Transferências bancárias EFT / Processamento NACHA
Se você cobra aluguel de locatários ou paga proprietários e fornecedores por meio eletrônico, não vai querer digitar cada pagamento manualmente no portal do seu banco. Em vez disso, o REDA Financials pode gerar um arquivo pronto para o banco — um arquivo no formato NACHA, o padrão que os bancos dos EUA processam para transferências ACH — de modo que toda uma rodada de cobranças ou pagamentos vira um único envio. Este guia é para o administrador financeiro que faz essa configuração. Nenhum conhecimento prévio é presumido: definimos cada termo conforme avançamos. Ao final, você será capaz de preparar a conta bancária e os dados do beneficiário, criar uma instrução EFT recorrente e entender cada campo dela, executar o processador, ler o lote resultante e seus status, e rastrear uma única instrução até uma linha no arquivo que o banco lê — e saber como a instrução avança sozinha para a próxima vez.
Acesso necessário. Esta é uma tarefa de administrador financeiro e, por envolver dados bancários, deve ser rigorosamente restrita. Trabalhar com instruções e lotes EFT a partir das guias delas exige o conjunto de permissões REDA OEM Financials Admin. Se você não conseguir acessar as guias ou o processador, peça ao seu administrador que o atribua.
O fluxo em resumo
Quatro coisas funcionam em sequência. Vale a pena ter a forma completa em mente antes de configurar qualquer coisa, porque cada peça alimenta a seguinte:
| Peça | O que é |
|---|---|
| EFT Instruction | Uma ordem permanente — cobrar de ou pagar a uma parte específica, quanto, com que frequência e a próxima data em que vence |
| A execução | Você inicia o processador para uma data; ele reúne todas as instruções vencidas e transforma cada uma em um documento contábil |
| EFT Batch | O registro de uma execução: um cabeçalho com um status e um total, e uma linha por pagamento nele |
| O arquivo bancário | O arquivo no formato NACHA produzido a partir do lote, que você baixa e envia ao seu banco |
Portanto, o fluxo é: você configura as instruções uma vez; no dia em que executa o processador, a REDA reúne as que estão vencidas, cria um documento de cobrança ou pagamento para cada uma e as registra como um lote; em seguida, você gera um arquivo a partir desse lote e o entrega ao banco. Depois, cada instrução avança discretamente a própria data de vencimento para estar pronta na próxima vez. As duas direções têm nomes que vale a pena aprender desde já: uma instrução Receipt recebe dinheiro (um débito de aluguel do locatário) e uma instrução Disbursement paga dinheiro (um repasse ao proprietário ou um pagamento a fornecedor).
Configure a conta bancária de origem
Todo arquivo EFT tem dois lados: quem envia (você) e quem recebe (cada beneficiário). Esta seção é o lado do envio. A conta bancária de origem é a conta bancária da própria organização — aquela em que o dinheiro é recebido ou da qual ele é pago — e ela precisa carregar os dados de identificação que um arquivo bancário exige em seu cabeçalho. Você define isso uma vez por conta bancária, do lado contábil.
| Campo da conta bancária | O que contém |
|---|---|
| EFT Enabled | Marca esta conta bancária como utilizável para EFT. Uma instrução só pode usar uma conta bancária habilitada para EFT. |
| Originator ID | O identificador da sua empresa junto ao banco — o id de “quem envia” que vai no cabeçalho do arquivo (fornecido pelo seu banco) |
| Originator Name | O nome da sua empresa como ele deve aparecer no cabeçalho do arquivo |
| Destination Routing | O número de roteamento do banco que recebe e processa o arquivo (fornecido pelo seu banco) |
| GL Account | A conta contábil da conta bancária — obrigatória para EFT e usada como conta de caixa quando um pagamento (um Desembolso) é contabilizado |
Se algum dos três primeiros estiver faltando, uma instrução que aponte para esta conta bancária não pode ser ativada — o aplicativo bloqueia com uma mensagem clara (veja as Perguntas frequentes). Acerte esses dados primeiro e tudo o que vem depois simplesmente funciona.
Cadastre os dados do beneficiário na conta do cliente
O lado receptor são os dados bancários do beneficiário. Você pode digitá-los em cada instrução, mas é mais fácil cadastrá-los uma vez na conta do cliente — o locatário, proprietário ou fornecedor com quem você vai transacionar — para que sejam preenchidos automaticamente em cada nova instrução que você criar para essa parte. Uma conta de cliente tem a sua própria seção de beneficiário EFT:
| Campo EFT da conta | Contém |
|---|---|
| EFT Enabled | Se esta conta está configurada para transferência eletrônica |
| EFT Account Name | O nome na conta bancária da parte |
| EFT Account Number | O número da conta da parte (sensível — mascarar) |
| EFT Account Type | Checking ou Savings — isto precisa estar correto, ou o banco rejeita o registro |
| EFT Bank Name | O banco da parte |
| EFT Routing Number | O número de roteamento de 9 dígitos da parte (sensível — mascarar) |
Você pode definir esses dados enquanto ativa a conta — veja Ativando uma conta de cliente como entidade financeira. Cadastrá-los aqui significa que a pessoa que cria as instruções nunca precisa redigitar números sensíveis.
Crie uma instrução EFT
Uma instrução é a ordem permanente de uma cobrança ou pagamento recorrente. É o coração do recurso, então vale a pena entender cada campo dela. Na guia EFT Instruction, clique em Novo e percorra estes grupos.
Execute o processador: da instrução ao lote
Quando estiver pronto para processar, você abre o processador de EFT e informa a ele uma data de processamento. A execução funciona em dois movimentos.
Primeiro ela encontra o que está vencido: toda instrução que esteja ativa, com status Active, e cuja próxima data de processamento seja igual ou anterior à sua data de processamento. Se nada se qualificar, ela avisa e para. Em seguida, ela agrupa e contabiliza as instruções vencidas. As instruções são agrupadas por conta bancária de origem, direção e entidade — de modo que um lote cobre uma conta bancária, uma direção e um conjunto de livros. Para cada instrução vencida, ela cria o documento contábil correspondente e registra uma linha no lote:
| Tipo de instrução | O que a execução cria | Papel da parte |
|---|---|---|
| Receipt (cobrança) | Um Recebimento no REDA Financials, marcado para ACH, em Draft | A conta é o cliente que está sendo debitado |
| Disbursement (pagamento) | Um Desembolso no REDA Financials, marcado para ACH, em Draft | A conta é o fornecedor/proprietário que está sendo creditado |
Cada linha do lote carrega o valor, o nome e o número de roteamento do beneficiário, e um link para o recebimento ou desembolso que ela produziu — assim, você sempre consegue ligar uma linha ao documento que ela liquida. Por proteção, a linha armazena apenas os quatro últimos dígitos do número da conta do beneficiário; o número completo permanece na instrução e é usado somente dentro do arquivo gerado. O contexto de propriedade e centro de custos que você definiu na instrução também é copiado para o documento.
O próprio lote é criado com status Draft e formato definido como NACHA, e o seu total e a contagem de linhas são preenchidos conforme a execução termina. Como o Recebimento ou o Desembolso resultante é depois contabilizado no seu livro razão é território contábil — veja o centro de ajuda de REDA Financials.
Gere o arquivo bancário
Um lote em Draft é uma lista de pagamentos; o arquivo é o que o banco realmente lê. A partir do lote, você gera o arquivo. Duas coisas valem a pena saber:
O que há no arquivo
O arquivo está no formato NACHA — o layout de largura fixa, 94 caracteres por linha, que os bancos dos EUA leem para movimentar dinheiro por ACH. Você não precisa lê-lo manualmente, mas ajuda saber o que há nele. Ele combina os dois lados que você configurou: os dados da sua empresa, vindos da conta bancária de origem (quem envia), formam o cabeçalho, e depois há uma entrada por beneficiário, vinda das linhas do lote (quem está sendo pago, e quanto). Cada entrada usa o tipo de conta do beneficiário — Checking ou Savings — para dizer ao banco que tipo de conta movimentar, e é por isso que acertar esse campo importa. Cobranças e pagamentos são marcados de formas diferentes, para que o banco saiba quais entradas puxam dinheiro e quais o enviam.
Exemplo prático: cobrando aluguel por EFT
A Meridian Properties cobra 1.200,00 de aluguel mensal da locatária Aisha Rahman por ACH, para a sua conta bancária operacional. Em um espaço de trabalho de teste com números bancários claramente fictícios, veja o rastreamento completo.
Tabelas de referência
Campos da instrução EFT. Tudo o que existe em uma ordem permanente, agrupado pelo que faz:
| Campo | O que contém | O que determina |
|---|---|---|
| Type | Receipt ou Disbursement | Se é criada uma cobrança ou um pagamento |
| Account | A parte | Cliente em um Receipt, fornecedor/proprietário em um Disbursement |
| Entity | O conjunto de livros | Onde o documento é contabilizado; define a moeda |
| Bank Account | A sua conta bancária de origem | Fornece o cabeçalho da empresa no arquivo; precisa estar habilitada para EFT |
| Amount | Valor por ciclo (> 0) | O valor da linha e do documento |
| Frequency | One-Time / Weekly / Bi-Weekly / Monthly / Quarterly / Semi-Annual / Annual | Quanto a próxima data de processamento avança a cada execução |
| Start Date | Primeira data elegível | A próxima data de processamento inicial |
| Next Process Date | Quando ela vence a seguir | Elegibilidade para uma execução; avança automaticamente |
| End Date | Data de término opcional | A instrução expira assim que o cronograma a ultrapassa |
| Last Processed Date | Quando ela foi executada pela última vez | Auditoria; carimbada a cada execução |
| Recurred Count | Quantas vezes foi processada | Auditoria |
| Payee Account Name / Number / Routing / Type / Bank Name | Os dados bancários do beneficiário | A entrada gravada no arquivo (roteamento = 9 dígitos; número sensível) |
| Property / Cost Center | Contexto de relatórios | Copiado para a cobrança ou o pagamento |
| Opportunity / Description | Vínculo com o contrato de locação / memorando | Contexto e o memorando do documento |
| Is Active + Status | As duas chaves liga/desliga | Somente Active + status Active é processado |
Status do lote. O que cada um significa e o que fazer em seguida:
| Status | Significado | O que fazer |
|---|---|---|
| Draft | A execução o criou; linhas e total estão definidos; ainda não há arquivo | Revise as linhas e o total, depois gere o arquivo |
| Processing | O arquivo está sendo gerado | Aguarde |
| Generated | O arquivo foi produzido e anexado; as linhas foram bem-sucedidas | Baixe-o e envie-o ao seu banco |
| Sent to Bank | Você o marcou como enviado | Defina a data de envio ao banco; pronto |
| Failed | A geração encontrou um problema (por exemplo, nenhuma linha) | Leia o log de erros e refaça a configuração |
| Cancelled | Cancelado manualmente | Nada mais |
Como a próxima data de processamento avança, por frequência:
| Frequência | Para onde a próxima data se move |
|---|---|
| One-Time | Não se move — a instrução expira após uma execução |
| Weekly | +7 dias |
| Bi-Weekly | +14 dias |
| Monthly | +1 mês |
| Quarterly | +3 meses |
| Semi-Annual | +6 meses |
| Annual | +12 meses |
Lista de verificação de configuração
O que vem a seguir
- Repasses e extratos do proprietário — os pagamentos que você frequentemente enviará por EFT.
- Automação de taxas de administração — liquidações que você pode pagar da mesma forma.
- Ativando uma conta de cliente como entidade financeira — onde os dados de beneficiário EFT de uma conta de cliente e o banco operacional são definidos.
- Como a REDA funciona com o REDA Financials — toda a integração em que isso se encaixa.
Perguntas frequentes
Não. O REDA gera o arquivo no formato bancário; enviá-lo ao seu banco é o seu próprio processo bancário, pelo canal do seu banco. Depois de enviá-lo, você marca o lote como Sent to Bank. Não existe conexão direta da REDA com o banco.
Uma execução só considera instruções que estejam ativas nas duas chaves — a caixa Is Active e o Status definido como Active — e cuja próxima data de processamento seja igual ou anterior à data de processamento. Instruções Suspended, Expired ou Cancelled, ou simplesmente ainda não vencidas, são ignoradas. Se nada se qualificar, a execução informa “No eligible EFT instructions found for process date” e para.
O valor da instrução precisa ser positivo. A mensagem completa é “Amount must be greater than zero.” Informe o valor por ciclo que você quer cobrar ou pagar.
A conta bancária de origem que você selecionou não foi configurada para EFT. A mensagem é “The selected Bank Account must have Originator ID, Originator Name, and Destination Routing configured for EFT processing.” Preencha esses três dados na conta bancária antes de ativar a instrução — veja Configure a conta bancária de origem.
A conta bancária de origem precisa ter a sua conta contábil (GL) definida — a mensagem é “The selected Bank Account must have a GL Account configured.” Ela é usada como conta de caixa quando um pagamento (um Desembolso) é contabilizado. O seu administrador contábil define isso na conta bancária.
Uma instrução ativa precisa carregar os dados bancários do beneficiário. Você verá “Payee Account Number is required when the EFT Instruction is active,” e as mensagens equivalentes para Payee Account Type e Payee Routing Number. Cadastrar esses dados na conta do cliente os preenche para você.
Um número de roteamento tem exatamente nove dígitos, sem espaços nem traços — a mensagem é “Payee Routing Number must be exactly 9 digits.” Digite-o novamente como nove dígitos simples.
A data de término não pode ser anterior à data de início — “End Date must be on or after the Start Date.” Limpe a data de término ou defina-a na data de início ou depois dela.
A próxima data de processamento dela avança conforme a frequência depois de cada execução — uma instrução Monthly passa para o mês seguinte, uma Weekly para a semana seguinte, e assim por diante. Uma instrução One-Time, ou uma cuja próxima data ultrapassaria a data de término dela, é marcada como Expired e para. Você não a reagenda manualmente.
Por proteção. A linha do lote armazena apenas os quatro últimos dígitos; o número completo da conta permanece na instrução e é usado somente dentro do arquivo gerado.
Somente um lote em Draft pode ser transformado em arquivo: “Only Draft batches can be submitted for file generation.” Um lote que já esteja Generated ou Sent to Bank não pode ser gerado de novo, o que impede que dois arquivos saiam para a mesma execução. Em vez disso, corrija as instruções subjacentes e processe um lote novo.
NACHA (ACH dos EUA) é o formato que vem de fábrica. Outros formatos nacionais são um projeto de implementação — uma conversa com o seu parceiro REDA — e não uma configuração que você ativa.
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