Funções de contato

Uma Função de contato é a forma como uma pessoa entra em um negócio na REDA. É um pequeno registro de junção que diz "esta pessoa está neste negócio, como este tipo de parte" — um Lessee em um contrato de locação, um Buyer em uma venda, um Guarantor respaldando um locatário. Este artigo explica os valores de função e o que cada um aciona, como adicionar uma pessoa a um negócio, como funciona o contato principal (e a única armadilha a evitar) e o que as funções de contato ligam discretamente mais adiante: acesso ao portal do residente, elegibilidade para o conselho e beneficiários de pagamento. Não se pressupõe experiência prévia com a REDA.

O que é uma função de contato

Uma função de contato vincula um Contato (uma pessoa) a uma Oportunidade (um negócio ou contrato de locação) e registra o Role que essa pessoa desempenha. É o equivalente na REDA ao vínculo padrão entre negócio e contato. Você nunca dá nome a esses registros — a REDA os numera para você (eles aparecem como "Contact Role #…"), então você identifica uma função pelo seu contato e pela sua função, e não por um nome que você digitou.

As funções de contato surgem de duas formas: a conversão de um Lead sempre cria exatamente uma (marcada como principal), e você adiciona as demais manualmente com Add Contact.

Os valores de Role e o que cada um aciona

O campo Role oferece dez valores. Sete descrevem uma parte ativa; três valores "Ex -" marcam alguém que saiu:

Lessee · Seller · Occupant · Guarantor · PM Client · Buyer · Lender · Ex - Lessee · Ex - Occupant · Ex - Guarantor

Os valores "Ex -" são um marcador de status que você define manualmente: registram que alguém saiu sem excluir a função, preservando o histórico de quem esteve no negócio. Nada na REDA age sobre eles automaticamente — nenhuma automação lê o prefixo "Ex -" — portanto trate-os como valores de relatório e auditoria, e como um sinal para os colegas, e não como um interruptor que muda o comportamento. Por isso, marcar um locatário que saiu como Ex - Lessee preserva o histórico e, ao mesmo tempo, o deixa corretamente de fora do próximo contrato.

Se você deixar o Role em branco ao adicionar alguém, a REDA o preenche com base no tipo do negócio:

Por isso, um co-signatário adicionado a um contrato de locação com a função deixada em branco sai como Lessee — se você queria Guarantor, escolha essa opção explicitamente.

Adicionando uma pessoa a um negócio

Use o Add Contact na lista Funções de contato do negócio. É um passo a passo guiado que lida tanto com pessoas já existentes quanto com pessoas totalmente novas:

Um registro de Função de contato — ele liga um contato a um negócio e à conta desse contato, carrega o Role (aqui Lessee) e o indicador Is Primary, e expõe os campos de Council Info (Council Role, Council Voting Rights) usados quando o imóvel é administrado por um conselho.

A tela guiada do Add Contact em um negócio — ela abre na etapa do e-mail, que encontra ou cria o contato antes de você definir o Role e o Is Primary no negócio.

O contato principal

O indicador Is Primary marca o contato principal do negócio. Quando você adiciona, altera ou remove uma função marcada como principal, a REDA volta a derivar o Primary Contact do negócio — o contato da primeira função marcada como principal — e propaga esse contato principal para quaisquer contratos de locação filhos. Em um negócio de locação, o contato principal alimenta até o nome gerado automaticamente para o negócio.

O que as funções de contato ligam mais adiante

As funções de contato não servem apenas para registro — vários recursos da REDA as leem:

Funções de conselho e as duas regras de validação

Duas regras podem barrar você ao salvar uma função de contato. A primeira protege o campo Council Role — você só pode defini-lo quando o imóvel do negócio relacionado está sob um pai habilitado para conselho:

Os valores de Council Role são Lease Hold Tenant e Tenant for Life. A segunda regra só se aplica em organizações multimoeda — se a sua não for, você não vai vê-la:

Exemplo prático: Meridian Court #101

A conversão do Lead de Aisha Rahman criou Aisha Rahman — Lessee (principal) no contrato de locação de Meridian Court #101. O agente usa o Add Contact para adicionar um co-locatário como Occupant e um co-signatário como Guarantor (para o co-signatário, a REDA encontra um contato existente pelo e-mail e o reutiliza em vez de criar um duplicado). O Primary Contact do negócio continua sendo Aisha. Quando o contrato passa a ter o faturamento ativo e o portal da região está ligado, usuários de portal são provisionados para as funções ativas, e os recursos financeiros marcam Aisha (a Lessee) como beneficiária do pagamento.

Referência: campos e efeitos posteriores

Os campos com os quais você vai trabalhar em uma função de contato:

O que cada função faz:

O que vem a seguir

1. Trabalhando com Contatos — o registro da pessoa para o qual uma função aponta.
2. Contas na REDA — a conta por trás das pessoas.
3. Convertendo um Lead — de onde vem a primeira função de contato.
4. O Portal do Residente — como as funções comandam o acesso ao portal.
5. Contratos de locação filhos — como o contato principal se propaga do pai para o filho.

Perguntas frequentes