Como Funciona o Faturamento na REDA
Uma fatura apareceu em um contrato de locação — ou, mais frequentemente, nenhuma apareceu e você quer saber por quê. Este é o artigo que lhe dá o modelo mental por trás de todo o faturamento da REDA. Você vai aprender a diferença entre uma cobrança (a condição contratada) e uma fatura (uma conta emitida a partir dela), os dois interruptores que precisam estar ambos ligados antes de a REDA faturar qualquer coisa automaticamente, e quais números de uma fatura a REDA preenche em contraste com os que vêm da extensão de contabilidade. Não se pressupõe experiência prévia com a REDA — cada termo é definido conforme aparece.
Acesso necessário. Criar e editar faturas exige o conjunto de permissões REDA - Invoice Management Admin ou REDA - Property Leasing User; o conjunto REDA - Invoice Management Read Only pode visualizá-las, mas não alterá-las.
Cobranças versus faturas — o modelo e a conta
Tudo no faturamento se apoia em uma distinção. Uma cobrança é a condição contratada: o que faturar, quanto, com que frequência e de quando até quando. Uma fatura é uma única instância faturada dessa cobrança — uma conta, referente a um período, que o locatário efetivamente deve. Uma cobrança recorrente produz muitas faturas ao longo da vida de um contrato de locação: uma cobrança de aluguel vigente por um prazo de doze meses produz cerca de doze faturas mensais.
Então, quando você configura um contrato de locação, você cria cobranças; a REDA depois gera faturas a partir delas, seja no momento em que você marca o opt-in de uma cobrança, seja conforme um cronograma. A cobrança é a receita; a fatura é cada prato servido.
As quatro famílias de registros de faturamento
O dinheiro do faturamento flui por quatro grupos de registros. Você não precisa dominar todos eles para emitir uma fatura de locação, mas conhecer o mapa mantém você orientado:
| Registro | O que é | Onde você o encontra |
|---|---|---|
| Código de cobrança | Uma categoria de faturamento reutilizável — Aluguel, Caução, Multa por atraso, Taxa de administração (dados mestres) | REDA Admin → Códigos de cobrança |
| Encargo da oportunidade | Uma linha de cobrança contratada em um contrato de locação específico | Contrato de locação → Accounting / Terms & Charges |
| Fatura Opp | Uma instância faturada de uma cobrança | Guia Faturas Opp; guia Accounting do contrato de locação |
| Lote de Faturas Opp | Uma conta consolidada que agrupa duas ou mais faturas | Guia Lotes de Faturas Opp |
Os dados mestres de configuração (códigos de cobrança, configurações de cobrança de aluguel e de taxas administrativas) alimentam as cobranças do negócio; as cobranças geram faturas; as faturas agrupáveis são opcionalmente consolidadas em lotes. As vendas e as comissões acrescentam mais alguns tipos de registro por cima, mas, para o faturamento de locação, esta é a espinha dorsal.
O faturamento é opt-in — duas vezes
Esta é a regra mais importante da seção e a resposta para a maioria das perguntas do tipo "por que não faturou?". Antes de a REDA emitir uma fatura automática a partir de uma cobrança, dois interruptores separados precisam estar ligados:
Se faltar qualquer um dos dois, nada é faturado, silenciosamente. Quando um locatário encerra o prazo dele e você renova o contrato de locação, fechar o chamado de renovação remarca Create Opp Invoice nas cobranças do contrato para você, de modo que o faturamento continua no prazo renovado sem que você precise remarcar o opt-in de cada cobrança manualmente.
O que executa o faturamento — e quando
Dois mecanismos transformam cobranças em faturas. O primeiro é imediato: no momento em que você marca Create Opp Invoice em uma cobrança (seja ao criá-la, seja depois), a REDA emite a fatura na hora. Uma cobrança única é faturada de imediato; uma cobrança recorrente só é faturada de imediato se a data de captura agendada dela já tiver chegado.
O segundo é o motor de recorrência — um conjunto de trabalhos em segundo plano que produzem as faturas mensais, semanais e diárias contínuas. Eles são os cavalos de batalha do faturamento de aluguel e carregam uma ressalva crucial:
Existe exatamente um trabalho relacionado a faturamento que já vem agendado: uma execução diária às 2:00 da manhã, no horário local da sua organização, que contabiliza os Cronogramas de Pagamento de venda. Todos os demais trabalhos de faturamento ficam por sua conta agendar.
Quem preenche a fatura: a REDA ou a extensão de contabilidade
Uma Fatura Opp é escrita por duas partes. A REDA calcula o núcleo da conta; a extensão de contabilidade (a REDA Financials, na configuração de referência) acrescenta o imposto e o caixa por cima. Conhecer essa divisão explica por que alguns campos são seus para editar e outros simplesmente se atualizam sozinhos:
| Na fatura | Escrito por | Quando |
|---|---|---|
| Base Amount, período From/To, Billing Date, Due Date | REDA | Na geração |
| Account (a quem faturar), Default Receivable Account, Property | REDA | Na geração, pelas regras de roteamento |
| Billing Comment | REDA | A partir da descrição da cobrança, mais o sufixo do período |
| Tax Amount | Extensão de contabilidade | Pelo motor de impostos |
| Received/Applied Amount | Extensão de contabilidade | Quando o caixa é aplicado |
| Waived Amount, Adjustment Amount | Extensão de contabilidade | Pelo controle de crédito |
| Total Amount, Balance Amount | Calculado (lê os dois lados) | Sempre atualizado |
Os dois campos calculados amarram tudo: Total Amount = Base Amount + Tax Amount e Balance Amount = (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment). É por isso que você não consegue digitar em Tax nem em Received — eles pertencem ao lado contábil. Cada Fatura Opp também é espelhada em uma Fatura de venda na REDA Financials, onde os recebimentos e o imposto são tratados; consulte A ponte com a REDA Financials para conhecer esse repasse.
Onde o dinheiro aparece
Todo contrato de locação tem uma guia Accounting, e ela é dividida em duas. A subguia Active lista as faturas, as cobranças e as faturas consolidadas vigentes do arranjo atual; a subguia Inactive guarda aquelas que foram substituídas ou canceladas. Este é o primeiro lugar para olhar quando um locatário questiona uma conta.
Um Ledger Summary fica no topo do contrato de locação para que você leia a posição financeira dele de relance, sem abrir uma única fatura. Ele exibe cinco números correntes:
| Bloco | O que ele indica |
|---|---|
| Total pendente | Tudo o que ainda é devido entre as faturas e as faturas consolidadas do contrato de locação |
| Unapplied Payments | Dinheiro recebido, mas ainda não vinculado a uma fatura específica |
| Unapplied Memos | Notas de crédito ainda não aplicadas contra um saldo |
| Net Outstanding | O Total Outstanding depois de considerados os pagamentos e as notas de crédito não aplicados — o saldo real |
| Total Liabilities | O que o contrato de locação deve repassar adiante — por exemplo, cauções e valores de repasse retidos em nome de outra pessoa |
Se o Net Outstanding marcar zero, o locatário está em dia, mesmo quando o Total Outstanding ainda exibir um número — isso apenas significa que um pagamento ou uma nota de crédito está sem aplicação e ainda não foi vinculado à fatura dele. Os valores individuais de cada fatura são mantidos pela extensão de contabilidade, como explica a próxima seção.
Exemplo prático: o aluguel da Aisha
Aisha Rahman aluga a Meridian Court #101 por 1.200,00 ao mês. A cobrança de aluguel dela está com Create Opp Invoice marcado e o contrato de locação dela está ativo para contabilidade, então cada execução mensal produz uma fatura de 1.200,00 para o período seguinte. Até que a extensão de contabilidade registre um pagamento, o Tax da fatura permanece em 0, o Received permanece em 0 e o Balance marca 1.200,00. Assim que a Aisha paga, a extensão grava o valor de Received e o Balance cai a zero — a REDA nunca toca nesses números.
Agora desligue um dos interruptores. Desmarque Create Opp Invoice, ou deixe o contrato de locação parado antes de ele ficar ativo para contabilidade, e a mesma cobrança produz zero faturas — e nenhum erro avisa você. Esse silêncio é exatamente o que a regra do opt-in duplo prevê.
Como reconhecer de onde veio uma fatura
Nem toda fatura vem de uma cobrança de aluguel recorrente. Quando você abre uma, um único campo de procedência informa a origem dela:
| Origem | Sinal na fatura |
|---|---|
| Cobrança recorrente | Cobrança de origem vinculada, um período From/To e um sufixo "[from - to]" no Billing Comment |
| Cobrança única | Cobrança de origem vinculada, sem período, o Billing Date é o dia em que ela foi emitida |
| Multa por atraso | Parent Invoice preenchido (exibido na lista "Related Invoices") |
| Taxa mês a mês (holdover) | Nenhuma cobrança de origem vinculada |
| Reserva | Campo de pesquisa Booking preenchido |
| Ordem de serviço | Campo de pesquisa Work Order preenchido |
| Recuperação de despesas | Campo de pesquisa Expense Reconciliation Line preenchido |
O que vem a seguir
- Códigos de Cobrança — as categorias de faturamento que definem o roteamento, o agrupamento e os dias de carência.
- Faturas Explicadas — leia cada bloco de uma Fatura Opp com confiança.
- Como Funciona o Faturamento Recorrente — quando a próxima fatura de aluguel é gerada e a fatura dupla do primeiro mês.
- Prorrateio — por que um primeiro mês parcial não corresponde ao aluguel integral.
- Agendamento de Trabalhos em Segundo Plano — os trabalhos que precisam estar agendados para que o faturamento recorrente seja executado.
- A ponte com a REDA Financials — onde ficam o imposto, os recebimentos e o lado contábil.
Perguntas frequentes
O faturamento é opt-in duas vezes: a caixa Create Opp Invoice da cobrança precisa estar marcada e o contrato de locação precisa estar ativo para contabilidade. As execuções recorrentes também exigem que o trabalho em segundo plano tenha sido agendado pelo seu administrador. Verifique os três pontos.
Não. Na versão atual a caixa permanece marcada por design — o texto de ajuda está desatualizado. É um opt-in persistente, não um indicador de uso único.
Esses campos pertencem à extensão de contabilidade — o motor de impostos e a aplicação de caixa são quem os mantêm. A REDA nunca os grava, então eles não são seus para editar aqui.
A exclusão é bloqueada assim que algum valor é aplicado (o Balance deixa de ser igual ao Total) ou quando a fatura está em um lote: "This Opp Invoice cannot be deleted." Estorne os valores aplicados ou remova-a do lote antes.
Locações aprovadas bloqueiam suas cobranças: "The record is locked for editing. Charges can not be created and updated if the opportunity or opportunity's parent opportunity or associated ticket is Approved." Faça a alteração por meio de um chamado.
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