Email-to-Inquiry
Um prospect que escreve para o seu endereço de locação é um lead — mas só se alguém transformar esse e-mail em um registro que a sua equipe possa trabalhar. O Email-to-Inquiry faz essa transformação por você. Aponte para a REDA uma caixa de correio voltada ao público e toda consulta que chegar ali vira automaticamente um Lead: um totalmente novo para um prospect de quem você nunca ouviu falar, ou um acréscimo ao Lead aberto que você já está trabalhando, caso ele já tenha escrito antes. Os dados do prospect são lidos diretamente do e-mail, a mensagem é arquivada no Lead e a sua equipe a retoma na REDA, e não em uma caixa de entrada compartilhada. Este artigo explica como isso funciona, o que a REDA grava no Lead e como começar a direcionar uma caixa de correio de consultas por meio dele.
Acesso necessário. Para trabalhar os Leads que chegam, basta o seu acesso habitual ao registro de Lead. Configurar um endereço de recepção é tarefa do administrador, coberta em Configuração dos Email Services.
O que o Email-to-Inquiry faz
Pense em um endereço de recepção como uma porta de entrada para o seu funil. O seu administrador designa uma caixa de correio pública — um endereço de locação, um endereço de consultas de vendas — como endereço de recepção de Leads. A partir daí, qualquer e-mail enviado ou encaminhado para essa caixa de correio é lido pela REDA e transformado em um Lead, com a própria mensagem arquivada no registro para que nada se perca no caminho.
O que torna isso mais do que uma simples regra de "criar um registro" é que a REDA toma o cuidado de não criar duplicatas. Antes de criar um novo Lead, ela verifica se o remetente já tem um aberto — e, se tiver, adiciona o e-mail a esse Lead. Assim, um prospect que escreve três vezes ao longo de uma semana termina com um único Lead reunindo as três mensagens, e não com três registros separados que a sua equipe precisa conciliar.
- Prospect novo, Lead novo. Um e-mail de alguém que a REDA não consegue vincular a um Lead aberto cria um novo, preenchido a partir do e-mail.
- Prospect recorrente, mesmo Lead. Um e-mail de alguém que já tem um Lead aberto é adicionado a esse Lead, mantendo o histórico dele em um só lugar.
- O e-mail é sempre preservado. Seja criando ou atualizando, a mensagem original é arquivada no Lead, com formatação e anexos intactos.
- Nada é descartado. Se a REDA não puder criar o Lead por algum motivo, o e-mail fica retido para revisão em vez de ser descartado (veja Quando um Lead não pode ser criado).
Como a REDA decide: criar ou atualizar
Todo e-mail enviado a um endereço de recepção passa pela mesma decisão. Entendê-la explica por que uma mensagem gera um novo Lead e a seguinte cai em um já existente.
A palavra "aberto" cumpre um papel importante aqui. Depois que um Lead chega a um desfecho fechado — um prospect que foi qualificado e convertido, ou descartado como não qualificado —, ele deixa de contar nessa verificação, de modo que um novo e-mail dessa mesma pessoa inicia um novo Lead em vez de reabrir um registro antigo e já resolvido. Isso evita que um prospect que retoma o contato acabe silenciosamente em um registro desatualizado.
O que a REDA grava no Lead
Quando um e-mail cria um novo Lead, a REDA o preenche a partir da mensagem para que a sua equipe tenha um registro utilizável desde o primeiro momento. Os valores que ela define:
| No Lead | De onde vem |
|---|---|
| First Name e Last Name | Lidos do nome do remetente no e-mail e divididos em nome e sobrenome, para que o Lead receba o nome do prospect. |
| O endereço de e-mail do remetente, para que a correspondência futura seja associada a este Lead e a sua equipe possa responder. | |
| Origem da consulta | Definido como Email, marcando que este lead chegou por e-mail para que seja atribuído corretamente nos seus relatórios de funil. |
| Tipo de registro e valores padrão | O endereço de recepção pode ser configurado para dar aos seus Leads um tipo de registro específico e um conjunto de valores padrão — assim, por exemplo, os Leads de uma caixa de correio de locação já nascem etiquetados e categorizados do jeito que a sua equipe espera. |
Além desses, a própria mensagem de e-mail é arquivada no Lead — visível na linha do tempo de Atividade e na lista relacionada E-mails — com os anexos salvos nos Arquivos do Lead. A partir daí o Lead se comporta como qualquer outro: a sua equipe o qualifica, o trabalha e, por fim, o converte ou o fecha, com o e-mail que lhe deu origem sempre anexado como contexto.
O que o usuário final faz e vê
Para quem trabalha o funil, o Email-to-Inquiry significa sobretudo que os Leads simplesmente aparecem — mas há algumas formas de você interagir com ele:
- Você acompanha a lista de Leads. Os Leads originados de e-mail aparecem na guia Leads ao lado dos que vêm do seu site e do telefone, distinguíveis pelo Inquiry Source igual a Email. Trabalhe-os como faria com qualquer Lead.
- Você pode encaminhar consultas para dentro. Se um prospect escrever por engano para uma caixa de correio pessoal, encaminhar essa mensagem para o endereço de recepção a transforma em um Lead — um jeito prático de trazer para a REDA uma consulta perdida.
- Você lê no registro o e-mail que lhe deu origem. Abra o Lead e a mensagem de origem está na linha do tempo de atividades, então você tem diante de si as próprias palavras do prospect e qualquer anexo.
- Você responde a partir do Lead. Responder de dentro do Lead mantém a conversa registrada nele; veja Envio de e-mail pelo REDA.
Quando um Lead não pode ser criado
De vez em quando a REDA não consegue transformar um e-mail em um Lead — pode faltar à mensagem algo de que ela precisa, ou a mensagem pode esbarrar em uma regra que impede a criação do registro. Quando isso acontece, o e-mail não se perde. Ele fica retido na fila de Unmatched Email com todo o seu conteúdo — assunto, remetente, corpo e anexos — para que um administrador possa revisá-lo, corrigir o que impediu a criação e criar o Lead manualmente.
Essa é a mesma fila de revisão que recebe os e-mails sincronizados automaticamente sem correspondência, então a sua equipe de triagem tem um único lugar para acompanhar. Ela é abordada em A fila Unmatched Email.
Como começar a usar o Email-to-Inquiry
Exemplo prático: uma consulta vira um Lead
Aisha Rahman escreve para leasing na Meridian Properties perguntando sobre uma unidade de dois quartos. É a primeira vez que a REDA ouve falar dela, então o Email-to-Inquiry cria um novo Lead chamado Aisha Rahman — o nome dela dividido em nome e sobrenome a partir do e-mail, o endereço registrado no Lead e o Inquiry Source definido como Email. Como a recepção de locação da Meridian está configurada para o tipo de registro de locação da equipe, o Lead já nasce categorizado do jeito que a equipe de locação espera. A mensagem original de Aisha fica na linha do tempo do Lead para o agente que o assumir.
Dois dias depois, antes que alguém tenha fechado o Lead dela, Aisha escreve de novo para perguntar sobre estacionamento. A REDA vê que ela já tem um Lead aberto e adiciona essa segunda mensagem a ele em vez de criar uma duplicata — então o agente vê as duas consultas em um único registro. Meses depois, já convertido aquele Lead, Aisha escreve sobre outra unidade; como o Lead anterior está fechado, essa nova consulta corretamente inicia um Lead totalmente novo.
O que vem a seguir
- Visão geral dos REDA Email Services — como o Email-to-Inquiry se posiciona ao lado do Auto-Sync e do Email-to-Service-Request.
- Email Auto-Sync — como os e-mails posteriores do prospect e as suas respostas são arquivados no Lead.
- Email-to-Service-Request — o mesmo padrão para as solicitações de serviço.
- Trabalhando com Leads — o que fazer com um Lead depois que ele chega à REDA.
- A fila Unmatched Email — onde espera um e-mail que não pôde virar um Lead.
- Solução de problemas dos Email Services — o que verificar quando as consultas não estão virando Leads.
Perguntas frequentes
O Auto-Sync arquiva e-mails em registros que já existem. O Email-to-Inquiry cria o registro: um e-mail enviado a uma caixa de correio de recepção configurada vira um novo Lead, ou atualiza o Lead aberto do prospect. Os dois funcionam juntos — assim que o Lead existe, os e-mails seguintes passam a ser sincronizados nele.
Não. Se o prospect já tiver um Lead aberto, a REDA adiciona o novo e-mail a esse Lead em vez de criar uma duplicata. Um segundo Lead só é criado depois que o anterior for fechado.
Um endereço de recepção configurado pelo seu administrador — normalmente uma caixa de correio voltada ao público, como o seu endereço de locação ou de vendas. O e-mail enviado ou encaminhado para ele é o que dispara a criação do Lead. Peça ao seu administrador o endereço que está configurado na sua organização.
Sim. Encaminhe a mensagem para o endereço de recepção e a REDA cria um Lead a partir dela — uma forma simples de trazer para o seu funil uma consulta que chegou à caixa de correio errada.
Se a REDA não conseguiu criar o Lead a partir de uma mensagem, o e-mail fica retido na fila Unmatched Email com todo o seu conteúdo, para que um administrador possa revisá-lo e criar o registro manualmente. Nada é descartado.
Isso foi útil?