Referência dos Estágios da Locação
Uma locação na REDA vive toda a sua vida em uma escada fixa de Estágios, exibida como um Path ao longo do topo do registro. Leia o Estágio e você sabe exatamente onde a locação está: ela ainda é uma aplicação, já está aprovada, está faturando, já terminou? Este é o artigo de referência que acompanha os artigos de passo a passo da locação — ele lista e define cada estágio na sua ordem exata, informa quais deles a REDA trata como ativos, ganhos, faturáveis e fechados, e mostra quais estágios você avança à mão e quais a automação grava por você. Mantenha-o aberto quando precisar consultar um estágio; os passo a passo clique a clique estão nos artigos de ciclo de vida para os quais ele aponta. Nenhuma experiência prévia com a REDA é necessária.
Acesso necessário. Para visualizar uma locação é preciso o conjunto de permissões REDA - Property Leasing User ou REDA - Master Data - Read Only; para avançá-la é preciso o REDA - Property Leasing User (ou o REDA - Master Data - Admin, para administradores). Observe que a maioria das mudanças de estágio é gravada pela automação de chamados, e não pela edição do Path.
A escada de estágios
Uma locação é um registro na guia Oportunidades — o hub único de "negócios" da REDA — e a face de locação desse registro avança por exatamente doze estágios, nesta ordem:
Application - New → Application - Completed → Application - Approved → Application - Denied → Application - Cancelled → Agreement - In Process → Occupied - Pending Move In → Occupied - No Notice → Occupied - Notice (Move Out) → Occupied - Notice (Termination) → Occupied - Notice (Eviction) → Expired
Uma locação saudável não passa pelos doze — ela percorre a espinha dorsal (New → Completed → Approved → Agreement → Pending Move In → No Notice) e depois sai por um dos estágios de aviso rumo a Expired. Os estágios Application - Denied e Application - Cancelled são as duas saídas antecipadas: uma locação que nunca chega a virar uma ocupação deixa a escada ali.
O que cada estágio significa
Uma linha por estágio, em ordem:
| Estágio | O que significa |
|---|---|
Application - New | Uma aplicação de locação recém-criada — o estágio em que uma locação é aberta, seja criada à mão, seja a partir de um Lead convertido. |
Application - Completed | A aplicação está preenchida — propriedade, datas, prazo e encargos estão todos definidos. As taxas do estágio de aplicação são ativadas e faturadas. |
Application - Approved | A aplicação está aprovada e a locação é bloqueada para edição. O REDA cria o chamado Lease Agreement. |
Application - Denied | A aplicação foi rejeitada; um motivo de recusa pode ser registrado. A locação é fechada e não é contada como ganha. |
Application - Cancelled | A aplicação foi retirada ou abandonada. A locação é fechada e não é contada como ganha. |
Agreement - In Process | O contrato de locação está em andamento — o chamado Lease Agreement passou para In Process ou Contract Sent. |
Occupied - Pending Move In | O contrato está assinado e a locação passa a ser faturável. O chamado Move In e as primeiras faturas são gerados. |
Occupied - No Notice | Uma locação saudável e ativa, sem encerramento pendente — o locatário já se mudou e não há aviso de desocupação, de rescisão nem de despejo registrado. Este é o estado estável em que uma locação permanece durante a maior parte da sua vida, e é aqui que o primeiro chamado Renewal é armado. |
Occupied - Notice (Move Out) | O locatário avisou que vai sair; uma data de desocupação programada é definida. |
Occupied - Notice (Termination) | Uma rescisão antecipada está em andamento. |
Occupied - Notice (Eviction) | Um despejo está em andamento. |
Expired | A locação terminou e a desocupação está concluída. O faturamento para e os chamados de renovação futuros que estiverem abertos são cancelados. |
Estados do sistema: ativo, ganho, faturável, fechado
Por trás do estágio visível, a REDA mantém quatro estados internos em sintonia com ele. Você nunca define esses estados — a REDA os recalcula a cada gravação —, mas saber qual estágio aciona qual deles explica a maior parte do que o resto da REDA faz com uma locação.
| Estado | Ativo nestes estágios | Campo no contrato | Por que importa |
|---|---|---|---|
| Ativo | De Application - Approved até todos os estágios Occupied | Está ativa (Sis) | O sinalizador geral de "esta é uma locação vigente", usado em relatórios e modos de exibição de lista. |
| Faturável (a comporta de faturamento) | Somente os cinco estágios Occupied — Pending Move In, No Notice e os três estágios de aviso | Contabilidade ativa (Sis) | O interruptor mestre do mecanismo de faturamento da locação. O aluguel recorrente, as multas por atraso, as taxas mês a mês, o reconhecimento linear, o provisionamento do portal do residente e os pagamentos de indicação dependem todos dele. |
| Ganho | Os cinco estágios Occupied e Expired | Ganha | A locação realmente virou uma ocupação — é isso que as comissões e os relatórios de negócios ganhos contabilizam. |
| Fechado | Application - Denied, Application - Cancelled, os cinco estágios Occupied e Expired | Fechada | A locação não é mais um trabalho "em aberto" — ou ela não se concretizou, ou avançou para a ocupação (e além dela). |
Occupied - Pending Move In e para no momento em que chega a Expired. Em qualquer outro lugar da REDA que fale sobre "quando a locação está faturando", é a este estado que se refere.
Repare que "ganho" e "faturável" não são a mesma coisa. Uma locação em Expired continua ganha — ela foi uma ocupação real e é reportada como tal —, mas não é mais faturável, porque o faturamento foi desligado quando ela expirou. E uma locação em Application - Approved está ativa, mas ainda não é ganha nem faturável: é um trabalho vigente que ainda não virou uma ocupação.
Quem move cada estágio
A coisa mais importante de entender sobre a escada é que você conduz apenas o topo dela. O resto é gravado para você.
Application - New → Completed → Approved (ou as saídas Denied / Cancelled) são estágios que você avança à mão, sujeitos às travas da aplicação descritas abaixo.Agreement - In Process, os estágios Occupied, os três estágios de aviso e Expired são gravados pelos chamados do ciclo de vida — Lease Agreement, Move In, Renewal, Move Out, Termination e Eviction. Você trabalha o chamado, e o chamado move a locação.O ramo da aplicação
Os três primeiros estágios são a aplicação, e a REDA trava cada movimento para que uma locação não possa pular uma etapa:
Application - Denied (rejeitada — um motivo de recusa pode ser registrado) ou Application - Cancelled (retirada). As duas fecham a locação sem contá-la como ganha.O passo a passo completo desses três estágios, incluindo o chamado Lease Agreement que aparece na aprovação, está em Da Aplicação à Mudança.
O ramo da ocupação
A partir da aprovação, os chamados assumem o controle. Há uma trava que você deve conhecer aqui: para entrar em Occupied - Pending Move In (ou em qualquer estágio de aviso), a locação precisa ter uma Lease Start Date. Se ela estiver em branco, a REDA o impede com: "You must provide the value of Lease Start Date prior updating the stage."
Notice (Move Out) é gravado pelo chamado Move Out; Notice (Termination) e Notice (Eviction), pelos seus próprios chamados. Os três continuam sendo Occupied e continuam faturando — a locação segue sendo faturada até o momento em que expira.Exemplo prático: a locação da Aisha, estágio a estágio
Aqui está a locação de 12 meses de Aisha Rahman no Meridian Court #101 — 1.200,00 por mês, em um edifício de propriedade da Continental Holdings — acompanhada ao longo da escada, uma linha por estágio:
| Estágio | O que está acontecendo |
|---|---|
Application - New | A locação é aberta aqui, quando o Lead da Aisha é convertido. |
Application - Completed | Propriedade, datas, prazo e encargos estão preenchidos; a taxa de aplicação é faturada. |
Application - Approved | Enviada e aprovada; a locação é bloqueada e o chamado Lease Agreement aparece. |
Agreement - In Process | O contrato é enviado pelo chamado Lease Agreement. |
Occupied - Pending Move In | O contrato é assinado — a locação passa a ser faturável e as primeiras faturas de aluguel e de depósito de 1.200,00 são geradas. |
Occupied - No Notice | A Aisha se muda; o chamado Move In é fechado e o primeiro chamado Renewal é armado. |
Occupied - Notice (Move Out) | No fim do prazo, ela dá o aviso; uma desocupação programada é definida. |
Expired | A desocupação é concluída; o faturamento é desligado. |
As versões clique a clique dessas transições estão em Da Aplicação à Mudança e Aviso, Desocupação e Fim da Locação.
Application, passando pelos estágios Occupied, até Expired. Esta locação avançou até Occupied - No Notice, então os estágios anteriores aparecem como concluídos e o estágio atual está destacado.
Occupied, o faturamento fica ativo: a seção Accounting da guia Details traz o Current Rent Charge resolvido e os saldos correntes (Total Outstanding e Net Invoice(s) Balance, ambos em 350,00 aqui), de modo que as faturas são geradas contra a locação.Referência completa dos estágios
Uma linha por estágio: o que ele significa, se ele conta como ativo, ganho, faturável e fechado, quem o move e o que a REDA faz quando a locação chega ali.
| Estágio | Ativo | Ganho | Faturável | Fechado | Definido por | O que a REDA faz |
|---|---|---|---|---|---|---|
Application - New | — | — | — | — | Padrão / conversão / Reset Lease | Nada automático além de preencher a locação a partir da regra dela |
Application - Completed | — | — | — | — | Você (com travas) | Os encargos do estágio de aplicação são ativados → faturas de taxa de aplicação |
Application - Approved | Sim | — | — | — | Você, depois de enviar para aprovação | Chamado Lease Agreement criado; os encargos do estágio de aprovação são ativados; a locação é bloqueada |
Application - Denied | — | — | — | Sim | Você | Motivo de recusa registrado; a locação é fechada (não ganha) |
Application - Cancelled | — | — | — | Sim | Você | A locação é fechada (não ganha) |
Agreement - In Process | Sim | — | — | — | Chamado Lease Agreement | — |
Occupied - Pending Move In | Sim | Sim | Sim | Sim | Chamado Lease Agreement (Contract Signed / Closed) | Comporta de faturamento ABERTA; chamado Move In; os encargos restantes são ativados → primeiras faturas; créditos de indicação; acesso ao portal |
Occupied - No Notice | Sim | Sim | Sim | Sim | Chamado Move In (Closed) | Actual Move In Date registrada; chamado Renewal armado quando a automação está ligada |
Occupied - Notice (Move Out) | Sim | Sim | Sim | Sim | Chamado Move Out (In Process) | Scheduled Move Out registrada; data de disponibilidade da propriedade calculada |
Occupied - Notice (Termination) | Sim | Sim | Sim | Sim | Chamado Termination | Scheduled Move Out registrada; um chamado filho Move Out no fechamento |
Occupied - Notice (Eviction) | Sim | Sim | Sim | Sim | Chamado Eviction | Scheduled Move Out registrada; um chamado filho Move Out no fechamento |
Expired | — | Sim | — | Sim | Chamado Move Out (Closed) | Actual Move Out registrada; comporta de faturamento FECHADA; chamados de renovação futuros cancelados; usuários do portal desativados |
O que vem a seguir
- Da Aplicação à Mudança — o passo a passo que conduz os primeiros estágios.
- Gerenciando uma Locação Ativa — o que fazer em cada estágio de ocupação.
- Renovando uma Locação — o ciclo que mantém uma locação em
Occupied - No Notice. - Aviso, Desocupação e Fim da Locação — os estágios de aviso até chegar a
Expired. - O Registro da Locação — os sinalizadores derivados do estágio e a anatomia do registro.
- Entendendo os Chamados — a automação que grava os estágios de ocupação.
Perguntas frequentes
Application - New → Completed → Approved (ou as saídas Denied / Cancelled) → Agreement - In Process → Occupied - Pending Move In → Occupied - No Notice → os três estágios de aviso (Move Out, Termination, Eviction) → Expired. Esses doze são os únicos estágios que uma locação chega a oferecer.
Em Occupied - Pending Move In, quando a comporta de faturamento se abre. Ela permanece aberta em todos os estágios Occupied e se fecha em Expired.
Isso é o esperado. Os estágios de ocupação são gravados pelos chamados do ciclo de vida — Lease Agreement, Move In, Renewal, Move Out, Termination e Eviction — conforme você os trabalha. Leia o estágio em vez de digitá-lo.
A Lease Start Date precisa estar preenchida primeiro: "You must provide the value of Lease Start Date prior updating the stage." Preencha a data de início e deixe o chamado avançar o estágio.
Não. Uma locação conta como ganha somente a partir do primeiro estágio Occupied em diante, e permanece ganha até Expired. Em Application - Approved ela está ativa, mas ainda não ganha.
Notice (Move Out) é o aviso comum do locatário de que vai sair, Notice (Termination) é uma rescisão antecipada e Notice (Eviction) é um despejo. Os três são Occupied, continuam faturando e cada um é conduzido pelo seu próprio chamado.
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