Contabilizando e descontabilizando reconciliações
Seu lote de reconciliação está calculado — agora você cobra dos locatários. Contabilizar transforma os saldos pendentes calculados em faturas reais e congela os valores por trás delas, de modo que o que o locatário recebe e o que o lote informa nunca possam se desalinhar. Este artigo mostra como contabilizar um lote, exatamente quais faturas ele cria, o que fica bloqueado depois de contabilizado (a matriz completa de bloqueios, com as mensagens que você verá se tentar editar mesmo assim) e como descontabilizar — o que exclui as faturas que ele criou. Se você precisa entender os valores, leia antes Reconciliação de despesas: conceitos; para montar e calcular o lote, consulte Executando um lote de reconciliação.
Acesso necessário. Contabilizar e descontabilizar exigem o conjunto de permissões REDA - Expense Reconciliation Admin. O conjunto REDA - Expense Reconciliation Read Only consegue visualizar um lote contabilizado, mas não alterá-lo.
O que significa contabilizar
A contabilização é a etapa de confirmação. Até aqui o lote é um cálculo — um conjunto de linhas que diz quanto cada locatário deve. A contabilização age sobre o lote inteiro de uma vez e faz duas coisas:
Não existe contabilização por linha — você contabiliza ou descontabiliza o lote como um todo.
As faturas que a REDA cria
Na passagem para Posted, a REDA percorre as linhas e gera uma fatura para cada linha qualificada. Uma linha se qualifica somente quando é uma linha de ocupação (tem um contrato de locação) e o seu total líquido devido é maior que zero. Veja o que aparece em cada fatura:
| Na fatura | Vem de |
|---|---|
| Amount / Tax | O Net Amount Due (Base) / (Tax) da linha — transportados separadamente |
| Charge Code | O lote |
| Billing Date / Due Date | O dia da contabilização (hoje) — sem deslocamento de carência |
| Billing Comment | O Billing Comment do lote ou, se o lote não tiver nenhum, a descrição de faturamento padrão do código de cobrança |
| Conta a receber | A padrão do código de cobrança, depois a PM Company/Entity para códigos de repasse (pass-through) e, por fim, o proprietário do imóvel |
| Vínculo com a linha de reconciliação | Nos dois sentidos — a linha guarda a sua fatura e a fatura aponta de volta para a linha |
Quais linhas geram fatura
Vale enunciar a regra com clareza, porque ela é a origem da maioria das perguntas do tipo "cadê a minha fatura?":
| Situação da linha | Gera fatura na contabilização? |
|---|---|
| Ocupação, total líquido devido maior que zero | Sim — Amount = base líquida, Tax = imposto líquido |
| Ocupação, total líquido devido zero ou negativo | Não — o locatário já foi cobrado integralmente ou a mais |
| Vacância (intervalo do proprietário) | Nunca — o proprietário absorve o custo |
O que fica bloqueado após a contabilização
Depois de contabilizado, o lote e as suas linhas ficam protegidos. Tente alterá-los e a REDA impede você com uma mensagem orientando a descontabilizar primeiro. Esta é a matriz completa de bloqueios — as quatro mensagens que você pode ver:
| O que você tenta enquanto o lote está Posted | O que a REDA diz |
|---|---|
| Editar o lote — scope, charge code, entity, list, datas, exclude flags ou os valores do pool | "Expense Reconciliation Batch is locked for editing. Please unpost the batch prior to making any changes." |
| Adicionar uma linha | "Expense Reconciliation Line cannot be added to the posted Expense Reconciliation Batch. Please unpost the batch prior to make any changes." |
| Editar uma linha — account, lease, property, datas, valores faturados ou allocation % | "Expense Reconciliation Line cannot be modified. Please unpost the batch prior to make any changes." |
| Excluir uma linha | "Expense Reconciliation Line cannot be deleted. Please unpost the batch prior to make any changes." |
O recálculo também fica bloqueado enquanto o lote está contabilizado — o botão Executando um lote de reconciliação avisa que o lote já está contabilizado. Tudo aponta na mesma direção: os bloqueios existem para que um lote contabilizado e as faturas que ele produziu permaneçam perfeitamente alinhados. Para alterar qualquer coisa, você descontabiliza.
A descontabilização
A descontabilização desfaz a contabilização por completo — e é a única ação destrutiva deste artigo, então leia isto antes de clicar:
Contabilizar e descontabilizar, lado a lado:
| Contabilizar | Descontabilizar | |
|---|---|---|
| Status do lote | → Posted | → Draft |
| Posted Datetime | Registrado agora | Limpo |
| Marcações de contabilizada nas linhas | Todas definidas | Todas removidas |
| Faturas | Criadas para as linhas qualificadas (base + imposto) | Excluídas para cada linha que tiver uma |
| Edição do lote / das linhas | Bloqueada (matriz acima) | Desbloqueada |
| Recálculo | Bloqueado | Permitido |
O fluxo de correção
Como tudo fica bloqueado depois de contabilizado, toda correção segue o mesmo ciclo curto. Seja para corrigir um percentual de alocação, uma data ou o pool, o caminho é o mesmo:
Exemplo prático: contabilizando o lote de Meridian Court
O lote de CAM do T1 do FY26 de Meridian Court (quatro unidades, pool de 12,000.00 + 600.00 de imposto — veja Reconciliação de despesas: conceitos) está em Completed com seis linhas. A Meridian Properties o contabiliza:
| Você faz | A REDA faz |
|---|---|
| Clica em Post/Unpost Batch | Status → Posted com data e hora; a linha da unidade #101 gera uma fatura de 300.00 de base + 15.00 de imposto em "CAM Recovery" com o comentário de faturamento do lote; a unidade #104 (líquido −200.00) e as duas linhas de vacância não geram nada |
| Tenta alterar o Total Expense Amount | Bloqueia você: "Expense Reconciliation Batch is locked for editing. Please unpost the batch prior to making any changes." |
| Percebe que a alocação da unidade #103 deveria ser 30% — clica em Post/Unpost Batch para descontabilizar | A fatura de 315.00 é excluída; o lote volta para Draft e é desbloqueado |
| Corrige o percentual, recalcula e contabiliza novamente | Reconstrói as linhas e gera as faturas corrigidas |
O que vem a seguir
- Executando um lote de reconciliação — recalcular depois de uma descontabilização.
- Reconciliação de despesas: conceitos — por que as linhas carregam os valores que carregam.
- Faturas Explicadas — o que acontece com as faturas depois de geradas.
- Códigos de Cobrança — a descrição de faturamento padrão, a conta a receber e os códigos de repasse (pass-through).
Perguntas frequentes
Ele está contabilizado, e a contabilização bloqueia os campos de configuração: "Expense Reconciliation Batch is locked for editing. Please unpost the batch prior to making any changes." Descontabilize primeiro, edite e contabilize novamente.
Os bloqueios são tudo ou nada, para que os valores contabilizados não se desalinhem das faturas que já saíram: "Expense Reconciliation Line cannot be modified. Please unpost the batch prior to make any changes." Descontabilize o lote inteiro, corrija a linha, recalcule e contabilize novamente.
Somente linhas de ocupação com total líquido devido maior que zero geram fatura. Linhas cobradas a mais (líquido negativo) e linhas de vacância nunca geram — o proprietário absorve o custo da vacância.
Elas são excluídas. Toda fatura de reconciliação criada na contabilização é removida quando a sua linha é descontabilizada. Alinhe-se com quem cuida das contas a receber antes de descontabilizar um lote cujas faturas já foram enviadas.
A contabilização grava esse valor especial do ciclo de vida. Ele não é oferecido entre as opções de status padrão, então trate a Posted Date como o filtro confiável ao criar modos de exibição de lista.
O comentário de faturamento é o Billing Comment do lote ou, se o lote não tiver nenhum, a descrição padrão do código de cobrança. A conta a receber é a padrão do código de cobrança, depois a PM Company/Entity para códigos de repasse (pass-through) e, por fim, o proprietário do imóvel.
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