pressuposto; cada termo e cada fórmula são explicados em palavras. Configurar e executar um lote é assunto de outro artigo, e contabilizá-lo também — este aqui é o dos conceitos.
Acesso necessário. O conjunto de permissões REDA - Expense Reconciliation Read Only permite visualizar os lotes e suas linhas. Criar, calcular e contabilizar um lote exige REDA - Expense Reconciliation Admin. Peça ao seu administrador o conjunto que corresponde à sua função.
Para que serve a reconciliação de despesas
Alguns custos do edifício não são faturados a nenhum locatário específico mês a mês — eles são compartilhados. Pense nos custos de manutenção de áreas comuns (CAM) de um edifício: o montante de despesas que mantém as partes compartilhadas funcionando. No fim de um período, você quer recuperar de cada locatário uma parte justa desse montante, com base em quanto do edifício ele ocupa e por quanto tempo ocupou. Isso é uma reconciliação.
A REDA executa isso como um lote: você informa o montante de despesas de um período e o escopo (qual edifício ou quais unidades), e a REDA faz a aritmética — divide o montante entre as unidades, fatia o período de cada unidade em trechos ocupados e vagos, subtrai o que já foi cobrado de cada locatário e deixa uma diferença líquida a faturar. O restante deste artigo percorre esse processo uma camada de cada vez.
O lote: montante, período e escopo
O lote é o registro de cabeçalho de uma execução de reconciliação. Ele define três coisas:
Um campo do lote acumula duas funções e causa a maior parte da confusão do tipo "por que este número não bate?", então vale entendê-lo desde já:
O lote também traz duas exclusões opcionais — Exclude Managed Properties e Exclude Owned Properties — que deixam de fora os trechos de vacância pertencentes ao estoque de clientes ou ao seu próprio estoque, respectivamente, e um Billing Comment cujo texto é repassado a cada fatura que a execução criar. Um campo Entity opcional restringe o escopo de contas da execução.
As linhas: ocupação versus vacância
Quando a REDA calcula, ela quebra o período em linhas — uma linha por trecho de tempo por unidade. Cada linha é de um de dois tipos, e a REDA determina qual deles para você:
- Occupancy — um trecho em que um contrato de locação cobria a unidade. A linha carrega o contrato de locação e o locatário.
- Vacancy — um trecho em que nenhum contrato de locação cobria a unidade. Em vez de um locatário, a linha carrega o proprietário registrado naquele trecho.
Assim, uma unidade locada na primeira metade do período e vazia na segunda metade produz duas linhas: uma linha de ocupação para o locatário e uma linha de vacância para o proprietário. A REDA atribui cada trecho vago a quem era o proprietário da unidade naquele intervalo, usando o histórico de titularidade da propriedade (e respeitando a titularidade no nível do edifício), recorrendo ao proprietário atual da propriedade quando o histórico é escasso.
A matemática, passo a passo
Toda linha é calculada da mesma forma. Veja o cálculo inteiro em palavras, usando o montante e o período do lote:
Excluir as faturas geradas pela própria reconciliação do valor "já faturado" é o que permite que o mesmo código de cobrança sirva tanto ao seu faturamento habitual quanto à recuperação: recalcular um lote nunca conta em dobro as faturas que ele produziu da última vez.
Quem paga o quê
Apenas algumas linhas se transformam em faturas, e esta é a lição a levar de todo o artigo:
O quadro completo de quem recebe fatura:
| Situação da linha | Fatura? |
|---|---|
| Linha de ocupação, líquido total devido maior que zero | Sim — o locatário é faturado pela diferença (base + imposto) |
| Linha de ocupação, líquido total devido zero ou negativo | Não — o locatário já foi faturado integralmente (ou a mais) |
| Linha de vacância (intervalo do proprietário) | Nunca — o proprietário absorve o custo |
Um líquido devido negativo significa que o locatário já foi faturado a mais sob aquele código de cobrança no período. A REDA não emite fatura por isso — só as diferenças positivas são faturadas —, mas a linha continua registrando o excedente para que você possa vê-lo e tratá-lo fora da reconciliação, se quiser.
Ciclo de vida do lote e o estado "Posted"
Um lote percorre um ciclo de vida curto enquanto você trabalha nele. O Status dele mostra:
Draft → Processing → Completed (ou Completed with Error) → Posted
Draft é o estado de configuração; Processing é o cálculo rodando em segundo plano; Completed significa que as linhas foram geradas (Completed with Error significa que algumas unidades falharam — consulte Executando um lote de reconciliação); e Posted é o estado final, depois que você já faturou os locatários.
Como ler os números do cabeçalho
Depois de um cálculo, o cabeçalho do lote consolida as linhas para que você confira a execução num relance. Esses números se mantêm atualizados conforme as linhas mudam:
| Número do cabeçalho | O que significa |
|---|---|
| Reconciliation Amount (Base) / (Tax) | A soma do devido de cada linha, base e imposto |
| Net Reconciliation Amount | Base + imposto capturados em todas as linhas |
| Reconciliation Variance | Net Total Expense − Net Reconciliation Amount — dinheiro do montante que as linhas não capturaram (dias não cobertos, rateios ausentes, exclusões) |
| Total Allocation % | Quanto do montante os percentuais de rateio das suas unidades somam |
| Allocation Variance % | 1 − Total Allocation % — a distância até 100% |
Uma execução limpa tem Reconciliation Variance perto de zero e Allocation Variance % em zero: todo o montante foi capturado e as participações das unidades somam 100%. Um Allocation Variance % diferente de zero é o seu sinal de que os percentuais da unidade (ou da lista) não somam 100 — corrija-os e recalcule.
Exemplo prático: CAM do T1 do EF26 no Meridian Court
A Meridian Properties reconcilia o montante de CAM do primeiro trimestre para o Meridian Court — um edifício de quatro unidades iguais, cada uma com 25% de rateio, de propriedade da Continental Holdings. O lote "FY26 Q1 CAM - Meridian Court" cobre 1º de janeiro de 2026 → 31 de março de 2026 (90 dias), sob o código de cobrança "CAM Recovery", com um montante de 12.000,00 de despesa + 600,00 de imposto. O valor diário é 12.000,00 ÷ 90 = 133,333333 de base e 600,00 ÷ 90 = 6,666667 de imposto.
| Unidade | Linha(s) | Total devido | Já faturado | Líquido devido | Faturado? |
|---|---|---|---|---|---|
| #101 | Ocupação, todos os 90 dias | 3.000,00 + 150,00 de imposto | 2.700,00 + 135,00 | 300,00 + 15,00 = 315,00 | Sim — o locatário é faturado em 315,00 |
| #102 | Vacância, todos os 90 dias (proprietário: Continental Holdings) | 3.000,00 + 150,00 | 0,00 | — | Nunca — o proprietário absorve |
| #103 | Ocupação 45 dias + Vacância 45 dias | 1.500,00 / 75,00 de cada lado | (por lado) | (por lado) | Somente o lado da ocupação, se positivo |
| #104 | Ocupação, todos os 90 dias, faturado a mais | 3.000,00 + 150,00 | 3.200,00 | −200,00 | Não — já foi faturado a mais |
No cabeçalho: Net Total Expense = 12.600,00; Total Allocation % = 100% (quatro unidades a 25%); Allocation Variance % = 0%. O Reconciliation Variance reflete as participações de vacância e de faturamento a mais que não viram faturas para locatários — dinheiro do montante que não é cobrado dos locatários e que o proprietário carrega. Configurar o lote e calculá-lo é assunto de Executando um lote de reconciliação; faturar os 315,00 para a unidade #101 é assunto de Contabilizando e descontabilizando reconciliações.
Referência: campos do lote e da linha
O cabeçalho do lote, campo a campo:
| Campo | Quem preenche | Significado |
|---|---|---|
| Building / Community ou Property List | Você (exatamente um) | O escopo da execução |
| Charge Code | Você (obrigatório) | Código de faturamento das faturas criadas e o filtro de "já faturado" |
| Entity | Você (opcional) | Escopo de contas adicional |
| Reconciliation Start / End Date | Você (obrigatório) | O período de recuperação |
| Total Expense Amount / Total Tax Amount | Você | O montante (base / imposto) |
| Net Total Expense Amount | REDA | Despesa + imposto |
| Exclude Managed / Exclude Owned Properties | Você | Ignora os trechos de vacância pertencentes a contas de clientes / às suas próprias entidades |
| Reconciliation Amount (Base) / (Tax) | REDA | Soma do devido das linhas |
| Net Reconciliation Amount | REDA | Base + imposto capturados pelas linhas |
| Reconciliation Variance | REDA | Montante − capturado |
| Total Allocation % / Allocation Variance % | REDA | Cobertura dos percentuais de rateio / distância até 100% |
| Status / Last Calculation Datetime / Posted Datetime | REDA | Controle do ciclo de vida |
| Billing Comment | Você | Texto repassado a cada fatura criada |
Cada linha:
| Campo | Significado |
|---|---|
| Line Type | Occupancy (um intervalo de contrato de locação) ou Vacancy (um intervalo do proprietário) — derivado |
| Property | A unidade |
| Opportunity / Account | O contrato de locação (ocupação) / a conta do locatário ou do proprietário |
| From / To Date · Calculated Days | O intervalo; dias = (To − From) + 1 |
| Allocation % | A participação da unidade (ou do item da lista) no montante |
| Expense / Tax Amount (Per Day) | Montante ÷ dias do período (gravado ao salvar) |
| Total Amount Due (Base / Tax) | Valor diário × dias × % de rateio |
| Billed Amount (Base / Tax) | Faturas dentro do período sob o código de cobrança do lote (excluindo as criadas pela reconciliação) |
| Net Amount Due (Base / Tax) · Net Total Due Amount | Total − faturado; base + imposto |
| Opp Invoice | A fatura criada na contabilização, se houver |
O que vem a seguir
- Executando um lote de reconciliação — criar um lote e calcular as linhas, com os erros de escopo.
- Contabilizando e descontabilizando reconciliações — faturar os locatários, a matriz de bloqueios e a descontabilização.
- Instantâneos mensais e análise de ocupação — o outro motor: auditoria de faturamento e ocupação.
- Códigos de Cobrança — os padrões que as faturas criadas herdam.
- Repasses e extratos de proprietários — onde o dinheiro recuperado e os custos absorvidos pelo proprietário aparecem no acerto de contas com ele.
- Gestão de propriedades por terceiros na REDA — onde a contabilidade do proprietário se encaixa no quadro geral.
Perguntas frequentes
É intencional. Os intervalos de vacância nunca geram faturas — o proprietário absorve o custo da vacância. A linha de vacância continua documentando o valor, mas ninguém é faturado por ele.
Tudo o que já foi faturado sob o código de cobrança do lote, dentro do período, na mesma propriedade é subtraído primeiro. O locatário é faturado apenas pela diferença que resta.
Não. As faturas geradas pela própria reconciliação ficam de fora da comparação do que já foi faturado, então recalcular um lote nunca conta em dobro o que ele mesmo produziu.
É um menos o rateio total capturado. Um valor diferente de zero significa que os percentuais de rateio das suas unidades não somam 100% — corrija os percentuais da unidade ou da lista e recalcule.
Não — é um ou o outro. A REDA bloqueia os dois: "You can provide either a building/community or a property list, but not both." Consulte Executando um lote de reconciliação.
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