Dimensões de propriedade nos relatórios financeiros

"Qual edifício deu lucro no trimestre passado?" só tem resposta se o livro razão souber a qual edifício pertence cada valor. "Como o residencial se saiu em relação ao comercial?" exige que cada cifra saiba de que tipo de espaço veio. A REDA torna perguntas como essas respondíveis ao carimbar cinco atributos da propriedade — a unidade, seu edifício, seu portfólio, seu tipo e sua região — em cada registro contábil que cria. Como eles viajam nos próprios registros, uma única cobrança de aluguel pode ser contada de cinco maneiras ao mesmo tempo, e você consegue extrair uma visão de resultado (DRE) de uma unidade, de um edifício inteiro, do portfólio de um proprietário ou de uma região inteira a partir das mesmas cifras etiquetadas. Este artigo explica o que são essas cinco dimensões e o que cada uma responde, como uma fatura ou um Recebimento as carrega fisicamente, como a REDA as preenche automaticamente, pelo que você, como administrador, é responsável, e como elas se consolidam nos relatórios de propriedade, portfólio e região. Não se pressupõe nenhum conhecimento prévio de contabilidade.

As cinco dimensões

Uma dimensão é simplesmente um atributo pelo qual você pode agrupar cifras financeiras — do mesmo modo como você poderia ordenar uma planilha por região ou por linha de produto. Em vez de deixar esse agrupamento para uma planilha depois do fato, a REDA anexa cinco atributos da propriedade a cada registro contábil no momento em que ele é criado, de modo que o agrupamento já vem embutido. Veja o que é cada uma e — de forma mais útil — a pergunta que cada uma permite responder:

O valor de carregar todas as cinco é o alcance. A mesma cifra de aluguel contabilizada responde "como esta unidade se saiu?", "como o edifício inteiro se saiu?", "como o portfólio residencial se saiu?", "como o residencial se comparou ao comercial?" e "como o Harbour District se saiu?" — cinco perguntas, um único conjunto de etiquetas, sem reclassificar lançamentos à mão. É por isso que vale a pena entender as dimensões mesmo não havendo nada para ativar: elas são a razão pela qual um relatório em nível de propriedade é possível, e a razão pela qual um relatório de portfólio ou de região é apenas um agrupamento diferente dos mesmíssimos registros, em vez de um exercício contábil à parte.

Como uma fatura carrega as dimensões

É mais fácil ver isso em um único documento. Suponha que uma cobrança de aluguel de julho de 1.200,00 seja emitida para Meridian Court #101 e flua até a contabilidade. O registro contábil que ela produz — uma linha de fatura de venda — carrega as cinco dimensões assim:

Há uma distinção importante nessa última coluna. A Propriedade é um vínculo ativo — o registro aponta de volta para o próprio registro da unidade, então ele sempre reflete a unidade atual. As outras quatro são instantâneos capturados — a REDA copia os valores do edifício, do portfólio, do tipo e da região para o registro no momento em que ele é criado, e essas cópias ficam fixas. Esse desenho é deliberado: seu histórico financeiro não deve se reescrever silenciosamente se uma propriedade for reclassificada mais tarde. Isso também tem uma consequência prática que você reencontrará abaixo — corrigir o portfólio ou a região de uma propriedade depois de um registro ter sido contabilizado não volta atrás para alterar o instantâneo que já está naquele registro.

Um Recebimento funciona da mesma maneira, com duas etiquetas extras. Quando você registra o pagamento de um locatário, o Recebimento é carimbado com as mesmas cinco dimensões de propriedade mais o contato (quem pagou) e o contrato de locação ao qual ele se refere. É isso que permite analisar a cobrança por locatário, além de por propriedade.

Quais registros contábeis as carregam

As cinco dimensões viajam em todo tipo de registro contábil que a REDA gera — não apenas nas faturas. O portador mais importante é a transação contábil: a cifra contabilizada e reportável onde todo caminho acaba chegando.

A lição prática está na última linha. Não importa se um valor começa a vida como uma linha de fatura, uma linha de lançamento, um Recebimento ou um Desembolso: quando é contabilizado, ele flui até uma transação contábil — e leva consigo suas cinco dimensões de propriedade. Como os relatórios leem das transações, você nunca precisa perseguir dimensões por meia dúzia de tipos de registro: o que quer que um registro carregue chega à transação, e é sobre a transação que seus relatórios de propriedade, portfólio e região são construídos. Esse único ponto de convergência é o que faz "faturas e Recebimentos e lançamentos contábeis e Desembolsos" se reduzirem a uma única superfície de relatório, limpa e unificada.

Como a REDA preenche as dimensões

Duas coisas precisam acontecer para que um relatório filtrado por propriedade funcione: as dimensões precisam ser carimbadas nos registros, e precisam estar cadastradas para que o motor contábil as leve até as transações contabilizadas. A REDA faz as duas coisas por você.

O carimbo acontece à medida que a REDA cria cada registro. Quando uma fatura de aluguel faz a ponte para a contabilidade, sua Propriedade é definida a partir da própria unidade da fatura — o vínculo ativo direto de volta para Meridian Court #101. Quando você registra um pagamento, o Recebimento é carimbado com sua propriedade, seu contrato de locação e o contato que pagou. A partir dessa Propriedade, a REDA então deriva os outros quatro valores — o edifício pai, o portfólio, o tipo e a região — e os captura no registro como instantâneos. Assim, todos os cinco valores ficam preenchidos no momento em que o registro nasce, sem ninguém redigitar nada.

O cadastro é o que faz esses carimbos valerem nos relatórios. Um valor em um registro é apenas um rótulo até que se diga ao motor contábil para tratá-lo como algo pelo qual agrupar. A REDA entrega todas as cinco dimensões já cadastradas no motor contábil como dimensões de relatório — um atributo pelo qual o livro razão tem permissão para fatiar as cifras. Como elas estão cadastradas dessa forma, cada lançamento contabilizado herda os cinco valores e os leva para suas transações contábeis. Nada é configurado na instalação; os cadastros vêm com a extensão e simplesmente funcionam.

As duas metades dependem uma da outra. Carimbar sem cadastrar preencheria os campos, mas os deixaria invisíveis para os relatórios; cadastrar sem carimbar lhe daria colunas vazias. Entregues juntas, elas fazem com que uma cobrança de aluguel emitida contra Meridian Court #101 chegue ao livro razão já sabendo sua unidade, seu edifício, seu portfólio, seu tipo e sua região — e continue fatiável pelas cinco.

O que você define e o que é automático

Quase tudo isso é automático. O único lugar em que você fornece informação é o registro de propriedade — e você está definindo as fontes de onde as dimensões são extraídas, não as dimensões em si.

Em outras palavras: você atribui os dados da propriedade uma vez, e toda fatura, Recebimento, lançamento contábil e Desembolso que um dia a tocar herda esses atributos por toda a vida do livro razão. Não há etapa de etiquetagem por fatura nem reclassificação na hora do relatório — a precisão de cada relatório de propriedade remonta diretamente a quão completamente a propriedade foi configurada.

Exemplo prático: uma propriedade, quatro visões de DRE

Meridian Court #101 é um Apartamento no edifício Meridian Court, classificado no portfólio Residencial, na região Harbour District. Em julho, ele registra três valores, e cada um é etiquetado com as mesmas cinco dimensões no momento em que é contabilizado:

Como os três valores chegaram a transações etiquetadas de cinco maneiras, os mesmos registros respondem a quatro perguntas diferentes com nada além de uma mudança de agrupamento. Uma visão de resultado da unidade é lida diretamente:

Agora consolide o agrupamento. Como os mesmos registros também carregam Parent Property, Portfolio e Região, os 772,00 de #101 contribuem — sem serem redigitados — para cada um destes:

Um único conjunto de registros; quatro níveis de DRE, cada um apenas um agrupamento diferente. É isso que as dimensões lhe dão.

Agora o caso de falha, porque é a dúvida de suporte mais comum de todas. Suponha que o Portfolio de #101 tenha ficado em branco quando o aluguel de julho foi contabilizado. Os 1.200,00 ainda são contabilizados no livro razão e ainda aparecem na DRE da própria unidade (a Propriedade é um vínculo ativo). Mas o instantâneo do portfólio nesses registros está vazio — então eles nunca entram no total do portfólio Residencial, e qualquer relatório agrupado por portfólio fica desfalcado. E como os instantâneos são congelados no momento do carimbo, voltar e definir o portfólio da propriedade depois não recarimba os registros já contabilizados. Esse é o sintoma clássico de "os números estão na contabilidade, mas não na visão de portfólio", e o valor do portfólio da propriedade é a primeira coisa a verificar.

Uma linha de fatura de venda de Meridian Court #101. Sua seção de dimensões carrega a propriedade, seu edifício pai, sua região e seu tipo de propriedade — os atributos de relatório carimbados na linha para que o valor possa ser fatiado por cada um deles. Nesta linha, o Portfolio está em branco — exatamente a lacuna descrita acima — e é por isso que um relatório agrupado por portfólio deixaria este aluguel de fora até que o portfólio da propriedade seja definido.

O registro de propriedade Meridian Court #101 — a origem de todas as dimensões. Seus destaques e a guia Detalhes indicam o Tipo de propriedade (2 BR), o Parent Property (Meridian Court, o edifício) e a Conta proprietária; esses atributos, mais a região e o portfólio da propriedade, são os que são copiados para cada linha contábil para que os números possam ser relatados por propriedade, edifício, tipo, região e portfólio.

A parte de qualidade dos dados — sua responsabilidade

A extensão cuida do encanamento; você fornece dados de origem limpos. Toda dimensão remonta a algo no registro de propriedade, então a precisão de um relatório de propriedade, de portfólio ou de região é apenas tão boa quanto os próprios atributos da propriedade. Mantenha estes preenchidos em cada propriedade antes que ela comece a faturar:

O que isso possibilita

Uma vez que as dimensões fluem, os relatórios que elas destravam incluem:

O que vem a seguir

1. Como a REDA funciona com a REDA Financials — a ponte contábil sobre a qual essas dimensões viajam.
2. Repasses e extratos do proprietário — os extratos de portfólio que consomem as dimensões.
3. Automação da taxa de administração — outro registro contábil etiquetado por propriedade.
4. Portfólios — como as propriedades são agrupadas nos portfólios pelos quais os relatórios fatiam.
5. Status da propriedade explicados — manter os atributos de origem limpos antes de faturar.

Perguntas frequentes