Sincronização de Pagamentos e Saldos

Quando você fatura um locatário na REDA, a fatura nasce devendo o valor integral. Mais tarde — assim que o dinheiro é recebido e o lado contábil o registra — os campos Received/Applied Amount, Tax Amount e Waived Amount da fatura se atualizam sozinhos, e o saldo cai para acompanhá-los. Este artigo é a continuação de Registrando Pagamentos de Locatários: aquele registra o pagamento; este explica o que volta depois para a fatura. Você vai aprender de onde vêm esses números, como um único pagamento em uma fatura consolidada é redistribuído entre os seus encargos filhos, por que o imposto se comporta de forma diferente do próprio pagamento, o que acontece quando um pagamento é estornado, onde aparece o erro quando a transferência falha e como limpar esse erro faz a REDA tentar de novo. Nenhum conhecimento contábil é pressuposto — cada termo é definido no momento em que aparece.

O que é sincronizado de volta, e quando

Uma Fatura Opp é a cobrança que a REDA emite contra um contrato de locação — aluguel, um depósito, uma cobrança de serviços públicos. Sozinha, ela registra apenas o que o locatário deve. O dinheiro em si é registrado do lado contábil, e a REDA reflete isso de volta na fatura para que você nunca precise conciliar os dois lados manualmente.

O elo entre os dois lados é uma fatura contábil correspondente, criada automaticamente a partir da fatura da REDA. Assim que essa fatura contábil atinge o status Contabilizada — ou seja, está definitiva e escriturada, e não em rascunho — os valores pagos fluem de volta para a fatura da REDA (ou, no caso de uma fatura consolidada, para o lote). Enquanto ela continuar em rascunho, nada é sincronizado; é o status "Contabilizada" que dispara a sincronização.

Acompanhe uma cobrança ao longo de toda a sua vida e o padrão fica fácil de guardar na cabeça. A REDA emite a fatura, e ela deve o valor integral. O lado contábil cria a fatura correspondente e a contabiliza; o Recebimento registrado contra ela informa quanto foi pago. Essa contabilização é o sinal — a REDA copia o valor pago, o imposto e qualquer valor dispensado de volta para a sua própria fatura, e o saldo cai. Pague o restante mais tarde, e o valor recebido sobe de novo para acompanhar. Estorne o pagamento, e ele volta a cair. Em cada etapa, a fatura da REDA é um reflexo fiel do que a contabilidade sabe, e você nunca digita o mesmo número duas vezes.

Os valores que voltam

Quatro valores da fatura da REDA são mantidos por essa transferência. Três trazem informações de pagamento de volta; o quarto é apenas limpo por ela (nunca preenchido), e importa quando um pagamento é estornado:

Como o Balance da REDA é calculado a partir desses valores, o saldo de uma fatura cai no momento em que a contabilidade confirma o pagamento — é por isso que uma fatura da REDA pode se mostrar paga sem que ninguém tenha mexido nela. Se a fatura contábil for depois devolvida a rascunho ou cancelada, os valores são limpos novamente e o saldo volta ao valor integral.

A ordem em que os pagamentos são aplicados

A mesma transferência faz mais uma coisa, discretamente: ela define a posição da fatura na fila quando um pagamento está sendo confrontado com várias faturas em aberto. Essa ordenação vem do código de cobrança por trás da fatura — a sua prioridade de aplicação de recebimentos — de modo que um depósito e um encargo de aluguel são liquidados em uma ordem deliberada, e não ao acaso. Para uma fatura consolidada, a REDA usa o encargo de maior prioridade entre as filhas. Você não define isso a cada pagamento; a ordenação vem junto do código de cobrança (veja Configuração contábil do Código de cobrança). O confronto em si acontece do lado contábil — a REDA fornece apenas a ordenação.

Faturas consolidadas: como um pagamento se divide

Uma fatura consolidada — um Lote de Faturas Opp — reúne vários encargos em um único documento, para que o locatário receba um só demonstrativo em vez de uma cobrança por encargo. Aluguel, estacionamento e serviços públicos podem conviver em um mesmo lote. Quando um pagamento entra contra esse lote, a REDA não adivinha como dividi-lo: ela distribui os valores entre as faturas filhas conforme a participação de cada uma no total.

A participação é simples de raciocinar:

Uma filha que representa um terço da cobrança recebe um terço do que foi pago. A mesma proporção vale para qualquer valor dispensado. Isso significa que um pagamento parcial nunca cai por inteiro em uma única linha — ele toca cada filha proporcionalmente, de modo que o saldo de todas se move junto.

Cancelar ou descontabilizar: os valores voltam a sair

A sincronização de volta funciona nos dois sentidos. Se a fatura contábil for depois cancelada ou devolvida a Rascunho — porque um cheque voltou, ou porque um pagamento foi estornado — os valores que entraram agora fluem de volta para fora. Received, Tax e Waived são limpos e, em uma fatura individual, o Adjustment Amount também é limpo. O saldo volta ao valor integral devido, exatamente como se o pagamento nunca tivesse sido registrado.

Em uma fatura consolidada, o mesmo estorno alcança todas as filhas: o valor recebido de cada filha é limpo, então a cobrança inteira volta a aparecer como não paga. Nada fica aplicado pela metade. É isso que torna o espelho confiável — a fatura da REDA nunca fica atrasada em relação a um estorno do lado contábil.

Vale nomear a diferença entre as duas coisas que podem desfazer um pagamento, porque elas se parecem na fatura, mas começam em lugares diferentes. Um cancelamento anula a fatura contábil por completo — usado quando uma cobrança foi emitida por engano ou quando um pagamento voltou. Uma descontabilização devolve ao rascunho uma fatura já escriturada, para que ela possa ser corrigida e depois contabilizada de novo. Qualquer uma das duas tira a fatura contábil do status Contabilizada, e é só isso que a sincronização de volta observa: no momento em que ela deixa de estar Contabilizada, os valores recebidos saem da fatura da REDA. Quando a fatura é corrigida e contabilizada novamente, os valores voltam a entrar. Você nunca precisa dizer à REDA qual das duas aconteceu — ela simplesmente espelha o estado em que a fatura contábil estiver naquele momento.

Quando a transferência falha: o erro na sua fatura

A transferência contábil pode falhar por motivos reais e corrigíveis — normalmente porque falta alguma peça de configuração. Quando isso acontece, a REDA escreve o motivo em uma mensagem de erro contábil na própria fatura ou no próprio lote. É nesse campo que você deve olhar; não há um alerta separado para esperar.

Os três motivos mais comuns para uma transferência falhar, e onde corrigir cada um:

Limpar o erro para tentar de novo

Depois de corrigir a causa de fundo, você rearma a transferência limpando o erro. A REDA passa então a tratar a fatura como pronta para chegar à contabilidade de novo.

Para uma fatura consolidada, a lista de verificação é a mesma em essência, com uma proteção a mais: a transferência não é executada se o lote já estiver vinculado a uma fatura contábil — isso impede que uma cobrança seja contabilizada duas vezes.

Exemplo prático: um pagamento parcial na cobrança de Aisha

A locatária Aisha Rahman, em Meridian Court #101, recebe uma fatura consolidada do mês — três encargos reunidos em um único lote:

Aisha paga 850,00 — exatamente a metade. Assim que esse pagamento é contabilizado, a REDA distribui os 850 entre as três filhas conforme as suas participações:

O saldo de cada filha cai conforme a sua participação nos 850. Nada foi aplicado integralmente a um único encargo — a divisão segue as proporções, exatamente como descreve a seção sobre lotes. O imposto de cada filha fica com aquela filha: o imposto do estacionamento é do estacionamento, e não uma fatia do lote.

Agora suponha que o pagamento volte e a contabilidade o cancele. A sincronização roda no sentido inverso: Aluguel, Estacionamento e Serviços públicos voltam cada um a 0 recebido, e a cobrança inteira volta a aparecer como não paga — os saldos retornam a 1.200,00, 200,00 e 300,00. (Se algum ajuste tivesse sido registrado em uma fatura individual, ele também seria limpo.) O espelho acompanha o estorno sem que ninguém redigite nada.

Uma Fatura Opp da REDA (OI-0000000070) com os seus Charge Details — os valores Base, Tax, Waived, Adjustment e Received/Applied — ao lado da sua gêmea contábil. O bloco REDA Financials grava a Sales Invoice vinculada, e a lista relacionada Sales Invoices (1) aponta para o registro contabilizado da Financials de onde os pagamentos vão voltar.

Tabelas de referência

O que volta. Uma linha por valor, mostrando a sua origem contábil e a condição que o limpa:

Por que uma transferência não foi executada. A lista de verificação que a REDA percorre antes de criar a fatura contábil — se alguma linha não for atendida, nada é integrado:

O que vem a seguir

1. Registrando Pagamentos de Locatários — como um Recebimento é criado a partir do contrato de locação, antes de tudo.
2. Como a REDA funciona com a REDA Financials — toda a ponte contábil em um só lugar.
3. Configuração contábil do Código de cobrança — os códigos de cobrança por trás de cada linha de fatura e a ordem em que os pagamentos são aplicados.
4. Ativando uma Conta de cliente como entidade financeira — a cura habitual para um erro de transferência.

Perguntas frequentes