Agendamento de manutenção e calendários de equipe

Quando você escolhe uma faixa de horário para uma ordem de serviço, de onde vêm essas faixas — e por que não há mais delas? Este artigo responde a essa pergunta. Ele explica a regra por trás do seletor de horários de manutenção, mostra como criar uma e vinculá-la às suas propriedades, e percorre as alavancas que moldam a disponibilidade: o expediente, a duração do compromisso, o intervalo entre os serviços, os calendários do edifício inteiro versus os de cada unidade, o direcionamento para uma equipe e as datas de bloqueio. Depois que você entender a regra, cada faixa de horário que o seletor mostra fará sentido. Nenhuma experiência prévia com a REDA é necessária.

Como funciona o agendamento de manutenção

Uma Regra de espaço no calendário é um registro pequeno que descreve a disponibilidade. Um campo decide que tipo de agendamento ela controla: Applicable For, que pode ser Showing, Booking ou Maintenance. Este artigo trata do tipo Maintenance — a regra que uma ordem de serviço lê para preencher o seu seletor de horários. (O mesmo motor movimenta as visitas e as reservas; elas têm os seus próprios artigos.)

Quando você abre Create Work Order, a REDA carrega a regra de manutenção da propriedade, monta a sua grade de horários, subtrai tudo o que está indisponível e mostra o que sobrou. Escolha uma faixa de horário e a REDA a reserva; a ordem de serviço passa para Scheduled. Reagendar executa o mesmo seletor novamente.

Criando uma regra de faixas de horário de manutenção

Na guia Regras de espaço no calendário, clique em Novo e descreva a sua disponibilidade. Os campos obrigatórios são o formato do seu dia de trabalho:

A REDA protege os campos numéricos com três validações:

Faixas de horário padrão vs. personalizadas

O Slot Type decide como a grade é montada:

• Standard (o padrão) percorre o seu expediente em passos iguais à duração da faixa de horário — uma grade simples e uniformemente espaçada.
• Custom permite que você defina manualmente janelas específicas. Cada faixa de horário personalizada é um registro filho da regra com um Start Time e um End Time (que devem ficar dentro do horário disponível da regra) e um Maximum Events Per Slot (padrão 1) — a sua capacidade. Uma janela personalizada continua sendo oferecida até conter essa quantidade de compromissos e então desaparece.

As janelas personalizadas são validadas em relação ao horário da regra:

Disponibilidade por unidade vs. por edifício

O Slot Management decide contra o calendário de quem a verificação de ocupação é executada:

• Property — cada unidade mantém o seu próprio calendário; uma reserva em uma unidade não afeta outra.
• Parent — o edifício ou condomínio inteiro compartilha um único calendário de ocupação; uma faixa de horário ocupada em qualquer unidade aparece como ocupada em todas elas. Use isto quando uma única equipe atende o edifício inteiro e só pode estar em um lugar por vez.

Direcionamento para a sua equipe

O Record Assignment indica o usuário ou a fila que é dono dos compromissos que esta regra gera — essa é a "equipe" do calendário de equipe. Ele cumpre uma função dupla: também atua como filtro na verificação de ocupação, de modo que apenas os compromissos da própria equipe atribuída bloqueiam as faixas de horário dessa equipe. A regra também pode carregar um Calendar Id compartilhado opcional, além dos padrões Day Label e Time Label, que formatam como as faixas de horário são exibidas (recorrendo aos valores padrão do aplicativo quando não definidos).

Vinculando a regra às propriedades

Uma regra não faz nada até que uma propriedade aponte para ela. Abra a propriedade, vá até a guia Detalhes e defina o campo Maintenance Slot Rule com a sua nova regra. Esse campo só aceita uma regra cujo Applicable For seja Maintenance — por isso importa definir isso na regra primeiro. Daí em diante, cada ordem de serviço nessa propriedade tira as suas faixas de horário desta regra.

Como a disponibilidade é calculada

Veja a subtração, em termos simples, da grade da regra até as faixas de horário que você pode escolher:

Bloqueios (exceções de horário)

Um bloqueio — uma exceção de horário — é uma janela em que a manutenção não pode ser agendada, independentemente da regra: uma manhã de manutenção do elevador, um feriado, o fechamento do edifício. Cada bloqueio tem um Unavailable From e um Unavailable To, um Unavailable Reason opcional exibido para quem agenda, e um escopo. Delimite-o a uma Property, Region, Neighbourhood ou Property Type — ou deixe o escopo em branco para aplicá-lo em tudo o que a regra alcança.

A REDA verifica se as datas fazem sentido:

Um bloqueio pode se repetir. Escolha uma Recurring Frequency (o mesmo conjunto usado em outros lugares: DAILY, WEEK, 2 WEEKS, MONTH, 3 MONTHS, 6 MONTHS, YEAR) e defina o Advance Recur Instances — quantas ocorrências futuras devem ser criadas com antecedência. Se você esquecer, a REDA responde:

Exemplo prático: a equipe de manutenção Meridian

A equipe de manutenção Meridian atende o Meridian Court, e uma única equipe cobre o edifício inteiro. Veja a regra e o que ela produz:

Agora o comportamento:

Referência: campos da regra, da faixa personalizada e do bloqueio

Campos da regra de faixas de horário:

Campos da faixa de horário personalizada:

Campos do bloqueio (exceção):

O que vem a seguir

1. Ordens de serviço — o registro que consome essas faixas de horário quando você agenda um serviço.
2. Solicitações de serviço — onde um serviço de manutenção normalmente começa.
3. Regras de espaço no calendário — o mesmo motor para visitas e reservas, em detalhes.
4. Bloqueios e exceções de horários — bloqueios e exceções recorrentes em profundidade.

Perguntas frequentes