Encontrando e mesclando Leads duplicados
Mais cedo ou mais tarde o mesmo prospect chega duas vezes — uma pelo formulário do seu site, outra digitada depois de uma ligação. A mesclagem reduz o par a um único Lead limpo (o registro de prospecção da REDA), preservando todo o seu histórico. Este artigo mostra onde aparecem os candidatos a duplicata, como executar a mesclagem e escolher qual registro sobrevive, exatamente o que é transferido para o registro sobrevivente e os limites a considerar na versão atual — principalmente que esta ferramenta está configurada para Leads e que a maioria dos registros relacionados, além de atividades, e-mails e arquivos, não é transferida.
Acesso necessário. A mesclagem exige o conjunto de permissões REDA - Duplicate Management User (um recurso adicional), além do acesso de edição de Leads que vem com um dos cinco conjuntos por linha de negócio.
Por que surgem duplicatas e o que a mesclagem faz
Sempre que você captura prospects por dois caminhos — um formulário do site e a digitação manual —, as colisões são inevitáveis. A mesma pessoa preenche o seu site na segunda-feira e liga para o escritório na terça, e você acaba com dois Leads. A mesclagem mantém um deles como o registro sobrevivente, incorpora nele os valores de campo escolhidos e o histórico do outro, e remove o perdedor — de modo que você fica com um único Lead que tem tudo.
De onde vêm os candidatos
A REDA não inventa a sua própria definição de “duplicata”. Ela lê as regras de duplicidade que o seu administrador configurou para Leads e lista as correspondências. Portanto, o que conta como duplicata é uma decisão da sua organização — as regras do seu administrador determinam quais registros são sinalizados e se elas alertam ou bloqueiam no momento da entrada.
Em um Lead, o cartão Potential Duplicates lista cada candidato com o seu nome, proprietário, data de criação e a regra que correspondeu. Quando encontra correspondências, ele exibe “Potential duplicates found.”; quando não encontra nenhuma, exibe “No potential duplicates found.” Se você vir essa mensagem de estado vazio mesmo conseguindo identificar dois Leads parecidos, significa que nenhuma regra ativa correspondeu a eles — o que é um sinal para verificar as regras com o seu administrador, não um erro.
Mesclagem passo a passo
A mesclagem conduz você pela escolha de quais registros combinar, qual deles sobrevive e quais valores manter:
O que sempre é transferido para o registro sobrevivente
Independentemente das suas escolhas de campo, três tipos de histórico sempre são transferidos para o Lead sobrevivente: atividades (tarefas e eventos, incluindo ligações e visitas registradas), e-mails e arquivos e notas (os arquivos são revinculados ao registro sobrevivente). É esse o sentido de mesclar cedo — o registro que você mantém herda a trilha completa.
O que acontece com os registros perdedores
A mesclagem é do tipo tudo ou nada: se algo falhar no meio do caminho, a mesclagem inteira é revertida e nada muda, então você nunca fica com uma mesclagem pela metade. Ela também é executada com as suas próprias permissões, então só pode fazer o que você poderia fazer manualmente. Quando a mesclagem é concluída com sucesso, o Lead perdedor é removido.
Limites desta versão
Vale a pena planejar em torno de dois limites:
Se uma das duplicatas já estiver convertida, mantenha o registro convertido como sobrevivente para que o seu vínculo com o negócio permaneça intacto, e mescle nele a cópia não convertida.
Prevenindo duplicatas
A mesclagem limpa depois do fato; alguns hábitos impedem que as duplicatas se formem desde o início. As regras de duplicidade da sua organização podem alertar você no momento da entrada quando um novo Lead se parece com um já existente (consulte Capturando Leads). Pesquise antes de criar. E, na hora da conversão, reutilize uma Conta e um Contato existentes em vez de criar novos (consulte Convertendo um Lead). Para prospects vindos da web, o formulário do seu site pode atualizar o mesmo Lead em um envio repetido, em vez de criar um novo — consulte O Data Service de entrada.
Referência: o que a matriz mostra e o que é transferido
A matriz de mesclagem apresenta um conjunto configurado de campos do Lead para comparar e escolher. Eles se dividem em alguns grupos naturais:
| Grupo | Campos na matriz |
|---|---|
| Pessoa | First Name · Middle Name · Last Name · Email · Phone · Mobile |
| Endereço | Street · City · State · Postal Code |
| Interesse | Property · Property Type · Region · Neighbourhood · Beds · Baths |
| Preferências de locação | Move In Date · Lease Term (Months) · Max Rent Amount |
| Contexto | Inquiry Source · Description |
Os campos que não aparecem na matriz não são escolhidos durante a mesclagem — o registro sobrevivente simplesmente mantém os próprios valores para eles. Veja o resultado em resumo:
| No registro perdedor | Depois da mesclagem |
|---|---|
| Valores de campo que você escolheu na matriz | No registro sobrevivente |
| Campos que não estão na matriz | O sobrevivente mantém os próprios valores |
| Tarefas e eventos (ligações, visitas) | Transferidos para o sobrevivente |
| E-mails | Transferidos para o sobrevivente |
| Arquivos e notas | Revinculados ao sobrevivente |
| Outros registros relacionados (por exemplo, um negócio vindo do perdedor) | Não são transferidos nesta versão — planeje o sobrevivente levando isso em conta |
| O próprio registro perdedor | Removido |
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Merge Duplicates aparece, mas a ação falha com “Insufficient Access” | Falta o conjunto de permissões adicional | Peça ao seu administrador o REDA - Duplicate Management User |
| O cartão exibe “No potential duplicates found.” | Nenhuma regra de duplicidade ativa correspondeu ao par | Verifique com o seu administrador as regras de duplicidade de Lead ativas |
| A mesclagem não começa: “No records selected for merging.” | Você abriu a mesclagem sem marcar nenhum candidato | Selecione pelo menos um candidato junto com o registro atual e continue |
| A mesclagem falha no meio do caminho | Um registro não passou na validação durante a mesclagem | Nada foi alterado — corrija o campo informado e tente novamente |
Exemplo prático: duas Aishas
Aisha Rahman existe duas vezes: Aisha Rahman [ Leasing ], vinda da web (carregando a sua atribuição de campanha e um vínculo com uma Promoção), e Aisha R [ Leasing ], vinda de um cadastro por telefone (carregando o histórico de visitas registrado como eventos). O cartão Potential Duplicates em qualquer um dos registros mostra o outro. O corretor clica em Merge Duplicates, mantém o registro da web como sobrevivente porque é ele que guarda a atribuição e, na matriz, escolhe o valor corrigido de Mobile do registro por telefone. Ao concluir, o sobrevivente mantém a sua atribuição de campanha e o vínculo com a Promoção e herda os eventos de visita, os registros de ligação e o PDF assinado de pré-qualificação; o registro por telefone é removido.
O que vem a seguir
- Capturando Leads — alertas de duplicidade no momento da entrada, que impedem a formação de duplicatas.
- Convertendo um Lead — reutilizar uma Conta e um Contato para evitar duplicatas.
- Atribuição de Web e Campanha — por que o registro sobrevivente mantém a própria atribuição.
- Entendendo os Leads — o registro de Lead e o seu ciclo de vida.
- Configurando regras de duplicidade e mesclagem — estender os campos da mesclagem (administrador).
Perguntas frequentes
Os candidatos vêm apenas das regras de duplicidade da sua organização. Se nenhuma regra ativa correspondeu ao par (ou se as regras estão desativadas), o cartão exibe “No potential duplicates found.” Peça ao seu administrador para revisar as regras de duplicidade de Lead ativas.
Você precisa do conjunto de permissões REDA - Duplicate Management User, além do acesso ao Lead. Tentar a mesclagem sem ele retorna “Insufficient Access”.
Eles são transferidos automaticamente para o Lead sobrevivente — atividades, e-mails e arquivos e notas sempre são transferidos.
Não com esta ferramenta na versão atual — ela está configurada para Leads. Contas, Contatos e negócios usam a mesclagem padrão do Salesforce, que é configurada na organização.
Não há uma forma documentada de desfazer, e o registro perdedor é removido. Mescle com cuidado e escolha primeiro o registro sobrevivente.
Mantenha o registro convertido como sobrevivente para que o seu vínculo com o negócio permaneça intacto, e mescle nele a cópia não convertida.
O registro sobrevivente mantém a própria atribuição, a menos que você escolha os valores do outro registro na matriz. Inquiry Source está na matriz; os campos de campanha da web não estão, então eles permanecem como o sobrevivente os tem. Consulte Atribuição de Web e Campanha.
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