O livro razão do locatário e seus saldos
"Quanto este locatário deve?" é a pergunta que a recepção mais faz, e a REDA tem uma resposta confiável para ela — você só precisa saber qual número ler. A resposta mais rápida está bem à vista: uma faixa Ledger Summary de indicadores no topo do contrato de locação, encabeçada pelo número Net Outstanding. Esta é a referência para ler o saldo de um locatário: os indicadores do resumo, os campos de saldo mais detalhados por trás deles, o que cada um significa, quais números a REDA calcula versus quais pertencem à extensão de contabilidade, e por que um saldo negativo é uma boa notícia, e não um erro. Uma coisa a resolver desde já: não existe nenhum registro de "livro razão" separado na REDA. O livro razão do locatário é uma visão — os indicadores do Ledger Summary, os campos de saldo do contrato de locação, os saldos retidos da conta e um extrato Account Ledger imprimível. Não é necessário nenhum conhecimento prévio da REDA.
Acesso necessário. Visualizar faturas e saldos exige o conjunto de permissões REDA - Property Leasing User ou REDA - Invoice Management Admin; o conjunto REDA - Invoice Management Read Only permite visualizá-los, mas não alterá-los. Os números no nível da conta também exigem acesso a Contas, concedido separadamente pelo seu administrador.
Os indicadores do Ledger Summary — comece por aqui
Antes de ir a qualquer outro lugar, o topo do contrato de locação exibe uma faixa Ledger Summary: uma fileira de indicadores que mostra a posição financeira do locatário em um relance. Para a maioria das perguntas, esses cinco indicadores são tudo de que você precisa — os campos mais detalhados abaixo apenas desdobram o mesmo quadro em mais partes. A REDA mantém cada indicador a partir das faturas e dos pagamentos do contrato de locação; você nunca digita neles.
| Indicador | O que ele informa |
|---|---|
| Total pendente | Tudo o que foi faturado neste contrato de locação e ainda não foi pago — o número bruto, antes de considerar qualquer dinheiro não aplicado do locatário. |
| Unapplied Payments | Dinheiro que o locatário pagou e que ainda não foi vinculado a uma fatura específica. |
| Unapplied Memos | Créditos emitidos para o locatário (notas de crédito) que ainda não foram aplicados a um encargo. |
| Net Outstanding | O Total Outstanding depois de considerados os pagamentos e as notas não aplicados — o número real do "quanto ainda se deve agora". Um valor negativo significa que o locatário está em crédito. |
| Total Liabilities | Valores que a empresa retém em nome do locatário, como o depósito de caução — dinheiro devido de volta ao locatário, e não devido por ele. |
Não existe um objeto de livro razão — existe uma visão de livro razão
Alguns sistemas dão a você um registro de "livro razão" por locatário, uma lista corrente de débitos e créditos. A REDA não. Em vez disso, a posição financeira do locatário é montada a partir de alguns lugares, e este artigo nomeia cada um deles:
- Os indicadores do Ledger Summary — a manchete de relance no topo do contrato de locação (acima).
- Os números de saldo do contrato de locação — totais acumulados na guia Details que somam as faturas e as faturas consolidadas do locatário.
- Os números retidos da conta — o dinheiro não aplicado e o escrow retidos para a parte.
- O extrato Account Ledger — um extrato em PDF imprimível da movimentação do locatário, aberto pela ação no contrato de locação (e espelhado para os locatários no portal do residente, onde houver um configurado).
Lidos em conjunto, eles dão o quadro completo. O restante deste artigo define cada número para que você possa informar o correto com segurança.
Os números de saldo do contrato de locação
Os indicadores do Ledger Summary são uma manchete; a guia Details do contrato de locação guarda o conjunto mais detalhado de números de saldo por trás deles. Cada um é um acumulado ou uma fórmula que a REDA mantém — você os lê, não os digita. Eles desdobram o mesmo quadro em mais partes: o campo Total Outstanding Balance é o detalhe por trás do indicador Total Outstanding, Net Invoice(s) Balance por trás do Net Outstanding, e Prepayments / Unapplied Credit Amount por trás dos indicadores Unapplied Payments / Unapplied Memos.
| Número | O que é |
|---|---|
| Invoices Outstanding Balance | A soma dos saldos das faturas avulsas do contrato de locação — aquelas não incorporadas a uma fatura consolidada, de modo que nada é contado em dobro. |
| Invoice Batches Outstanding Balance | A soma dos saldos das faturas consolidadas (lotes) do contrato de locação. |
| Total Outstanding Balance | Lotes mais faturas avulsas — o valor bruto faturado e ainda não liquidado, antes de qualquer crédito ser aplicado. |
| Net Invoice(s) Balance | Lotes mais faturas, menos os pagamentos antecipados e o crédito não aplicado do locatário. É o que o locatário realmente deve depois dos créditos dele — e um valor negativo significa que ele pagou a mais. |
| Prepayments | Dinheiro que o locatário pagou e que ainda não foi aplicado a uma fatura específica. |
| Unapplied Credit Amount | Crédito no contrato de locação ainda não aplicado a uma fatura. |
Bruto versus líquido: pendente versus após os créditos
Os dois números a que as pessoas recorrem são os indicadores Total Outstanding e Net Outstanding (com Total Outstanding Balance e Net Invoice(s) Balance como seus campos mais detalhados na guia Details), e a diferença entre eles é tudo o que importa. O Total Outstanding responde "o que foi faturado e ainda não foi liquidado?" — o número bruto nos livros, antes de você considerar qualquer dinheiro que o locatário tenha em crédito. O Net Outstanding responde "depois de aplicar os pagamentos não aplicados e as notas de crédito dele, quanto ele realmente deve agora?"
Para uma ligação de cobrança ou uma verificação de inadimplência, informe o número líquido. E não se assuste quando ele for negativo:
Quem é dono de cada número
Todo número de saldo remonta às faturas individuais, e cada fatura é escrita por duas partes. A REDA calcula o núcleo da cobrança; a extensão de contabilidade (a REDA Financials na configuração de referência) sobrepõe o dinheiro e o imposto. Conhecer essa divisão explica por que alguns campos são somente leitura:
| Em cada fatura | Escrito por |
|---|---|
| Base Amount, período From/To, datas de Billing e Due, roteamento, lotes | A REDA |
| Tax Amount, Received/Applied Amount, Waived Amount, Adjustment Amount | A extensão de contabilidade |
Dois números calculados amarram tudo isso: o Total Amount de uma fatura = Base Amount + Tax, e o Balance dela = (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment). Os acumulados de pendências do contrato de locação então somam esses saldos de faturas.
O saldo de uma única fatura
Às vezes a pergunta é mais restrita — "qual é o saldo desta fatura?" Toda fatura e toda fatura consolidada carrega o próprio Total Amount e Balance, calculados pelas mesmas duas fórmulas acima. É esse Balance por fatura que os acumulados do contrato de locação somam. Para um percurso campo a campo por uma fatura, veja Faturas Explicadas.
Números no nível da conta
Parte do dinheiro não está vinculada a um único contrato de locação. A Conta do locatário carrega os próprios números, mantidos pela extensão de contabilidade:
- Prepayments — o total de dinheiro não aplicado retido para a parte, acumulado automaticamente sempre que um Recebimento muda.
- Cumulative Escrow Amount — o saldo de escrow retido para a parte.
Esses são saldos no nível da conta que pertencem à extensão, e não números que a REDA escreve — trate-os como somente leitura, do mesmo modo que os campos de dinheiro em uma fatura.
O extrato Account Ledger
Quando você precisa da história completa no papel — cada encargo, pagamento e crédito em ordem de data, e não apenas o saldo atual — use a ação Account Ledger no topo do contrato de locação. Ela abre o extrato completo e imprimível do locatário: as faturas dele, o dinheiro não aplicado e o histórico de pagamentos, extraídos do lado contábil (saldos de faturas contabilizadas e dinheiro não aplicado), e não de um livro razão separado da REDA. É o documento que você envia a um locatário que contesta um saldo, ou anexa a uma anotação de cobrança.
O mesmo extrato é espelhado para os locatários no portal do residente deles, onde o seu administrador tiver configurado um — a visão voltada ao locatário exatamente dos números deste artigo. Veja O Portal do Residente para saber como isso é configurado.
Todos os números de saldo em um relance
| Número | Onde aparece | O que significa | Responsável |
|---|---|---|---|
| Total Outstanding (indicador) | Contrato de locação (Ledger Summary) | Tudo o que foi faturado e ainda não foi pago, antes do dinheiro não aplicado | REDA |
| Unapplied Payments (indicador) | Contrato de locação (Ledger Summary) | Dinheiro pago ainda não vinculado a uma fatura | REDA / extensão de contabilidade |
| Unapplied Memos (indicador) | Contrato de locação (Ledger Summary) | Notas de crédito ainda não aplicadas a um encargo | REDA / extensão de contabilidade |
| Net Outstanding (indicador) | Contrato de locação (Ledger Summary) | O Total Outstanding depois dos pagamentos e das notas não aplicados; negativo = em crédito | REDA |
| Total Liabilities (indicador) | Contrato de locação (Ledger Summary) | Valores retidos em nome do locatário (por exemplo, a caução) | REDA |
| Invoices Outstanding Balance | Contrato de locação (Details) | Soma dos saldos das faturas avulsas (não agrupadas em lote) | Acumulado da REDA |
| Invoice Batches Outstanding Balance | Contrato de locação (Details) | Soma dos saldos das faturas consolidadas | Acumulado da REDA |
| Total Outstanding Balance | Contrato de locação (Details) | Lotes + faturas avulsas, antes dos créditos | Fórmula da REDA |
| Net Invoice(s) Balance | Contrato de locação (Details) | Lotes + faturas − pagamentos antecipados − crédito não aplicado; negativo = pagou a mais | Fórmula da REDA |
| Prepayments (contrato de locação) | Contrato de locação (Details) | Dinheiro não aplicado vinculado ao contrato de locação | Extensão de contabilidade |
| Unapplied Credit Amount | Contrato de locação (Details) | Crédito não aplicado no contrato de locação | Extensão de contabilidade |
| Total Amount (por fatura / lote) | Fatura / lote | Base Amount + Tax | Fórmula da REDA |
| Balance (por fatura / lote) | Fatura / lote | (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment) | Fórmula da REDA |
| Prepayments (conta) | Conta | Total de dinheiro não aplicado para a parte | Extensão de contabilidade |
| Cumulative Escrow Amount | Conta | Saldo de escrow para a parte | Extensão de contabilidade |
Qual número eu informo?
| A pergunta | O número |
|---|---|
| Quanto foi faturado e não liquidado? | O indicador Total Outstanding |
| Quanto o locatário realmente deve agora (inadimplência / cobrança)? | O indicador Net Outstanding (negativo = ele está em crédito) |
| O locatário tem dinheiro parado, não aplicado? | Os indicadores Unapplied Payments / Unapplied Memos |
| Quanto retemos em nome do locatário (por exemplo, a caução dele)? | O indicador Total Liabilities |
| Qual é o saldo desta fatura específica? | O Balance da própria fatura |
| Preciso do histórico completo no papel | O extrato Account Ledger |
Exemplo prático: lendo o saldo de Aisha
Aisha Rahman aluga o Meridian Court #101 por 1.200,00 ao mês. Dois meses já foram faturados e nenhum deles foi pago, então o Ledger Summary do contrato de locação dela mostra um Total Outstanding de 2.400,00 e — sem nenhum dinheiro não aplicado ainda — um Net Outstanding de 2.400,00. O depósito de caução dela aparece em Total Liabilities, bem separado do que ela deve.
Ela paga 1.200,00 no balcão pelo Registrando o pagamento de um locatário. A extensão de contabilidade escreve o valor Received em uma fatura, o Balance dessa fatura cai para 0, e tanto o indicador Total Outstanding quanto o Net Outstanding caem para 1.200,00. Se ela pagar 300,00 a mais, a extensão registra o excedente em Unapplied Payments e o indicador Net Outstanding passa a exibir −300,00 — ela está em crédito. Nenhum desses números é digitado à mão: a REDA mantém os indicadores e o lado das pendências, a extensão escreve o lado do dinheiro. Para entregar a Aisha um relato completo de tudo isso, abra o extrato Account Ledger a partir do contrato de locação.
O que vem a seguir
- Faturas Explicadas — os campos Total e Balance em uma única fatura.
- Registrando o pagamento de um locatário — como um pagamento entra e movimenta esses saldos.
- Como Funciona o Faturamento na REDA — a divisão entre a REDA e a extensão de contabilidade.
- Faturas Consolidadas (Lotes) — os saldos dos lotes que alimentam os acumulados.
- O Portal do Residente — o PDF do livro razão voltado ao locatário.
Perguntas frequentes
Leia o indicador Net Outstanding no Ledger Summary, no topo do contrato de locação — é o que ele deve agora, depois dos pagamentos não aplicados e das notas de crédito dele. O indicador Total Outstanding é o número bruto do que foi faturado e não liquidado. Os mesmos números aparecem com mais detalhe na guia Details (Net Invoice(s) Balance, Total Outstanding Balance).
Não — um Net Outstanding negativo significa que o locatário pagou a mais e está em crédito. O excedente será aplicado à próxima fatura dele.
Ele mostra valores que a empresa retém em nome do locatário, como o depósito de caução dele — dinheiro devido de volta ao locatário, e não devido por ele. É separado do que o locatário deve, então nunca é compensado contra os números de pendências.
Esses campos pertencem à extensão de contabilidade — a aplicação do dinheiro e o motor de impostos é que os mantêm. Corrija um saldo com um recebimento, uma dispensa ou um ajuste do lado contábil, e não digitando por cima do número.
Não. O livro razão é uma visão montada a partir dos indicadores do Ledger Summary, dos números de saldo do contrato de locação e do dinheiro retido na conta. Para um extrato completo no papel, use a ação Account Ledger no contrato de locação — o mesmo extrato que os locatários veem no portal do residente, onde houver um configurado.
Ele é acumulado automaticamente pela extensão de contabilidade sempre que dinheiro é recebido ou aplicado. Ele é feito para se mover sozinho.
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