Faturas Explicadas
Abra qualquer fatura na REDA e você estará diante de um registro com muita informação — valores, datas, duas contas diferentes, um período coberto e um rastro de links de volta ao que quer que a tenha criado. Este artigo decodifica cada bloco para que você consiga ler uma fatura com segurança: de onde ela veio, como os valores se somam da base até o saldo, o que significam as duas datas, quem é cobrado versus a quem o dinheiro é devido, e por que a REDA às vezes se recusa a deixar você excluir uma delas. Seja você um agente de locação respondendo a um locatário, um administrador de faturamento ou um contador rastreando um saldo, ao final você conseguirá explicar qualquer número da página. Não é necessário nenhum conhecimento prévio da REDA.
Acesso necessário. Criar e editar faturas exige o conjunto de permissões REDA - Invoice Management Admin ou REDA - Property Leasing User; REDA - Invoice Management Read Only permite visualizá-las, mas não alterá-las.
Uma fatura, cinco histórias
Toda fatura que a REDA emite é criada para você — raramente você digita uma à mão. Uma fatura sempre carrega o indicador Auto Created (Sys) confirmando isso, e registra de onde veio preenchendo um de vários links de origem. Saber qual link está preenchido informa imediatamente que tipo de fatura você está vendo:
| Se a fatura aponta para… | …ela veio de |
|---|---|
| Um Encargo da oportunidade | Uma cobrança recorrente ou avulsa em um contrato de locação (aluguel, depósito, taxas) |
| Uma Parent Invoice | Geração de multa por atraso — esta é uma multa por atraso sobre a fatura vencida indicada como sua fatura pai |
| Uma Reserva, uma Ordem de serviço ou uma Linha de reconciliação de despesas | Os respectivos processos |
| Apenas um Chamado | Uma cobrança anexada a um chamado do contrato de locação |
No máximo uma origem está preenchida em qualquer fatura. Dois sinais rápidos que vale a pena memorizar: uma Parent Invoice não vazia sempre significa "isto é uma multa por atraso" (a fatura pai é aquela contra a qual a multa foi lançada, exibida na lista Related Invoices); e uma fatura de taxa mês a mês não carrega nenhum link de Encargo da oportunidade.
A cadeia de valores
O dinheiro em uma fatura é uma cadeia curta. Leia de cima para baixo e cada total se explica sozinho:
| Campo | O que é |
|---|---|
| Base Amount (obrigatório) | O que a REDA calculou — o valor líquido da cobrança (prorrateado quando aplicável), ou o cálculo da multa por atraso / da taxa mês a mês |
| Tax Amount | Adicionado pelo motor de impostos da extensão de contabilidade |
| Total Amount | Base Amount + Tax Amount |
| Received/Applied Amount | Caixa aplicado à fatura (extensão de contabilidade) |
| Waived Amount / Adjustment Amount | Reduções de controle de crédito (extensão de contabilidade) |
| Balance Amount | (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment) — o que ainda se deve |
Uma nuance a mais: se uma cobrança é subsidiada, a fatura copia a Subsidizer Account e o Subsidy $ da cobrança, e o subsídio é dimensionado conforme o valor faturado — uma cobrança de meio mês carrega metade do subsídio.
As datas
Duas datas governam a fatura, e vale a pena ser preciso sobre a diferença:
- Billing Date é quando a fatura é emitida. Para faturas recorrentes, é o início do período que está sendo faturado; para cobranças avulsas, multas por atraso e taxas mês a mês, é o dia da geração.
- Due Date é quando o pagamento é esperado — a data de faturamento mais os dias de carência concedidos pelo código de cobrança. Se o código não concede dias de carência, a data de vencimento é igual à data de faturamento. (Os dias de carência ficam no código de cobrança; veja Códigos de Cobrança.)
As faturas recorrentes também carregam uma From Date e uma To Date — o período que cobrem — e a REDA acrescenta esse período ao Billing Comment da fatura como um intervalo entre colchetes, para que as datas cobertas fiquem visíveis na própria fatura.
Quem é cobrado e a quem o dinheiro é devido
Uma fatura nomeia duas contas, e confundi-las é uma fonte comum de perguntas do tipo "por que aqui aparece a empresa errada":
| Campo | Significado |
|---|---|
| Account | O destinatário da cobrança — a conta do negócio no momento em que a fatura foi gerada |
| Default Receivable Account | A quem o dinheiro é devido: normalmente a Owner Account do imóvel; para um código de cobrança de repasse, a Default Receivable Account do código ou, na falta dela, a PM Company/Entity do imóvel |
| Property | O imóvel cobrado — que um código de repasse pode trocar pela sua própria Default Property |
| Código de cobrança | A categoria de faturamento resolvida (veja Códigos de Cobrança para saber como ela é escolhida) |
Portanto, se a conta a receber parecer inesperada, o código de cobrança é quase sempre o motivo — um código de repasse a redireciona. Na conta do proprietário, essas faturas aparecem na lista relacionada Opp Invoices (Property Owner Account).
As faturas de aluguel mantêm o contrato de locação em sincronia
Quando uma fatura de aluguel é emitida, a REDA mantém o valor de aluguel atual do contrato de locação em sincronia com ela — de modo que o registro do contrato sempre reflita o que está de fato sendo cobrado. Não há nada a fazer aqui; é automático, e é por isso que uma mudança de aluguel chega ao contrato assim que a próxima fatura de aluguel é gerada.
Os totais acumulados dessas faturas também são consolidados no Ledger Summary do contrato de locação — os blocos Total Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Net Outstanding e Total Liabilities no topo do contrato —, para que você consiga ler o saldo inteiro sem abrir cada fatura. Veja Como Funciona o Faturamento para saber o que cada bloco significa.
Faturas em lote
Faturas agrupáveis podem ser reunidas em uma fatura consolidada — um Lote de Faturas Opp (veja Faturas Consolidadas (Lotes)). Enquanto uma fatura estiver em um lote, ela precisa permanecer alinhada com o lote em seus campos de cabeçalho: a conta, a conta a receber, o imóvel, a oportunidade, a data de faturamento e a data de vencimento têm todos que coincidir. Tente alterar um deles fora de sincronia e a REDA impede você:
Excluindo e corrigindo faturas
O REDA protege deliberadamente as faturas que carregam dinheiro ou pertencem a um lote. Uma fatura não pode ser excluída depois que qualquer valor tiver sido aplicado a ela — ou seja, quando seu saldo deixa de ser igual ao seu total — nem enquanto ela fizer parte de um lote. Tente e você verá:
A regra prática: se um recebimento, uma isenção ou um ajuste tocou a fatura, ou se ela está em um lote, ela fica bloqueada contra exclusão. Para corrigir uma fatura assim você não a exclui — você usa as ferramentas de isenção e ajuste da extensão de contabilidade, ou estorna ali o caixa aplicado. Para liberar uma fatura de um lote, remova-a do lote primeiro.
Referência de campos
Os campos da fatura, agrupados como aparecem:
| Grupo | Campo | Significado |
|---|---|---|
| Procedência | Oportunidade | O contrato de locação ou negócio que está sendo faturado |
| Encargo da oportunidade | A cobrança de origem (origens recorrente / avulsa) | |
| Parent Invoice | Preenchido apenas em faturas de multa por atraso — a fatura vencida | |
| Auto Created (Sys) | Ativo em toda fatura gerada | |
| Roteamento | Account | O destinatário da cobrança (a conta do negócio no momento da geração) |
| Default Receivable Account | Conta do proprietário, ou o destino do repasse | |
| Property / Charge Code | Imóvel cobrado e categoria de faturamento resolvida | |
| Valores | Base Amount | Valor calculado pelo REDA (obrigatório) |
| Tax / Received / Waived / Adjustment | Mantidos pela extensão de contabilidade | |
| Total Amount | Base + Tax | |
| Balance Amount | (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment) | |
| Datas e comentário | Billing Date | Início do período; dia da geração para cobranças avulsas / taxas (obrigatório) |
| Due Date | Billing Date + os dias de carência do código (obrigatório) | |
| From / To Date, Billing Comment | Período coberto; o comentário ganha um sufixo "[from - to]" nas faturas recorrentes | |
| Lote | Lote de Faturas Opp | Participação em uma fatura consolidada (seis campos de cabeçalho precisam coincidir) |
Exemplo prático: o aluguel de fevereiro da Aisha
Aisha Rahman aluga o Meridian Court #101 por 1.200,00 ao mês, sob um código de cobrança de aluguel que concede 5 dias de carência. A fatura dela de fevereiro traz:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Base Amount | 1.200,00 |
| Tax Amount | 0,00 |
| Total Amount | 1.200,00 |
| From / To Date | 1º de fev – 28 de fev |
| Billing Date | 1º de fev |
| Due Date | 6 de fev (1º de fev + 5 dias de carência) |
| Billing Comment | … com o período coberto acrescentado como um intervalo entre colchetes |
| Received/Applied Amount | 800,00 (um pagamento parcial, gravado pela extensão) |
| Balance Amount | 400,00 (1.200,00 − 800,00) |
O que vem a seguir
- Códigos de Cobrança — dias de carência, roteamento e repasse, tudo configurado aqui.
- Como Funciona o Faturamento Recorrente — como as faturas de aluguel são geradas mês após mês.
- Prorrateio — por que a primeira ou a última fatura não é um mês cheio.
- Faturas Consolidadas (Lotes) — como as faturas são combinadas e o que isso bloqueia.
- Multas por Atraso — as faturas que carregam um link Parent Invoice.
Perguntas frequentes
O código de cobrança concede dias de carência para pagamento. O REDA define a data de vencimento como a data de faturamento mais esses dias de carência. Se você quiser que a fatura vença na própria data de faturamento, remova os dias de carência no código de cobrança.
Você verá "This Opp Invoice cannot be deleted." A exclusão é bloqueada assim que qualquer valor é aplicado — um valor recebido, isento ou ajustado faz com que o saldo deixe de ser igual ao total — ou enquanto a fatura estiver em um lote. Estorne as aplicações na extensão de contabilidade ou remova a fatura do lote primeiro, ou então corrija-a com uma isenção ou um ajuste.
Faturas em lote precisam permanecer alinhadas com o lote: "Receivable account, Account, Property and Billing Date on the batch must be same as on opp invoice Record." Remova a fatura do lote para alterar esses campos de cabeçalho.
Da extensão de contabilidade — o motor de impostos dela define o imposto, e a aplicação do caixa define o valor recebido. O REDA nunca os grava por conta própria.
É uma fatura de multa por atraso. A Parent Invoice é a fatura vencida que originou a multa por atraso, e você encontrará a multa listada na lista Related Invoices da fatura pai.
As faturas recorrentes acrescentam o período que cobrem — as datas de início e de fim — ao comentário de faturamento como um intervalo entre colchetes, para que o período coberto fique visível na fatura.
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