Ordens de serviço

Uma Ordem de serviço é como a REDA transforma a solicitação de manutenção de um locatário em um trabalho agendado e acompanhado — e, quando o reparo é cobrável, em uma fatura ao locatário. Este artigo percorre todo o caminho: criar uma Ordem de serviço a partir de uma Solicitação de serviço, escolher um horário no calendário de manutenção, ver a REDA manter o compromisso do calendário em sincronia conforme o trabalho avança, reagendar quando um fornecedor atrasa e concluir o trabalho para que uma fatura ao locatário seja gerada, se você tiver pedido uma. Não pressupomos experiência prévia com a REDA — cada campo e status é definido à medida que chegamos a ele.

O que é uma Ordem de serviço

O fluxo de manutenção da REDA percorre quatro etapas encadeadas, e a Ordem de serviço é a terceira:

Solicitação de serviço (o relato do locatário) → Ordem de serviço (o trabalho que você agenda e executa) → compromisso do calendário (o horário reservado) → fatura ao locatário (gerada apenas quando o reparo é cobrável).

Uma Solicitação de serviço é o registro de entrada — o "minha torneira está vazando" do locatário. A Ordem de serviço é o registro de execução: ela indica o fornecedor, a propriedade, o contrato de locação e o trabalho, e carrega o compromisso no calendário de manutenção. Cada Ordem de serviço é numerada automaticamente — WO-00001, WO-00002 e assim por diante — e mostra seu andamento como um Path no topo do registro, guiado pelo seu Status.

Criando uma Ordem de serviço a partir de uma Solicitação de serviço

Quase toda Ordem de serviço começa a partir de uma Solicitação de serviço, para que a REDA possa trazer o locatário, a propriedade e o contrato de locação para você. Abra a solicitação e clique em Create Work Order. A REDA confirma com "Work Order has been created successfully." e abre a tela da Ordem de serviço.

Preencha o que é o trabalho:

Escolhendo um horário

A tela da Ordem de serviço carrega a Maintenance Slot Rule da propriedade — a programação de quando a manutenção pode ser marcada naquela propriedade — e mostra uma grade de horários disponíveis. A REDA descobre quais horários estão livres partindo do horário de trabalho da regra, da duração do trabalho e do intervalo entre trabalhos, e depois subtraindo tudo o que já está reservado, quaisquer datas de bloqueio e qualquer horário no passado. Quando um edifício inteiro é administrado em conjunto, todas as suas unidades compartilham um único calendário de ocupação, de modo que um horário ocupado em uma unidade aparece como ocupado nas demais.

Escolha um horário e a REDA faz o resto. Se nenhum horário aparecer, é porque a propriedade não tem uma Maintenance Slot Rule, os dias ou horários da regra excluem a janela que você quer, tudo já está reservado ou uma data de bloqueio cobre esse período — consulte Agendamento de manutenção e calendários de equipe para ver como os horários são montados.

O que o agendamento cria

No momento em que você escolhe um horário, a REDA reserva o compromisso para você:

• Ela cria um compromisso de calendário para aquele horário, vinculado tanto à Solicitação de serviço quanto à Ordem de serviço. Seu assunto fica <Work Order #> [<Property Name>] — por exemplo WO-00001 [Meridian Court #101] — para que seja fácil identificá-lo no calendário.
• Ela define o Status da Ordem de serviço como Scheduled. Você não define Scheduled manualmente; escolher o horário já faz isso.

Reagendamento

Quando um fornecedor não consegue comparecer no horário reservado, use a ação Schedule/Reschedule Work Order na Ordem de serviço para escolher um novo horário. A REDA confirma com "Work Order is rescheduled successfully." Ela marca o compromisso antigo como Rescheduled — ele permanece no calendário como registro, apenas deixa de valer como a reserva vigente — e cria um novo compromisso como Scheduled. O compromisso antigo não desaparece; ele é mantido para que você possa ver o histórico.

Ciclo de vida do status e sincronização com o calendário

Uma Ordem de serviço passa por cinco status: New, Scheduled, In Process, Completed e Cancelled. Conforme você avança o Status, a REDA atualiza o compromisso de calendário vinculado para corresponder, de modo que o calendário sempre reflita a realidade:

Então defina a Ordem de serviço como In Process quando o fornecedor começar, e o compromisso acompanha; defina-a como Completed quando o trabalho estiver pronto, e o compromisso também é encerrado. Você nunca mexe no compromisso diretamente.

Faturando o locatário na conclusão

Alguns reparos são cobráveis do locatário — danos causados pelo próprio locatário, por exemplo — e outros são absorvidos pelo proprietário. A REDA trata o caso cobrável com um único marcador na Ordem de serviço: Invoice to Tenant.

Quando você marca Invoice to Tenant, três campos passam a ser obrigatórios, cada um garantido por sua própria verificação:

Essas três verificações garantem que os dados de faturamento estejam completos sempre que o marcador estiver ligado, para que concluir o trabalho nunca deixe de gerar uma fatura silenciosamente porque um campo estava faltando.

Depois, na transição para Completed — e somente se Invoice to Tenant estiver marcado e o contrato de locação, a propriedade e os três campos de faturamento estiverem todos preenchidos — a REDA gera uma fatura ao locatário na guia Accounting do contrato de locação:

A fatura é gerada uma única vez, na passagem para Completed. Definir uma Ordem de serviço como Completed uma segunda vez não faz nada — então você não consegue faturar em duplicidade por acidente. Se o reparo não for cobrável, basta deixar Invoice to Tenant desmarcado e concluir o trabalho não gera fatura alguma. Para o passo a passo completo de faturamento e a solução de problemas, consulte Faturar o locatário por uma ordem de serviço.

Exemplo prático: a torneira vazando

Um locatário em Meridian Court #101 relata que a torneira da cozinha está vazando, e o despachante Tom Reyes, da Meridian Properties, registra uma Solicitação de serviço. O vazamento acaba se revelando causado pelo locatário, então é cobrável. Veja a Ordem de serviço de ponta a ponta:

Se a SwiftFix tivesse atrasado um dia, Tom teria usado Schedule/Reschedule Work Order para escolher um novo horário: o compromisso antigo apareceria como Rescheduled e um novo surgiria como Scheduled.

A Ordem de serviço (WO-00004) depois de escolhido um horário: o Status é Scheduled (destacado no path), o Type é Maintenance, a Property é Meridian Court #101, o Vendor é SwiftFix Maintenance, e ela remete de volta à Solicitação de serviço SR-00125.

Ordem de serviço WO-00004 em Completed (a última etapa acesa no path), atribuída à SwiftFix Maintenance a partir da Solicitação de serviço SR-00125. Como Invoice to Tenant estava marcado com o trio de faturamento preenchido — Charge Code, Invoice Amount de $350.00 e a Invoice Note —, concluí-la gerou a fatura ao locatário OI-0000000070, agora exibida na lista relacionada Opp Invoices (1).

Referência: os campos da Ordem de serviço

O que vem a seguir

1. Solicitações de serviço — o registro de entrada de que toda Ordem de serviço parte.
2. Faturar o locatário por uma ordem de serviço — a etapa da conclusão até a fatura por completo, com solução de problemas.
3. Agendamento de manutenção e calendários de equipe — de onde vêm os horários: regras, jornadas, intervalos e calendários compartilhados de edifícios.
4. Faturas Explicadas — o que acontece com a fatura ao locatário depois de gerada.
5. Entendendo os Chamados — por que as Ordens de serviço são separadas dos chamados.

Perguntas frequentes